In diesem Artikel steht die Software iflow der Ritter Technologie GmbH im Fokus, die eine digitale Rechnungsprüfung ermöglicht. Als Konfuzio-Partner bietet die Ritter Technologie eine Software, um Rechnungen zu prüfen, Zahlungen freizugeben und gemäß GoBD elektronisch zu archivieren.
Die Ritter Technologie GmbH ist ein vollumfänglicher Technologie-Partner für die Digitalisierung von Unternehmen. Gerade mittelständische Unternehmen finden bei der Firma aus Oberhausen einen Partner, bei dem die hochqualifizierten IT Fachkräfte auf eine langjährige Erfahrung zurückblicken und diese auf Augenhöhe einbringen.
Eingangsrechnungen automatisert verarbeiten
Unternehmen jeder Größe profitieren durch eine digitale Rechnungsprüfung. Dies reduziert die täglichen Datei-, Papier- und Mailflut und optimiert den Prozess der Rechnungsprüfung durch künstliche Intelligenz (KI) und etablierten Workflows.
Wie funktioniert der Rechnungsworkflow?
- Rechnung digitalisieren
- Archivierung
- Intelligentes Rechnungsauslesung mit OCR mit Konfuzio
- Klassifizierung & Abgleich von Stammdaten
- Digitale Rechnungsprüfung
- Digitale Rechnungsfreigabe
- Buchung / Schnittstellen
Digitaler Rechnungseingang
Neben dem manuellen Upload von Dokumenten, können diese auch automatisch aus eingehenden E-Mails extrahiert oder aus verschiedensten Portalen, u.a. Amazon, digital abgerufen und automatisch importiert werden. Neben Eingangsrechnungen können zusätzlich Lieferscheine und Verträge verarbeitet werden.
Automatische Archivierung von Rechnungen
Jeder eingehende Beleg wird automatisch in einem nach GoBD konformen elektronischen Archiv revisionssicher abgelegt. Damit ist einer der Grundsteine gelegt, den Papierbeleg nicht mehr länger vorhalten zu müssen. Dieses beschleunigt nicht nur dank Volltextrecherche ein schnelles Finden der gewünschten Belege, sondern spart darüber hinaus Raum und Kosten des üblichen Papierarchivs.
OCR Rechnungserkennung mit Konfuzio
Dank modernster Texterkennung und intelligenter Verfahren, liest iFlow relevante Rechnungsdaten zur Vorkontierung aus, um manuelle Tätigkeiten auf ein Minimum zu reduzieren. Zudem können die zur Rechnungsprüfung benötigten Pflichtangaben in Rechnungen automatisch aufgenommen werden. Weitere Informationen zum Training der Ki finden Sie unter OCR für Rechnungen trainieren.
Belege durch bestehende Daten der Buchhaltung ergänzen
Handelt es sich um eine Rechnung oder Gutschrift? Gibt es bereits eine Lieferantennummer in DATEV oder einem anderen Drittsystemen? Diesen Abgleich übernimmt die Software für Sie.
Digitale Korrekturen von Rechnungen
Sollte es mal erforderlich sein, können Belegdaten ergänzt oder korrigiert werden, um eine reibungsfreie, automatisierte Weiterverarbeitung und Rechnungsprüfung zu gewährleisten.
Digitale Rechnungsprüfung selbst für komplexe Prüfszenarien
Durch intelligent einzustellende Verteiler werden auch komplexe Prüfszenarien einfach abgebildet. Urlaubsvertretungen, paralleles Prüfen, Konsultieren „externer Adhoc-Prüfer“, optionale separate Zahlungsfreigabe und Erinnerungs-Mails inklusive. Jede Prüfung und Freigabe kann zu jeder Zeit und an jedem Ort erfolgen. Selbstverständlich auch auf mobilen Endgeräten.
In Dynamics 365 Business Central und Datev Rechnungen importieren
Sämtliche Belegdaten werden einfach und per Schnittstellen an DATEV oder Dynamics 365 Business Central exportiert. Abhängig von der Schnittstelle auch inkl. Belegbilder und Prüfverlauf.
Rechnungsverarbeitung einfach digitalisieren
Als Hersteller begleitet Sie die Ritter Technologie GmbH bei der Grundeinrichtung und Inbetriebnahme der Software zur Digitalisierung der Rechnungsverarbeitung. Dabei steht Ihnen das hoch qualifizierte Team mit langjähriger Projekterfahrung zur Seite und berät Sie gerne zu Best-Practice-Szenarien, damit Ihre Einführung die Digitalisierung der Rechnungsverarbeitung im Unternehmen zum Erfolg wird.
Was gilt es bei der Digitalisierung von Rechnungen zu bedenken?
Ihre Rechnungen und anderen Daten werden im eigenen ISO-zertifizierten und in Deutschland lokalisierten Rechenzentrum (Oberhausen) GoBD konform gespeichert. Neben dem Rechenzentrum sind auch die Prozesse zertifiziert und erfüllen höchste Sicherheitsansprüche, sowohl in Bezug auf Datenschutz als auch in Bezug auf Datensicherheit. Eine mehrfach täglich durchgeführte Spiegelung der Rechnungen, Daten und weiteren Dokumente auf redundante Server sowie die tägliche Sicherung aller Daten und Dokumente schützt vor Daten- und Dokumentenverlust. Ergänzend rundet die Integration von Drittsystemen sowie eine revisionssichere Archivierung die Lösung zu Ihrem Vorteil ab.
Eine Eingangsrechnung ist eine von Zuliefern gesendete Rechnung (Kreditor), die im Unternehmen geprüft, in der Buchhaltung kontiert und bezahlt werden müssen. Die Rechnungsverarbeitung ist ein komplexer Prozess, der rechtskonform abgewickelt werden muss, damit Unternehmen keine Nachteile entstehen. Diesen komplexen Prozess der Rechnungsverarbeitung vereinfacht die Software.
Es ist unerheblich, ob Rechnungen in Papierform, als PDF-Dokument, per E-Mail oder in einem digitalen Format, z.B. ZUGFeRD oder XRechnung, eingehen: das iFlow unterstützt bei der Erfassung und weiteren Verarbeitung der Belege für die Buchhaltung optimal.
Ja, neben Gutschriften und Rechnungen können auch Verträge und Lieferscheine für die Buchhaltung digital hinterlegt werden.
Ja, alle Mitarbeiter der Ritter Technologie unterstützen Sie auch in deutscher Sprache.