Digitale Akte – ELOenterprise

In ELOenterprise werden Informationen in digitalen Akten zusammengefasst. Egal ob Kunden-, Lieferanten- oder Personalakten: alle vorgangsrelevanten Dokumente, E-Mails, Dateien werden...

In ELOenterprise werden Informationen in digitalen Akten zusammengefasst. Egal ob Kunden-, Lieferanten- oder Personalakten: alle vorgangsrelevanten Dokumente, E-Mails, Dateien werden dem Vorgang zugeordnet archiviert. So sind benötigte Informationen blitzschnell verfügbar.

Im Standard enthalten ist das Workflow Management zur Abbildung komplexer unternehmensweiter Prozesse über eine grafische Oberfläche. ELO Workflows bewirken erhebliche Kosten- und Zeitersparnis durch digitale Verteilung.

ecm.online ist ein Unternehmen mit dem Anspruch, dem Trend immer einen Schritt voraus zu sein. Die ecm.online GmbH schafft neue Wege und hat darin 25 Jahre Erfahrung. Das Spezialgebiet der ecm.online GmbH sind Dokumenten-Management-Systeme (DMS), Enterprise Content-Management und Archivierung. Die ecm.online GmbH ist seit über 15 Jahren Businesspartner der ELO Digital Office GmbH aus Stuttgart.

Seit 2018 ist die ecm.online GmbH empfohlener Software Partner der DATEV. ecm.online ermöglicht die digitale Akte und vereinfacht Ihre Buchhaltung und den Datenaustausch mit Ihrem DATEV Steuerbüro. Somit bietet die Lösung der ecm.online GmbH eine perfekte Integration in DATEV.

Zahlreiche zufriedene Kunden und eine Vielzahl erfolgreicher Projekte sprechen für die Kompetenz der ecm.online GmbH im Bereich ELOenterprise und ELOprofessional. Alle Lösungen sind per Klick aus der Cloud verfügbar.

Das Rezept für Erfolg heißt bei der ecm.online GmbH: originell und umfassend, schnell und praktisch. Die ExpertInnen der ecm.online GmbH passen Produkte an die Bedürfnisse des Kundens an und haben dabei das gesamte Unternehmen im Blick.

Dokumentierte Sicherheit

Die für ein digitales Archiv immer benötigte Verfahrensdokumentation können Sie ganz einfach per Klick hinzubuchen. Automatisiert wird ein umfassendes PDF-Dokument auf Basis Ihrer individuellen Daten erstellt.

Weitere Mehrwerte durch den Einsatz von ecm.online:

  • Vorgangsbezogene Darstellung Ihrer Geschäftsdaten im kaufmännischen Gesamtzusammenhang.
  • Mit der bereits enthaltenen Suchfunktion „iSearch“ lassen sich alle Dokumentinhalte blitzschnell finden. So können alle zusammengehörigen Informationen ganzheitlich dargestellt werden, sobald sie mit ecm.online revisionssicher im ELO archiviert wurden.
  • Mit einer 128-bit Verschlüsselung lassen sich Dokumente und Archivbereiche zusätzlich gegen den unbefugten Zugriff Dritter sichern.

Das Modul „Invoice-Basic“ lässt sich ideal mit weiteren ecm.online Lösungen wie E-POSTSCAN, ZUGFeRD Rechnungen, EDI, Invoice Business Automation kombinieren sowie für per Cloud Print auch für Ihre Ausgangsrechnungen nutzen.

Was bedeutet GoBD für Ihr Unternehmen?

Häufig wird die Umsetzung der GoBD auch als „Revisionssicherheit“ bezeichnet. Die Regelung bezieht sich auf die Unveränderbarkeit sowie die Prüfbarkeit von steuerrelevanten Daten bzw. Dokumenten. Im Wesentlichen geht es darum, welche Dokumente Sie in welcher Form archivieren und für die Prüfung aufbewahren müssen.

Bei der Einhaltung verschiedener Rahmenbedingungen dürfen zum Beispiel Eingangsrechnungen nach dem Einscannen vernichtet werden. ecm.online hilft Ihnen dabei, alle notwendigen Anforderungen von der Unveränderbarkeit der Daten bis zur Erstellung einer Verfahrensdokumentation zu erfüllen.


Bei ECM-Projekten ergeben sich daraus immer zwei größere Herausforderungen:

  • Wie kann die Unveränderbarkeit der Dokumente und Daten nachhaltig sichergestellt werden?
  • Wer erstellt die Verfahrensdokumentation?

Solche und ähnliche Herausforderungen löst die ecm.online GmbH für Sie.

Das cloudbasierte ELO Archiv

Durch die von ecm.online mitgelieferten GoBD Funktionen und das umfangreiche ELOenterprise Rechtesystem für alle archivierte Dokumente, wird die Unveränderbarkeit der Daten und Dokumente einfach sichergestellt. Sollte dennoch eine Änderung an einem bereits archivierten Dokument notwendig werden, so sorgt die ELOenterprise revisionssichere Änderungshistorie für die notwendige Protokollierung aller Bearbeitungsschritte. Gegenüber der Finanzverwaltung kann somit eine lückenlose Prozesskette des ELO Archivierungsvorgangs revisionssicher dokumentiert werden.

Mit der ergänzenden Verfahrensdokumentation wird das gesamte ELO Archiv gemäß den Vorschriften der Finanzverwaltung dokumentiert.

Somit sind Sie mit ecm.online und ELOenterprise/ELOprofessional immer auf der sicheren Seite.

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