Prozesse automatisieren – RPA, ETL oder Software?

Wiederkehrende Aufgaben kosten Unternehmen viel Zeit und Ressourcen. Es ist daher kein Wunder, dass immer mehr Firmen diese Prozesse automatisieren. Richtig angegangen, können sie so Zeit sparen, Kosten senken – und Mitarbeitern komplexere, interessantere Aufgaben zuweisen. Soweit die Theorie.

Doch nicht jeder Geschäftsprozess lässt sich automatisieren. Und: Eine Automatisierung hilft nur, wenn Unternehmen die richtige Form dafür wählen. Eignen sich Abläufe nicht hundertprozentig für die gewählte Automatisierung, hat das Folgen. So können automatisierte Prozesse, die nicht richtig funktionieren, Fehler erzeugen, das Firmenimage schädigen, Kunden unzufrieden machen oder sogar Schadensersatzklagen hervorrufen.

Die Herausforderung liegt also darin, die richtigen Prozesse für die richtige Automatisierung zu identifizieren.

Wir zeigen Ihnen, wann Robotic Process Automation (RPA), Extract, Transform, Load (ETL) – Tools und klassische Softwareanwendungen jeweils die richtige Wahl sind, um Workflows ohne Mitarbeitereinsatz zu erstellen.

Welche Prozesse sich automatisieren lassen

Bevor wir ins Detail gehen, klären wir, welche Prozesse sich grundsätzlich für eine Automatisierung eignen. In der Regel können Unternehmen Geschäftsabläufe automatisieren, wenn diese

  • repetitiv,
  • regelbasiert und
  • fehleranfällig

sind. Darüber hinaus bieten sich Prozesse für eine Automatisierung an, wenn sie

  • manuelle Arbeitsschritte beinhalten,
  • viele Schnittstellen bedienen,
  • lange Durchlaufzeiten aufweisen und
  • regulatorische Anforderungen mitbringen.
prozesse automatisieren beispiele

Prozesse automatisieren – 7 Beispiele aus der Praxis

In der Praxis automatisieren Unternehmen eine Vielzahl von Prozessen:

E-Mail-Filterung

Automatisches Sortieren von E-Mails in verschiedene Ordner basierend auf Schlüsselwörtern oder Absenderadressen, um die Priorisierung und Organisation der Kommunikation zu verbessern.

Chatbots im Kundenservice

KI-gesteuerte Chatbots, die häufig gestellte Fragen beantworten, Support bieten und einfache Problemlösungen für Kunden ermitteln – ohne menschliche Intervention.

Automatisierte Berichterstellung

Generierung von Berichten oder Dashboards aus Datenbanken oder Softwareanwendungen, um Zeit zu sparen und menschliche Fehler zu minimieren.

Automatisierte Dateneingabe

Extrahieren und Einfügen von Informationen aus einer Datei in eine andere, um menschliche Eingriffe bei der Aktualisierung von Daten zu minimieren.

E-Commerce-Bestandsverwaltung

Automatisierte Überwachung des Lagerbestands, um Bestellungen bei niedrigem Bestand automatisch nachzubestellen und Engpässe zu vermeiden.

Automatisierte Terminerinnerungen

Senden von automatisierten Erinnerungen für Termine, Meetings oder Fristen, um sicherzustellen, dass keine wichtigen Ereignisse übersehen werden.

Automatisierte Finanztransaktionen

Einrichten von regelmäßigen automatischen Überweisungen oder Zahlungen, um Rechnungen pünktlich zu begleichen und die finanzielle Verwaltung zu erleichtern.

11 Vorteile der Automatisierung von Geschäftsprozessen

Die Automatisierung von Prozessen bietet Unternehmen zahlreiche Vorteile:

Effizienzsteigerung

Automatisierte Prozesse reduzieren manuelle Eingriffe, beschleunigen Arbeitsabläufe und minimieren menschliche Fehler.

Kosteneinsparungen

Weniger manueller Aufwand führt zu geringeren Arbeitskosten und niedrigeren Fehlerraten, was langfristig Kosten senkt.

Skalierbarkeit

Automatisierte Systeme können leicht an wachsende Anforderungen angepasst werden, ohne dass massive Ressourceninvestitionen nötig sind.

Konsistenz

Automatisierte Abläufe gewährleisten eine gleichbleibende Qualität und Konsistenz in der Durchführung einer Reihe von Aufgaben.

Schnellere Reaktionszeiten

Automatisierte Benachrichtigungen und Alarme ermöglichen ein schnelles Eingreifen bei auftretenden Problemen.

Datenpräzision

Automatisierte Datenerfassung und -verarbeitung minimieren manuelle Fehlerquellen und verbessern die Datenqualität.

Bessere Compliance

Automatisierte Prozesse gewährleisten, dass gesetzliche und interne Richtlinien konsequent eingehalten werden.

Verbesserte Analyse

Automatisierte Datenerfassung ermöglicht tiefere Einblicke in Unternehmensleistung und -trends.

Kundenzufriedenheit

Schnellere Reaktionszeiten und konsistente Abläufe tragen zu einer besseren Kundenerfahrung bei.

Risikominimierung

Automatisierte Sicherheitsprotokolle schützen vor potenziellen Sicherheitsbedrohungen und Datenverlust.

Arbeitsumverteilung

Mitarbeiter können sich auf strategische Aufgaben und wertschöpfende Tätigkeiten konzentrieren, die menschliche Intelligenz erfordern, während Routinearbeiten automatisiert werden.

Prozesse automatisieren – RPA oder Softwareanwendung?

In der Regel können Unternehmen Prozesse automatisieren, wenn es sich um standardisierte Prozesse mit den oben genannten Merkmalen handelt. Das heißt jedoch nicht, dass immer Robotic Process Automation die richtige Wahl ist. Wie können Firmen hier also die richtige Entscheidung treffen?

Grundsätzlich gilt:

RPA-Lösungen eignen sich vor allem, wenn Unternehmen menschliche Handlungen auf einer Bildschirmoberfläche imitieren möchten und die Umsetzung dessen über die klassische Softwareentwicklung viel Zeit und wertvolle Ressourcen in Anspruch nehmen würde.

Mit RPA können Firmen schnell und einfach Workflows erstellen. Viele Tools bieten dazu beispielsweise ein unkompliziertes Drag and Drop mit grafischen Elementen. Die Anpassungen der IT-Infrastruktur fallen dabei klein aus.

Allerdings sind Softwareanwendungen besonders leistungsstark. Sie können auch mehrere, komplexe Prozesse und große Mengen an Daten problemlos verarbeiten, ohne an Leistung einzubüßen. Das kann RPA zwar auch. Dafür sind jedoch mehrere Roboter oder RPA-Lösungen mit ausgeklügelter KI notwendig.

Ist nicht eindeutig, wie komplex ein Prozess ist, sollten Unternehmen die Kosten der beiden Lösungen abschätzen. Grundsätzlich ist in Zeiten von sich schnell ändernden Märkten RPA oftmals jedoch die bessere Lösung. Unternehmen können diese einfach warten und kurzfristig anpassen – und so dauerhaft für automatisierte Unternehmensprozesse sorgen.

Prozesse automatisieren – RPA oder ETA?

Mit ETL-Tools können Unternehmen Daten effizient zusammenführen. Insbesondere, wenn mehrere technische Schnittstellen involviert sind, erweisen sich ETL-Tools als schnell und leistungsstark. In der Praxis kann das beispielsweise ein Datentransfer aus SAP-Systemen in ein Data Warehouse, das über Data Marts für BI und Reporting verfügt, sein.

Wollen Unternehmen jedoch primär menschliche Aktionen auf einer Benutzeroberfläche imitieren und damit manuelle Prozesse automatisieren, erfüllt RPA die Anforderungen besser. Das gilt auch für unstrukturierte Daten. Dafür können Firmen RPA mit KI-Methoden bzw. Machine Learning (ML) verbinden.

prozesse automatisieren use case

Geschäftsprozesse automatisieren – Klassischer Use Case

Um die mögliche Verbindung von RPA mit KI und ML zu verdeutlichen, werfen wir einen Blick auf einen klassischen Use Case für die Automatisierung von Geschäftsprozessen:

Ein E-Commerce-Unternehmen, das eine breite Palette von Produkten online verkauft, stand vor der Herausforderung, den Kundenservice zu verbessern und gleichzeitig die betriebliche Effizienz zu steigern. Ein großer Teil der Kundenzuschriften kam per E-Mail an, darunter Bestellbestätigungen, Anfragen zu Produkten, Fragen zu Lieferungen und Retouren.

Um diesen Prozess zu automatisieren, entschied sich das Unternehmen für die folgenden Maßnahmen:

RPA-Integration

Zunächst wurde ein RPA-System implementiert, das in der Lage war, E-Mails per Optical Character Recognition (OCR) zu durchsuchen, relevante Informationen wie Bestellnummern, Produktinformationen und Lieferdaten zu extrahieren und automatisch in das CRM-System einzutragen. Dieses RPA-System führte die Dateneingabe in Echtzeit aus und verhinderte manuelle Fehler oder Verzögerungen, die durch menschliche Eingriffe verursacht werden könnten.

KI-Unterstützung

Um die dringendsten Anfragen zu priorisieren, wurde eine KI-basierte Lösung entwickelt. Die KI analysierte den Inhalt der E-Mails, um festzustellen, ob es sich um Anfragen zu dringenden Problemen handelte, wie beispielsweise Lieferverzögerungen oder defekte Produkte. Dadurch konnte das Kundenservice-Team schneller auf die wichtigsten Anfragen reagieren und die Kundenzufriedenheit erhöhen.

Machine Learning für Retouren-Muster

Ein weiterer wichtiger Aspekt des Kundenservice im E-Commerce sind Retouren. Hier kam Machine Learning zum Einsatz, um Muster in den Gründen für Rücksendungen zu identifizieren. Das System analysierte eine große Menge an historischen Daten, um gemeinsame Gründe für Retouren zu erkennen, wie zum Beispiel Größenprobleme, Qualitätsmängel oder falsch gelieferte Produkte. Dies ermöglichte es dem Unternehmen, gezielte Maßnahmen zu ergreifen, um diese Probleme zu minimieren und die Qualität der Produkte zu verbessern.

prozesse automatisieren schritt für schritt

Prozesse automatisieren – Schritt für Schritt

Die Automatisierung von Geschäftsprozessen läuft – unabhängig davon, ob diese über RPA, ETL oder Software erfolgen – stets in einem ähnlichen Muster ab. In der Regel können Unternehmen Prozesse in diesen 12 Schritten automatisieren:

  1. Identifikation von Aufgaben

    Zunächst erkennt das Unternehmen repetitive und zeitaufwändige Aufgaben innerhalb seiner bestehenden Abläufe.

  2. Analyse der Eignung

    Anschließend prüft das Unternehmen, welche dieser identifizierten Aufgaben für welche Art der Automatisierung geeignet sind. Es berücksichtigt dabei Kriterien wie die Häufigkeit, mit der die Aufgabe auftritt, ihre Vorhersehbarkeit und die Standardisierung der einzelnen Schritte.

  3. Auswahl der Werkzeuge

    Ein besonders wichtiger Schritt: Auf Grundlage der analysierten Aufgaben wählt das Unternehmen passende Automatisierungswerkzeuge aus. Diese können von einfachen RPA-Abläufen, über komplexe KI- und ML-Modelle bis hin zu spezialisierten Plattformen und benutzerdefinierten Skripten reichen.

  4. Entwurf des Workflows

    Im nächsten Schritt erstellt das Unternehmen einen klaren Workflow für die automatisierte Aufgabe. Es legt fest, welche Schritte in welcher Reihenfolge durchgeführt werden sollen, um das gewünschte Ergebnis zu erzielen.

  5. Programmierung oder Konfiguration

    Nun erfolgt die eigentliche Umsetzung. Das Unternehmen programmiert Skripte oder konfiguriert die ausgewählten Werkzeuge gemäß dem entworfenen Workflow. Dabei werden logische Bedingungen und Aktionen festgelegt.

  6. Datenintegration

    Oftmals erfordert die Automatisierung den Zugriff auf relevante Datenquellen. Das Unternehmen stellt sicher, dass die automatisierten Prozesse nahtlos mit diesen Datenquellen verbunden sind, um eine effektive Datenübertragung zu gewährleisten.

  7. Tests und Fehlerbehebung

    Bevor die Automatisierung vollständig implementiert wird, führt das Unternehmen umfangreiche Tests durch. Dadurch wird sichergestellt, dass der automatisierte Prozess die erwarteten Ergebnisse liefert. Auftretende Fehler werden identifiziert und behoben.

  8. Schulung und Training

    Um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten, werden die Mitarbeiter, die mit dem automatisierten Prozess arbeiten sollen, geschult und trainiert. Sie lernen den neuen Workflow, verstehen seine Funktionsweise und wie sie damit interagieren können.

  9. Sicherheitsüberprüfung

    Das Unternehmen überprüft, ob sensible Daten und Systeme vor unbefugtem Zugriff geschützt sind und ob die Automatisierung keine Sicherheitslücken aufweist.

  10. Sukzessive Implementierung

    Die Automatisierung wird schrittweise eingeführt, um die Auswirkungen auf bestehende Prozesse zu minimieren. Dadurch können mögliche Störungen oder Probleme frühzeitig erkannt und behoben werden.

  11. Überwachung und Wartung

    Nach der Implementierung überwacht das Unternehmen den automatisierten Prozess kontinuierlich. Es prüft, ob die Automatisierung wie erwartet funktioniert, und führt regelmäßige Wartungsarbeiten durch, um Leistungseinbußen oder Fehler zu verhindern.

  12. Optimierung

    Im letzten Schritt sucht das Unternehmen kontinuierlich nach Möglichkeiten, den automatisierten Prozess zu optimieren. Es analysiert Daten und Leistungsmetriken, um Effizienz und Genauigkeit weiter zu steigern und den Mehrwert der Automatisierung zu maximieren.

Konfuzio als leistungsstarkes KI-Tool für RPA- und ETL-Prozesse

Die Software Konfuzio bietet eine leistungsstarke Lösung zur Automatisierung von Geschäftsprozessen. Sie ermöglicht Unternehmen, große Mengen an unstrukturiertem Text, wie beispielsweise E-Mails, Verträge, Berichte und andere Dokumente, effizient zu verarbeiten.

Wie Konfuzio digitale Prozesse automatisiert

Die Kernfunktion von Konfuzio besteht darin, relevante Informationen aus Texten zu extrahieren. Dabei identifiziert sie automatisch Schlüsselbegriffe, Namen, Daten und andere wichtige Details. Diese Extraktion erfolgt präzise und zuverlässig, was die Grundlage für weiterführende Prozesse bildet.

Zudem kann die Software analysierte Dokumente in vordefinierte Kategorien einordnen. Dadurch können Unternehmen eine schnelle und gezielte Sortierung ihrer Informationen erreichen. Dies erleichtert nicht nur die spätere Suche nach spezifischen Dokumenten, sondern ermöglicht auch eine bessere Strukturierung der gesamten Datenmenge.

Darüber hinaus erkennt Konfuzio Zusammenhänge in analysierten Daten.

Die Software kann Muster und Verbindungen zwischen Informationen aufdecken, die für menschliche Analysen möglicherweise schwer zu erkennen sind.

Dies ermöglicht tiefere Einblicke in die Daten und unterstützt fundierte Entscheidungsprozesse.

Insgesamt ermöglicht Konfuzio Unternehmen, ihre Abläufe zu optimieren, Zeit und Ressourcen einzusparen und gleichzeitig die Qualität ihrer Entscheidungsgrundlagen zu verbessern. Die Software trägt somit maßgeblich zur Steigerung der Effizienz und Wettbewerbsfähigkeit von Unternehmen bei.

FAQ

Warum Prozesse automatisieren?

Unternehmen sollten Prozesse automatisieren, um die Effizienz ihrer Abläufe zu steigern. Eine Automatisierung spart Zeit, senkt Fehlerquoten und macht so geringere Kosten möglich. Zudem können sich Mitarbeiter auf komplexere Aufgaben konzentrieren. Kunden profitieren von einem schnelleren Service. Unternehmen arbeiten so produktiver und innovativer. Das steigert die Wettbewerbsfähigkeit.

Welche Prozesse lassen sich automatisieren?

Unternehmen können eine Vielzahl von Prozessen automatisieren, darunter Datenverarbeitung, Kundenkommunikation, Lagerverwaltung, Buchhaltung, Rechnungserstellung, Terminerinnerungen und Produktionsüberwachung. Diese Automatisierung verbessert die Effizienz, minimiert Fehler und spart wertvolle Zeit und Ressourcen.

Wann macht eine Automatisierung von Geschäftsprozessen mit KI Sinn?

Eine KI-basierte Automatisierung von Geschäftsprozessen ist sinnvoll, wenn wiederholende Aufgaben optimiert werden sollen. Besonders in Bereichen mit großen Datenmengen oder komplexen Entscheidungen kann KI ihre Stärken ausspielen. Prozesse, die Zeitersparnis und Fehlerminimierung erfordern, profitieren von dieser Technologie. KI kann auch bei der Analyse von Mustern in Daten helfen und präzise Vorhersagen treffen. Letztendlich ermöglicht sie Unternehmen, Ressourcen effizienter zu nutzen und die Gesamtleistung zu steigern.

Wenn Sie mehr erfahren möchten, kontaktieren Sie uns über unser Kontaktformular!

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Avatar von Jan Schäfer

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