In Ihrem Arbeitsalltag müssen Sie regelmäßig Daten aus PDF in Excel importieren? Wir zeigen Ihnen eine Reihe von Methoden, mit denen Sie das Ganze optimieren oder sogar gänzlich automatisieren können.
5 Methoden im Überblick
Um Daten aus PDFs zu extrahieren und in Excel einzufügen, gibt es zunächst die folgenden 4 einfachen Möglichkeiten – aber Achtung, für anspruchsvollere Dokumente haben wir am Ende des Texts eine weitere Lösung!
- Copy und Paste
- Power Query
- PDF Konverter
- Direkter Import in Excel
- Werkzeuge zur Extraktion von PDF-Tabellen
1. PDF in Excel importieren mit Copy + Paste
Häufig ist diese klassische Methode der Ausgangspunkt: Sie wählen den Text in der geöffneten Datei aus, kopieren diesen und fügen ihn in die Excel-Tabelle ein.
Das funktioniert gut, wenn Sie nur ein paar Texte von PDF- in Excel-Dateien kopieren. Je mehr Vorgänge Sie allerdings durchführen müssen, desto fehleranfälliger und ineffizienter wird der Prozess und eine andere Methode eignet sich besser für Sie.
Copy + Paste mit Microsoft Word
Wollen Sie eine Tabelle von PDF zu Excel kopieren, ist das mit einem einfachen Copy & Paste Vorgang nicht möglich, die Struktur zu übernehmen. In einem solchen Fall müssen Sie die PDF-Datei zunächst in Word öffnen und sie dann in Excel kopieren/einfügen.
Um diese Methode anwenden zu können, müssen Sie Microsoft Word 2013 oder eine neuere Version verwenden. Dann müssen Sie die folgenden Schritte ausführen:
- Öffnen Sie die PDF-Datei mit Microsoft Word
- Kopieren Sie den Inhalt aus der Microsoft Word-Datei und fügen Sie ihn in ein Excel-Tabellenblatt ein.
Diese Methode liefert zwar vernünftige Ergebnisse, kann aber keine komplexen Elemente verarbeiten, wie z. B. komplizierte Tabellen mit Zeilenabständen. Außerdem ist es nicht möglich, Daten in großen Mengen zu extrahieren, da Sie jede PDF-Datei einzeln öffnen müssen.
PDF in Excel mit PowerQuery importieren
Im eingebetteten Video wird gezeigt, wie mühelos und effizient Daten aus einer PDF-Datei in Excel importiert werden können. Nach einer kurzen Einführung erklärt der Autor detailliert die einzelnen Schritte sowohl für sauber exportierte PDF-Dokumente als auch für solche, die lediglich gescannte Bilder enthalten. Mit klaren Anleitungen demonstriert das Video den Importprozess, angefangen beim Markieren von Daten bis hin zur Optimierung dieser im Power Query Editor. Auch für schwierige Fälle, wie beispielsweise gescannte Dokumente, wird eine Methode mithilfe der Excel-App auf dem Smartphone vorgestellt. Der Zuschauer erhält praxisnahe Tipps zur Fehlerbehebung und Anpassung der importierten Daten, was die Nachbearbeitung erheblich erleichtert. Diese anschauliche Schritt-für-Schritt-Darstellung macht deutlich, wie sich PDF-Daten auf verschiedene Weise erfolgreich integrieren lassen – stets mit dem Ziel, Zeit und Aufwand zu minimieren.
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PDF in Excel importieren mit PDF Konverter
PDF Konverter eignen sich vor allem dann für Sie, wenn Sie regelmäßig aus ca. 5 PDF Dateien Daten in Excel einfügen müssen. Diese Methode ist effizienter als das einfache Copy & Paste, eignet sich aber nicht für große Datenmengen.
Der Prozess ist ganz einfach: Sie wählen das PDF Dokument aus, aus dem Sie die Informationen extrahieren wollen, laden es bei einer PDF Konverter-Seite hoch und konvertieren es in eine Excel-Datei oder in ein anderes gewünschtes Format.
Je nach Konverter können Sie sogar in der PDF-Datei Text und Bilder bearbeiten und diese dann zu Excel exportieren.
Gute Konverter sind zum Beispiel Adobe Acrobat, PDFelement oder Cometdocs.
Nachteil: Ein PDF Konverter arbeitet nur mit korrekten PDF Dokumenten. Einen gescannten und als PDF abgespeicherten handschriftlichen Text können Sie deshalb z. B. nicht konvertieren.
3. Werkzeuge zur Extraktion von PDF-Tabellen
Wenn Sie hauptsächlich Daten aus PDF-Tabellen extrahieren müssen, sind Extraktionstools wie Quick-Extract oder umfangreiche IDP-Software für Unternehmen besser geeignet. Sofern eine reine Texterkennung ausreicht, sind Tools wie JPGtotext.com hilfreich.
Neben diesem Angebot externer Anbieter, bieten wir als deutsches Unternehmen Tools wie Quick-Extract oder Konfuzio Tools.
Sie ziehen einfach eine Box um die gewünschte Tabelle herum und können deren Inhalt dann in eine Excel- oder andere Datei umwandeln.
Auch diese Tools funktionieren allerdings nur bei “Original PDFs” und nicht bei gescannten handschriftlichen Texten.
Darüber hinaus benötigen Sie in einigen Fällen internes Wissen, um ein Tabellenextraktionswerkzeug so abzustimmen, dass es für Ihren speziellen Anwendungsfall funktioniert.
Mit anderen Worten: Die Verwendung eines Werkzeuges zur Extraktion von PDF-Tabellen ist immer noch arbeitsintensiv und daher nicht die ideale Lösung.
4. Direkter Import in Excel
Sie können eine PDF-Datei auch direkt in Excel importieren. Das läuft folgendermaßen ab:
- Öffnen Sie das Excel-Tabellenblatt
- Wählen Sie das Register “Daten” > “Daten abrufen” > “Aus Datei” > “Aus PDF”
- Wählen Sie die PDF-Datei und wählen Sie “Importieren”
- Daraufhin wird ein Navigator-Panel mit den Tabellen und Seiten in Ihrer PDF-Datei und einer Vorschau angezeigt.
- Wählen Sie die Tabelle aus und klicken Sie auf „Laden“. Die Tabelle wird in das Excel-Blatt importiert.
Bei einfachen Datensätzen ist diese Methode simpel und zielführend. Sind Ihre Daten allerdings komplex, müssen Sie zu einer Software greifen, die das Extrahieren und Einfügen dieser Daten automatisiert erledigen kann.
5. Mit KI Daten automatisiert aus PDF-Dateien extrahieren und importieren
Die einfachste Lösung ist es, eine Softwarelösung zu verwenden, um die Extraktion von Daten aus PDF-Dateien zu automatisieren. Automatisierte Datenextraktionslösungen nutzen eine Technologie zur Texterkennung, die als Optical Character Recognition (OCR) bekannt ist, um Daten aus Dokumenten genau zu extrahieren.
Ein Beispiel für eine solche automatisierte Lösung ist Konfuzio, das große Mengen an nativen und nicht-nativen PDFs innerhalb von Sekunden verarbeiten kann. Durch die Nutzung der Dokumenten KI von Konfuzio lässt sich die Lösung auch leicht in bestehende Software integrieren.
Vor- und Nachteile der Methoden
Die verschiedenen Methoden, die Daten aus einer PDF in Excel importieren, haben Vor- und Nachteile.
| Methode | Vorteile | Nachteile |
| Copy & Paste | Einfachste Methode für eine geringe Anzahl an PDF-Dateien | Aufwendig bei einer großen Anzahl an Dateien |
| Keine extra Software oder Equipment nötig | Fehleranfällig | |
| Sehr mühsamer Prozess | ||
| PDF Konverter | Einfaches Handling | Limitierte Funktionsauswahl |
| Große Auswahl an Online Tools | Keine Möglichkeit, Daten in großen Mengen zu extrahieren | |
| Kostengünstig | Funktioniert nur bei Original-PDFs | |
| Werkzeuge zur Extraktion von PDF-Tabellen | Extrahiert Daten aus einer Tabelle schnell und genau | Funktioniert nur mit nativen PDF-Dateien |
| Extrahiert die Daten auch in andere Formate | Erfordert interne Experten | |
| Kein vollständig automatisierter Prozess | ||
| Direkter Import in Excel | Einfache Methode | Unmöglich, Daten in großen Mengen zu extrahieren |
| Keine zusätzliche Software oder Ausrüstung erforderlich | Erfordert einige Excel-Kenntnisse | |
| Häufige Fehler bei der Formatierung | ||
| Konfuzio | Für große Datenmengen geeignet | Muss in die Softwarelandschaft eingefügt werden |
| Arbeitet automatisiert | Gegebenenfalls Einarbeitungsphase | |
| Individuell trainierbar | ||
| bietet noch viele weitere Integrationen als nur Excel an |
Fazit
Möchten Sie schnell und einfach Daten aus PDF in Excel importieren, sollten Sie die Methode an die Menge der zu bearbeitenden Dokumente anpassen. Besonders, wenn Sie regelmäßig Daten aus vielen PDFs extrahieren müssen, sollten Sie eine Software in Erwägung ziehen, die diesen Vorgang automatisiert.
Eine gute Lösung ist z. B. Konfuzio. Der Einsatz der Software setzt nicht nur personelle Ressourcen frei, sondern ist auch durch individuelles KI-Training mit Feedbackmöglichkeit (human-in-the-loop) individuell anpassbar. So können Sie Konfuzio für genau die Anwendungsfälle einsetzen, die zu Ihrem täglichen Unternehmensgeschäft gehören.
Haben Sie weitere Fragen oder benötigen Sie individuelle Beratung? Unser Expertenteam steht Ihnen gerne zur Verfügung. Kontaktieren Sie uns jetzt.
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