OCR Texterkennung: Analoge Inhalte einfach digitalisieren

Die OCR Texterkennung gibt es schon seit den 1990ern, damals noch ausschließlich genutzt, um physische Dokumente einfach zu digitalisieren. Dieser Ansatz ist inzwischen veraltet, haben sich doch die Anforderungen der Unternehmen an die OCR Texterkennung geändert, deshalb reicht es nicht mehr, einfach Dokumente als PDF zur Verfügung zu stellen.

Die Unternehmen benötigen auch den Inhalt digitalisiert. Dies geschieht mithilfe von Künstlicher Intelligenz.

Die KI OCR Texterkennung erkennt einzelne Buchstaben und Wörter im Dokument und setzt diese zu einem Satz zusammen. So können Unternehmen nicht nur physische Dokumente digitalisieren, sondern auch digital auf deren Inhalte zurückgreifen, z. B. via Volltextsuche. 

Wo Sie die OCR Texterkennung anwenden können und wie eine OCR Software in der Praxis aussieht, erfahren Sie in diesem Artikel.

OCR Texterkennung Definition

OCR Texterkennung: Definition

OCR steht für “Optical Character Recognition”.

Die OCR Texterkennung erkennt mithilfe einer mehrschrittigen Analyse einzelne Buchstaben und setzt diese zu Wörtern und anschließend zu logischen Sätzen zusammen. Auf diese Weise werden unterschiedliche Dokumente zuverlässig in Dateien, z. B. im Word- oder Excelformat umgewandelt.

Im Detail sieht der Vorgang folgendermaßen aus:

  1. Schritt: Vorverarbeitung von Bildern
  2. Schritt: Segmentierung
  3. Schritt: Zeichenerkennung
  4. Schritt: Nachbearbeitung des Outputs

Wie funktioniert OCR? 4 Schritte

OCR funktioniert im Prinzip wie die menschliche Fähigkeit, einen Text zu lesen oder Muster zu erkennen. Ohne die OCR-Technik müssen Menschen einen Text lesen, die erforderlichen Informationen manuell extrahieren und in ein System, eine Datei oder eine Datenbank eingeben.

Dieser Vorgang benötigt viel Zeit und ist fehleranfällig.

Mit OCR funktioniert der Vorgang anders. Die Technologie scannt den Text oder das Bild, verbessert dabei die Qualität und extrahiert die Daten in mehreren Schritten.

1. Schritt: Vorverarbeitung von Bildern

Um die Datenextraktion so genau wie möglich zu machen, müssen Sie zunächst die Bildqualität verbessern. Dieser Prozess wird auch als Bildverarbeitungsphase bezeichnet. 

Dabei gilt: Je klarer und besser das Bild oder Dokument ist, desto genauer ist die Datenausgabe.

In der Phase der Vorverarbeitung identifiziert die OCR-Technik automatisch Fehler und korrigiert Probleme. Techniken, die zur Verbesserung der Bild- oder Dokumentenqualität angewendet werden, sind zum Beispiel:

  • Ausrichtung: Das Dokument wird begradigt und der Winkel korrigiert.
  • Binarisierung: Das Dokument wird in Schwarz-Weiß umgewandelt. So können Hintergrund und Text besser unterschieden werden.
  • Zoning: Zoning wird auch als Layout-Analyse bezeichnet und genutzt, um Spalten, Zeilen, Blöcke, Überschriften, Absätze, Tabellen und andere Elemente zu identifizieren.
  • Normalisierung: Normalisierung bezeichnet den Prozess der Rauschreduzierung, bei dem die Intensitätswerte der Pixel an die Durchschnittswerte der umliegenden Pixel angeglichen werden.

2. Schritt: Segmentierung

Bei der Segmentierung wird eine Textzeile nach der anderen erkannt. Dabei wird nach den folgenden Schritten vorgegangen:

  1. Erkennung von Wörtern und Textzeilen: Textzeilen und dazugehörige Wörter werden identifiziert.
  2. Schrifterkennung: Die Schrift wird auf Grundlage von Dokumenten, Seiten, Textzeilen, Absätzen, Wörtern und Zeichen identifiziert.

3. Schritt: Zeichenerkennung

In diesem Schritt teilt die Software das Dokument oder Bild in Teile, Abschnitte oder Zonen auf. Danach erkennt sie die sich darin befindenden Zeichen. 

Zwei Ansätze werden bei der Zeichenerkennung anwendet:

  • Matrixabgleich: Jeder Zeichen wird mit einer Bibliothek von Zeichenmatrizen verglichen. Die OCR-Technik führt einen Pixel-für-Pixel-Vergleich durch, um so ein Bild eines Zeichens dem entsprechenden Zeichen zuzuordnen.
  • Merkmalserkennung: Erkennung von Textmustern und Merkmalen von Zeichen aus Bildern, z. B. Größe, Höhe, Form, Linien und Struktur eines Zeichens. Diese werden dann mit der Bibliothek verglichen.

4. Schritt: Nachbearbeitung des Outputs

Techniken und Algorithmen verbessern die Genauigkeit der Datenextraktion, um ein optimales Ergebnis zu erreichen. Dafür werden zunächst die Daten erkannt und bei Bedarf korrigiert. 

Außerdem werden die korrigierten Daten mit einem Vokabular oder einer Zeichenbibliothek verglichen, damit Grammatikprüfungen und kontextbezogene Überlegungen durchgeführt und die Nachbearbeitungsphase abgeschlossen werden kann.

Wo können Sie die OCR Texterkennung anwenden?

Im Alltag findet die OCR Texterkennung schon immer mehr Verwendung, z. B. in Form einer Übersetzer-App oder beim Einlesen von Daten auf einer Kreditkarte mit Hilfe der Smartphone-Kamera.

Auch im Dokumentenmanagement leistet sie in Form einer OCR Software wichtige Arbeit. Das Ziel dabei ist, Papierdokumente auf schnelle Art und Weise verfügbar zu machen. 

Funktionen 

Folgende Handlungen können Sie durch die OCR Texterkennung z.B. vornehmen:

  • Volltextsuche aller gescannten Dokumente
  • Schnelle Bearbeitung der Dokumente durch Verfügbarkeit in der Cloud und im Archiv
  • Klassifizierung und damit einfache Zuordnung der Dokumente

Vor allem die Klassifizierung ist ein großer Vorteil der OCR Texterkennung im Bereich Dokumentenmanagement. 

Hierfür erkennt die Software einzelne Kategorien, bestimmte Daten und Eigenschaften (Attribute) eines Dokuments und kann die Dokumentenart anhand dieser Merkmale treffsicher und schnell bestimmen.

Sie profitieren bei einer OCR Software vor allem von ihrer vereinfachten und automatischen Erschließung und Verteilung von Dokumenten im Dokumentenmanagementsystem Ihres Unternehmens. 

Laptop offen Zwei Männer, einer schreibt, einer zeigt auf den Laptop

Einsatzgebiete der OCR-Technologie

Die OCR Texterkennung kann in jedem Bereich eingesetzt werden, solange es um die Optimierung des Dokumentenmanagements geht.

Das kann zum Beispiel so aussehen:

  • Digitalisierung gescannter Briefe und Rechnungen
  • Leichte Durchsuchbarkeit eingescannter Dokumente
  • Archivierung von Akten und Dokumenten
  • Vorbereitung der Dokumente, die mit einer anderen Software verarbeitet werden sollen
  • Bearbeitung eingescannter oder abfotografierter Texte

Der Fokus liegt vor allem auf der Optimierung des Dokumentenmanagements und des digitalen Posteingangs. Somit müssen Dokumente nicht mehr manuell ausgelesen und zugeordnet werden, sondern können innerhalb von Sekunden gelesen, kategorisiert und der relevanten Person zugestellt oder im Archiv eingeordnet werden.

Grüner Kasten, darin Sanduhr Dollar Zeichen und vier Kästen als Symbol für Ordnung

Vorteile der OCR Texterkennung

Welche Vorteile die OCR Texterkennung in Form der richtigen OCR Software in Ihrem Unternehmen hat, wurde bereits aus den vorherigen Punkten ersichtlich.

Im Folgenden finden Sie die Vorteile von OCR für Ihr Unternehmen noch einmal zusammengefasst:

  • Massive Zeit- und Ressourceneinsparung im Dokumentenmanagement
  • Kostenersparnis durch stark reduzierten Aufwand im Umgang mit den digitalen Dokumenten
  • Geringer Aufwand durch automatisiertes Erkennen von Texten in sämtlichen Dokumenttypen (PDFs, Scans, Bilder, Fax etc.)
  • Zuverlässige Kategorisierung und Zuordnung der Dokumente
  • Text aus Bildern innerhalb von Sekunden verfügbar machen
  • Einfaches Durchsuchen aller gescannter Dokumente

Wollen Sie Ihr Dokumentenmanagement optimieren und effizient gestalten, kommen Sie um eine OCR Texterkennung und die damit einhergehende OCR Software zum Management Ihrer Dokumente nicht herum.

OCR Texterkennung Konfuzio

OCR Texterkennung in der Praxis: Konfuzio

Es gibt viele simple Softwares für die OCR Texterkennung auf dem Markt. Wollen Sie Ihr Unternehmen allerdings nachhaltig optimieren, lohnt sich der Blick auf eine OCR Software mit KI.

Die KI hilft Ihnen dabei, Ihr Dokumentenmanagement nicht nur effektiver zu gestalten, sondern ermöglicht es Ihnen auch, bei weiteren Veränderungen Ihre Geschwindigkeit nicht einzubüßen.

Eine solche OCR Anwendung, die durch KI optimiert wird, bietet z. B. Konfuzio.

Bei Konfuzio handelt es sich um eine cloud- und On-Premises-basierte KI-Software, die mehr als nur die reine Texterkennung anbietet. 

Damit eignet sie sich nicht nur für die reine Texterkennung, sondern auch für das Dokumentenmanagement im Unternehmen.

Der Vorteil hier ist: Durch die KI und die individuellen Strukturen können Sie selbst entscheiden, welche Funktionen Sie nutzen und welchen Fokus Ihr Konfuzio haben soll.

Mehr als nur reine OCR Texterkennung

Wie bereits erwähnt, kann Konfuzio mehr als die reine Texterkennung. Das ermöglicht die optisch-semantische KI (Hybrid AI), die Sie über das Konfuzio Nutzerinterface individuell anpassen können. Sie basiert auf folgenden Technologien:

  • OCR (optische Zeichenerkennung)
  • NLP (natürliche Sprachverarbeitung)
  • CV (Deep Learning für Computer Vision)

Für folgende Dokumententypen eignet sich Konfuzio zum Beispiel:

Aufgrund der vielseitigen Einsetzbarkeit der Anwendung profitieren vor allem Systemhäuser, Beratungen und große Unternehmen vom Funktionsspektrum von Konfuzio. Aber auch kleinere Unternehmen und private Anwender können das Angebot nutzen.

OCR Texterkennung Konfuzio Funktionen

Kurzer Funktionsüberblick

Die verschiedenen Funktionen sollen sie vor allem nahtlos in Ihren Workflow einzufügen. Hier sehen Sie eine kurze Übersicht. Konkrete weitere Informationen finden Sie bei Konfuzio selbst:

Integrationsmöglichkeiten

Im Bereich Schnittstellen und Integrationsmöglichkeiten ist Konfuzio breit aufgestellt:

  • SAP
  • Microsoft Dynamics / NavisionTeams
  • Microsoft Excel
  • Airtable
  • Google Docs
  • ELO
  • Weitere RPA, ERP oder CRM Systeme

Alle Vorteile auf einen Blick

Konfuzio zeichnet sich besonders durch seine individuellen Anwendungsmöglichkeiten aus. Von folgenden Anwendungen profitieren Sie als Nutzer:

  • Keine hartcodierten Regeln
  • Anpassbare KI
  • Keine starren Layouts
  • Skalierbar
  • Scans von Dokumenten & Bilder möglich
  • 70+ Sprachen

Je nach Nutzungsumfang und Installationsumgebung variieren die Preise. Die Preise finden Sie in der aktuellen Preisliste.

Anbieter für die reine OCR Texterkennung

Wollen Sie wirklich nur ein Tool für die OCR Texterkennung, sind z.B. folgende eine Alternative:

Fazit: OCR Texterkennung im Alltag und Unternehmen 

Wenn Sie im Alltag oder im Unternehmen zu viel Zeit für das Dokumentenmanagement brauchen, ist eine OCR Texterkennungssoftware nötig.

Diese spart Ihnen nicht nur viel Zeit, sondern minimiert auch die Fehler, die bei der Übertragung vom Analogen ins Digitale geschehen können.

Wollen Sie das Dokumentenmanagement in Ihrem Unternehmen optimieren, sollten Sie nach einer passenden OCR Software suchen. Je nach Anforderungen kann es sogar sinnvoll sein, sich über eine komplexe Software, die mit KI arbeitet, zu informieren.

Egal wofür Sie die OCR Texterkennung benötigen: Sie wird Ihr Leben einfacher und stressfreier gestalten.

Nutzen Sie die OCR Texterkennung bereits? Welche Tools finden bei Ihnen Anwendung? Schreiben Sie mir Ihre Meinung zum Thema und weitere Fragen gerne in die Kommentare!

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Avatar von Janina Horn

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