Prozessoptimierung

Prozessoptimierung: Definition und Umsetzung in Ihrem Unternehmen

Konfuzio

Die Prozessoptimierung ist ein unvermeidlicher Prozess für das effiziente Funktionieren eines modernen Unternehmens.

Kurzfassung

Was ist die Prozessoptimierung?

Wenn Unternehmen auf Probleme innerhalb eines Prozesses stoßen, müssen sie über eine mögliche Optimierung nachdenken, um diese Probleme zu lösen. Prozessoptimierung ist die Umsetzung strukturierter Methoden, Technologien und Maßnahmen zur Verbesserung bestimmter Prozesse im Rahmen von Projekten. Es gibt viele Möglichkeiten, einen Prozess so zu optimieren, dass er objektiv besser funktioniert als zuvor. Das Hinzufügen oder Weglassen von Prozessschritten oder das Umschreiben bestimmter Praktiken sind alles denkbare Beispiele für die Verbesserung eines Arbeitsablaufs.

Was bewirkt eine Prozessoptimierung mit KI?

Der Einsatz von Software, die auf künstlicher Intelligenz basiert, zur Prozessoptimierung zu nutzen, hat viele Vorteile. Software zur Prozessoptimierung erleichtert die Erfassung von Dokumenten, reduziert die Fehleranfälligkeit und steigert gleichzeitig die Effizienz von Arbeitsprozesse. Dadurch sparen Sie viele Kosten, die zum einen durch entstandene Fehler entstehen und zum anderen durch die Vielzahl an Mitarbeitern verursacht werden, die an einem Prozess zur Datenverwaltung beteiligt sind. Denn diese Mitarbeiter können so Ihre Zeit in andere wichtige Aufgaben investieren. 
Die Systeme zur Prozessoptimierung können auch im Rahmen des Qualitätsmanagements eingesetzt werden, um Ressourcen besser zu nutzen und qualitativ hochwertige Ergebnisse zu erzielen.

Warum optimieren Unternehmen Prozesse?

Es gibt eine Reihe von Ereignissen, die darauf hindeuten, dass es an der Zeit ist, Geschäftsprozesse zu optimieren: Entscheidungen verzögern sich häufig,
die Qualität der Ergebnisse von Prozessen schwankt, die psychische Belastung der Mitarbeiter durch ungeregelte Rechte, Pflichten und Zuständigkeiten hat zugenommen oder elementare Arbeitsabläufe wie z.B. die Dokumentenverarbeitung erfordern zu viel Zeit und Energie, Koordination und Rücksprachen.

Was gehört zur Optimierung der Unternehmensprozesse?

Grundsätzlich können alle Geschäftsprozesse optimiert werden – vom Kundenservice über die Produktion und Logistik bis hin zur internen Kommunikation.

Ein gutes Beispiel für die Vorteile der Prozessoptimierung ist die Dokumentenverwaltung und -archivierung mittels KI-Software. Künstliche Intelligenz ermöglicht die vollautomatische Weiterverarbeitung von Dokumenten und Dateien bis hin zu deren Archivierung. 

Eine solche vollautomatische Datenverarbeitung kann z. B. dafür sorgen, dass die Fehlerquote durch die manuelle Erfassung von Dokumenten sinkt. Große Teile des Prozesses laufen ohne Personaleinsatz ab und die Mitarbeiter haben mehr Zeit für andere unternehmerisch wichtige Aufgaben. 

Wie kann man einen Prozess optimieren?

Eine der am weitesten verbreiteten und schlichtesten Methoden zur Prozessoptimierung ist der sogenannte PDCA-Zyklus. Er besteht aus nur vier übersichtlichen Schritten, die ständig wiederholt werden, um Prozesse permanent zu verbessern.

Der PDCA-Zyklus ist eine bewährte Methode der Prozessoptimierung, um Verbesserungsmaßnahmen zu planen, zu testen und schließlich durchzuführen. Die Methode wurde in den 1950er Jahren von einem Unternehmensberater entwickelt, um herauszufinden, warum bestimmte Produkte oder Prozesse nicht wie erhofft funktionieren. 

Im Wesentlichen ist der PDCA-Zyklus eine kontinuierliche Schleife aus Planung, Durchführung, Überprüfung und Handeln (Planning, Doing, Checking, and Acting). Er bietet einen einfachen und effektiven Ansatz für die Lösung von Problemen und das Management von Veränderungen. 

Wie optimieren Unternehmen Prozesse?

  1. Identifizieren

    Wenn ein Prozess zu kostspielig ist oder zu Unzufriedenheit bei den Kunden führt, dann ist die Ermittlung der Ursache für diese Probleme entscheidend.

  2. Planen (Plan)

    Zu hinterfragen, wie lange ein Prozess dauert oder ob es einen besseren Weg gibt, ihn auszuführen, sind einige Möglichkeiten, den festgelegten Prozess zu überdenken.

  3. Umsetzen (Do)

    Sobald die Implementierung eines neuen oder geänderten Prozesses abgeschlossen ist, können Sie die Ergebnisse analysieren und bei Bedarf Anpassungen vornehmen.  

  4. Kontrollieren (Check)

    Dies bezieht sich auf die Überwachung des Prozesses nach dessen erfolgreicher Integration, damit der Workflow weiterhin ordnungsgemäß automatisiert werden kann.

  5. Verbessern (Act)

    Dies bezieht sich auf die Verbesserung und Automatisierung des Prozesses über den gesamten Arbeitsablauf hinweg, um ihn auf die gewünschten Ergebnisse hin zu überprüfen.

Das Modell ist nützlich, um Verbesserungsmaßnahmen in kleinem Maßstab zu testen, bevor ganze Verfahren und Arbeitsmethoden aktualisiert werden. Es hilft Unternehmen, aus der Stagnation auszubrechen und zu einem System der kontinuierlichen Verbesserung überzugehen.

Vorgehensweise zur Prozessoptimierung

Nachdem Sie nun die Grundlagen der Prozessoptimierung kennengelernt haben, fragen Sie sich vielleicht, wie Sie Ihre Prozesse nach dieser Methode anhand unserer Software optimieren können.

Den ersten Schritt haben Sie bereits hinter sich, denn Sie haben erkannt, dass es in der Erfassung, Verwaltung oder der Weiterverarbeitung von Dokumenten in Ihrem Unternehmen zu Fehlern und Problemen kommt.

Als Nächstes sollten Sie eine Lösung finden, die diese Probleme beseitigt. 
Diverse Anbieter von Dokumentenmanagement-Software Software erleichtern Ihnen z. B. die Dokumentenverwaltung in Ihrem Unternehmen.

Durch das Erfassen Ihrer Dokumente, wie Rechnungen, handschriftliche Notizen, Belege, Fahrzeugscheine oder Kassenbons und das automatische Umwandeln in editierbare Textdateien, können Ihre Dokumente wesentlich schneller und fehlerfreier erfasst werden. 

Die anschließende Weiterverarbeitung der einzelnen Daten in unterschiedlichen Abteilungen in Ihrem Unternehmen, geht wesentlich effizienter, da Ihre Mitarbeiter schnell nach bestimmten Begriffen suchen können und so das entsprechende Dokument finden, statt einzelne Dokumente durchlesen zu müssen.

Wie können Dokumente helfen Prozesse zu automatisieren?

Texterkennung Scans und Fotos

Einfache OCR Funktionalität ermöglicht es Texte in Scans und Fotos automatisch zu erkennen.

Relevante Felder aus Daten automatisch extrahieren

Definieren Sie bestimmte Felder und versehen Sie sie mit „Labels“, um der KI zu zeigen, welche Daten bei dieser Dokumentenart zukünftig automatisch erfasst und anschließend extrahiert werden sollen.

Prozess durch automatische Daten Steuern

Durch die intelligente Kategorisierung und Verschlagwortung der Dokumente, können Sie schnell nach Informationen oder Daten in Ihren Dokumenten, wie beispielsweise Rechnungen oder Kassenbons suchen. Diese einzelnen Daten lassen sich extrahieren und in anderen Abteilungen Ihres Unternehmens weiterverarbeiten.

Durch diese Schritte entlasten Sie Ihre Mitarbeiter, senken Fehler und beschleunigen die spätere Weiterverarbeitung und Verwaltung Ihrer Dokumente. 

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