Prozessoptimierung

Prozessoptimierung – Definition, Praxisbeispiele und Tools

Christoph Schleicher

Vielleicht steht Ihr Unternehmen vor diesen Herausforderungen:

  • Die Verarbeitung von Dokumenten kostet sie Zeit und Energie.
  • Die psychische Belastung ihrer Mitarbeiter durch unklare Rechte und Zuständigkeiten steigt.
  • Entscheidungen verzögern sich häufig und die Qualität der Ergebnisse schwankt.

Effizienz und Produktivität sind entscheidend, um im Wettbewerb mithalten zu können. Prozessoptimierung ist daher ein zentrales Thema für Unternehmen. Doch wie können Unternehmen ihre Prozesse optimieren und gleichzeitig Zeit und Ressourcen sparen?

Software Tools wie Trello oder Zapier sind dabei effektive Werkzeuge, um Planungen zu erleichtern und Abläufe zu beschleunigen. Eine weitere Möglichkeit ist die automatisierte Datenextraktion. Die manuelle Extraktion von Daten ist ein zeitaufwändiger und fehleranfälliger Prozess, der den Arbeitsaufwand von Unternehmen und das Risiko von Fehlern erhöhen kann. Dabei hilft Ihnen die automatisierte Extraktion von Daten aus Rechnungen, Verträgen und anderen Dokumenten. Dieser Artikel geht auf Definition und Vorgehensweisen bei der Prozessoptimierung in Ihrem Unternehmen ein.

Was ist Prozessoptimierung?

Prozessoptimierung bezieht sich auf den Prozess der Verbesserung von Geschäftsabläufen, um eine effizientere, produktivere und kosteneffektivere Arbeitsweise zu erreichen. Dabei werden die bestehenden Prozesse analysiert, um ineffiziente Abläufe und Engpässe zu identifizieren und zu beseitigen.

Zu den gängigen Methoden der Prozessoptimierung gehören die Six Sigma-Methode, Lean Management und Kaizen. Diese Methoden konzentrieren sich auf die Verbesserung der Prozessqualität durch kontinuierliche Überwachung, Analyse und Anpassung von Geschäftsabläufen.

Welche Vorteile bietet Prozessoptimierung?

  1. Steigerung der Effizienz: Dies führt zu einer schnelleren Abwicklung von Prozessen und damit zu einer höheren Produktivität.
  2. Kostensenkung: Durch die Eliminierung von Schwachstellen und unnötigen Schritten senken Unternehmen die Kosten für die Durchführung von Prozessen.
  3. Erhöhung der Kundenzufriedenheit: Eine schnellere und effizientere Bearbeitung von Anfragen und Bestellungen führt zu einer höheren Kundenzufriedenheit. Auch die Qualität der Produkte und Dienstleistungen wird durch eine verbesserte Prozessoptimierung gesteigert, was sich positiv auf das Image des Unternehmens auswirkt.
  4. Wettbewerbsvorteil: Effizientere und kosteneffektivere Prozesse tragen dazu bei, dass Unternehmen schneller und flexibler auf Veränderungen am Markt reagieren können.

Wie funktioniert Prozessoptimierung?

Eine der am weitesten verbreiteten und schlichtesten Methoden zur Prozessoptimierung ist der sogenannte PDCA-Zyklus. Er besteht aus nur vier übersichtlichen Schritten, die ständig wiederholt werden, um Prozesse permanent zu verbessern.

Der PDCA-Zyklus ist eine bewährte Methode der Prozessoptimierung, um Verbesserungsmaßnahmen zu planen, zu testen und schließlich durchzuführen. Die Methode wurde in den 1950er Jahren von einem Unternehmensberater entwickelt, um herauszufinden, warum bestimmte Produkte oder Prozesse nicht wie erhofft funktionieren. 

Im Wesentlichen ist der PDCA-Zyklus eine kontinuierliche Schleife aus Planung, Durchführung, Überprüfung und Handeln (Planning, Doing, Checking, and Acting). Er bietet einen einfachen und effektiven Ansatz für die Lösung von Problemen und das Management von Veränderungen. 

Wie Unternehmen Prozesse optimieren

  1. Identifizieren

    Wenn ein Prozess zu kostspielig ist oder zu Unzufriedenheit bei den Kunden führt, dann ist die Ermittlung der Ursache für diese Probleme entscheidend.

  2. Planen (Plan)

    Festlegung der Ziele für einen Prozess und der erforderlichen Änderungen, um diese zu erreichen.

  3. Umsetzen (Do)

    Sobald die Implementierung eines neuen oder geänderten Prozesses abgeschlossen ist, können Sie die Ergebnisse analysieren und bei Bedarf Anpassungen vornehmen. 

  4. Kontrollieren (Check)

    Dies bezieht sich auf die Überwachung des Prozesses nach dessen erfolgreicher Integration, damit der Workflow weiterhin ordnungsgemäß automatisiert werden kann.

  5. Verbessern (Act)

    Dies bezieht sich auf die Verbesserung und Automatisierung des Prozesses über den gesamten Arbeitsablauf hinweg, um ihn auf die gewünschten Ergebnisse hin zu überprüfen.

5 Software Tools zur Prozessoptimierung

Prozessoptimierung ist ein wichtiger Bestandteil jeder effektiven Geschäftsstrategie, um Abläufe zu optimieren, Kosten zu senken und die Effizienz zu verbessern. Hier sind fünf Software-Tools, die dabei helfen können, Prozesse zu optimieren:

  • Konfuzio: Konfuzio ist eine AI-basierte Prozessoptimierungssoftware, die durch die Analyse von unstrukturierten Daten wie E-Mails, PDFs und anderen Dokumenten Geschäftsprozesse automatisiert. Die Software kann bei der Identifizierung von Engpässen, Reduzierung von Fehlerraten, Beschleunigung von Workflows und Rationalisierung von Prozessen helfen.
  • Trello: Trello ist ein visuelles Organisations- und Kollaborationstool, das dabei helfen kann, Prozesse zu optimieren. Die Software ermöglicht es, Projekte und Aufgaben in Karten zu organisieren und Aufgabenlisten zu erstellen. Trello bietet eine einfach zu bedienende Benutzeroberfläche und ist ideal für Teams, die agil arbeiten.
  • Asana: Asana ist ein weiteres Projektmanagement-Tool, das bei der Prozessoptimierung hilfreich sein kann. Es bietet eine Vielzahl von Funktionen wie Aufgaben- und Projektmanagement, Zeitpläne, Team-Übersichten, Fortschrittsverfolgung und vieles mehr. Asana ist ideal für Teams, die komplexe Prozesse abbilden und verwalten müssen.
  • LeanKit: LeanKit ist ein visuelles Management-Tool, das bei der Optimierung von Geschäftsprozessen helfen kann. Es bietet eine flexible Arbeitsbereichsstruktur, die die Zusammenarbeit zwischen Teams erleichtert und eine schnelle und einfache Anpassung an sich ändernde Geschäftsanforderungen ermöglicht.
  • Zapier: Zapier ist eine Automatisierungsplattform, die es Unternehmen ermöglicht, Prozesse durch die Integration von verschiedenen Anwendungen zu automatisieren. Die Software kann Aufgaben wie das Senden von E-Mails, das Erstellen von Benachrichtigungen oder das Aktualisieren von Daten automatisch ausführen und dabei helfen, menschliche Fehler zu reduzieren und Arbeitsabläufe zu beschleunigen.

Wenn es um die Wahl des richtigen Tools geht, hängt die Entscheidung von den spezifischen Anforderungen des Unternehmens ab. Wenn es darum geht, Prozesse zu automatisieren, kann Konfuzio eine gute Wahl sein. Für Teams, die komplexe Prozesse abbilden und verwalten müssen, kann Asana oder LeanKit geeignet sein. Trello kann für Teams, die agil arbeiten, nützlich sein. Zapier kann für Unternehmen geeignet sein, die verschiedene Anwendungen integrieren müssen, um Prozesse zu automatisieren.

Wie automatisierte Datenextraktion Prozessoptimierung unterstützt

Einer der wichtigsten Aspekte der Prozessoptimierung ist die Verarbeitung von Informationen und Dokumenten. Unternehmen sammeln und speichern große Mengen an Daten in verschiedenen Formaten und Systemen. Die automatische Verarbeitung und das intelligente Routing, z. B. durch Workflows, von Daten ist jedoch ein zeitaufwändiger und fehleranfälliger Prozess, der den Arbeitsaufwand von Unternehmen und das Risiko von Fehlern erhöht. Konfuzio kann mittels KI-Technologie Daten aus verschiedenen Quellen extrahieren, wie zum Beispiel E-Mails, Verträgen, Rechnungen und anderen Dokumenten. Die extrahierten Daten werden dann in eine strukturierte Form gebracht und in das gewünschte Zielsystem überführt.

Durch das Erfassen Ihrer Dokumente, wie Rechnungen, handschriftliche Notizen, Belege, Fahrzeugscheine oder Kassenbons und das automatische Umwandeln in editierbare Textdateien, können diese wesentlich schneller und fehlerfreier erfasst werden. Die anschließende Weiterverarbeitung der einzelnen Daten in unterschiedlichen Abteilungen in Ihrem Unternehmen, geht wesentlich effizienter, da Ihre Mitarbeiter schnell nach bestimmten Begriffen suchen können. So finden Sie das entsprechende Dokument, statt einzelne Dokumente durchlesen zu müssen.

Durch die Automatisierung von Arbeitsprozessen können Unternehmen effizienter arbeiten und ihre Produktivität steigern. Darüber hinaus kann die automatisierte Datenextraktion von Konfuzio dazu beitragen, dass Unternehmen wettbewerbsfähiger werden, indem sie wertvolle Einblicke in ihre Daten gewinnen.

Anwendungsbeispiele

Automatisierte Datenextraktion bietet zahlreiche Use Cases, bei denen Unternehmen von der Optimierung ihrer Geschäftsprozesse profitieren können. Hier sind einige Beispiele:

  • Rechnungsverarbeitung: Automatisieren und verarbeiten Sie Rechnungen automatisch. Dies reduziert den manuellen Arbeitsaufwand und die Fehlerquote bei der Rechnungsverarbeitung erheblich.
  • Vertragsmanagement: Konfuzio liest Verträge automatisch und stellt diese dem Menschen strukturiert dar. 5 Dokumente reichen, um die KI zu trainieren und die Datenextraktion zu automatisieren.
  • Dokumentenmanagement: automatische Extraktion, Klassifizierung und Überprüfung von Dokumenten auf Fehler und Unstimmigkeiten.
  • Low-Code E-Mail Automation: Extrahieren und klassifizieren Sie automatisch Daten aus E-Mails. So müssen Sie nie wieder manuell nach E-Mails suchen.

FAQ

Warum Prozessoptimierung?

Es gibt eine Reihe von Ereignissen, die darauf hindeuten, dass es an der Zeit ist, Geschäftsprozesse zu optimieren: Entscheidungen verzögern sich häufig,
die Qualität der Ergebnisse von Prozessen schwankt, die psychische Belastung der Mitarbeiter durch ungeregelte Rechte, Pflichten und Zuständigkeiten hat zugenommen oder elementare Arbeitsabläufe wie z.B. die Dokumentenverarbeitung erfordern zu viel Zeit und Energie, Koordination und Rücksprachen.

Was sind Ziele der Prozessoptimierung?

Das Hauptziel der Prozessoptimierung besteht darin, Zeit- und Ressourcenverschwendung, unnötige Kosten, Engpässe und Fehler zu reduzieren oder zu beseitigen und gleichzeitig das Prozessziel zu erreichen. Bei der Optimierung eines Prozesses besteht das Ziel darin, eine oder mehrere der Prozessspezifikationen zu maximieren, während alle anderen innerhalb ihrer Beschränkungen bleiben.

Warum Prozessoptimierung?

Es gibt eine Reihe von Ereignissen, die darauf hindeuten, dass es an der Zeit ist, Geschäftsprozesse zu optimieren: Entscheidungen verzögern sich häufig, die Qualität der Ergebnisse von Prozessen schwankt, die psychische Belastung der Mitarbeiter durch ungeregelte Rechte, Pflichten und Zuständigkeiten hat zugenommen oder elementare Arbeitsabläufe wie z.B. die Dokumentenverarbeitung erfordern zu viel Zeit und Energie, Koordination und Rücksprachen.

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