MJP – Was “Mein Justizpostfach” für das Rechtswesen bedeutet

Seit Oktober 2023 befindet sich “Mein Justizpostfach” im Pilotbetrieb und bietet neue Möglichkeiten der digitalen Kommunikation von Justiz, Juristen, Bürgerinnen und Bürgern. Zuvor war vergleichbarer elektronischer Datenaustausch nur bestimmten Akteuren mit entsprechendem Know-How und spezieller Software vorbehalten.

Als Webportal stellt das MJP einen bedeutend vereinfachten Zugang für diverse gerichtsnahe Personen dar und kann unzählige analoge Prozesse ablösen. Für Juristen und Notare entsteht das volle Potenzial des Projekts allerdings erst dann, wenn zusätzlich intelligente und sichere Software zur Automatisierung und Organisation von Informationsträgern eingesetzt wird.

Was ist “Mein Justizpostfach” (MJP)?

“Mein Justizpostfach” (MJP) ist ein digitales, webbasiertes Justizportal, mit dem sich rechtlich wirksame Nachrichten an Rechtsanwälte, Steuerberater, Notare und Behörden verschlüsselt versenden lassen. Es steht Bürgerinnen und Bürgern derzeit unter mein-justizpostfach.bund.de oder ebo.bund.de zur Verfügung. Langfristig ist die Integration in die BundID vorgesehen, derzeit dienen deren Zugangsdaten der Anmeldung über das MJP-Webportal. MJP kann als Digitalisierungsbemühung der deutschen Justiz verstanden werden, die bislang sehr papierlastig arbeitet oder mit technischen Ineffizienzen verschiedener Einzellösungen wie dem Behördenpostfach (beBPO), dem elektronischen Anwaltspostfach (beA) oder dem Bürger- und Organisationspostfach (eBO) zu kämpfen hat.

MJP basiert auf der einmaligen Speicherung von Nutzerdaten wie Namen und Adressen, über die eine eindeutige Zuordnung und Ansprache möglich ist. Dafür dient der ERV-Verzeichnisdienst (SAFE-public). Dreh- und Angelpunkt des Datenaustausches soll die EGVP-Infrastruktur sein. Die elektronische Kommunikation des Systems ist Ende-zu-Ende verschlüsselt, sodass nur der jeweilige Bürger individuellen Zugang zu Nachrichten von Staatsanwaltschaften, Gerichten und Behörden mit einem beBPO erhält. Erst nach einem weiteren Ausbauschritt ist auch die direkte Adressierung von Rechtsanwälten, Notaren und Steuerberatern über deren spezielle Postfächer vorgesehen.

Einrichtung des Justizpostfachs

Positive Effekte für Juristen und Notare

Der Nutzen, den die Software für Bürgerinnen und Bürger hat, liegt somit auf der Hand: Es entsteht ein unmittelbarer, webbasierter Zugang zur digitalen Kommunikation der Justiz. Diese war als solche bislang nur offiziellen Akteuren mit speziellen Postfächern (z. B. beBPO) vorbehalten oder im Fall des eBO mit Kosten verbunden. Neue Möglichkeiten für gerichtsnahe Personen wie Juristen und Notare entstehen hingegen auch aus den Konsequenzen dieser mit BundID geförderten Bürgerbeteiligung:

Einheitlicher Kommunikationskanal

Bislang kommunizieren Justiz und gerichtsnahe Personen auf ganz unterschiedlichen Wegen ohne strukturierte Einheitlichkeit. Der Austausch von Informationen mit Mandanten kann ebenfalls stark variieren. In beiden Fällen ist oftmals eine qualifizierte elektronische Signatur notwendig. Mit MJP soll dieser Schritt entfallen, da die Authentifizierung einmalig erfolgt. Aus Gründen der Einfachheit könnten vor allem Bürger diesen Weg bevorzugen – für Juristen und Notare wird es damit übersichtlicher.

Verschlüsselte Mandantenkommunikation

In einem weiteren Schritt soll sich das auf die allgemeine Datensicherheit auswirken. Ziel ist der bedenkenlose Austausch vertraulicher Dokumente und rechtlich wirksamer Nachrichten mittels End-zu-End-Verschlüsselung. Im Pilotbetrieb des Systems ist diese Möglichkeit allerdings noch nicht vollumfänglich darstellbar: Auch wenn MJP bereits diverse Adressaten erreichen kann, gehört das besondere elektronische Anwaltspostfach (beA) noch nicht dazu. Dieser Ausbauschritt bleibt abzuwarten.

Inbezugnahme von Sachverständigen

Viele relevante Personen bleiben bislang beim digitalen Austausch von Informationen noch außen vor. Das betrifft zum Beispiel Ehrenamtliche, Dolmetscher, Berufsbetreuer und Informanten – oder ganz allgemein: alle bislang wenig digital arbeitenden Akteure. Für diese gab es bislang keine einfach und kostenlos zu nutzende Software, stattdessen fallen sie durch das Raster der verschiedenen Einzellösungen. Eine Beteiligung durch das neue Justizpostfach erleichtert die Nutzung relevanten Wissens und Dienstleistungen.

Effizientere Geschäftsabläufe

Alle genannten Punkte können sich letztlich positiv auf den Geschäftserfolg gerichtsnaher Personen wie Juristen und Notare auswirken. Durch den vereinfachten Zugang per MJP wird der Informationsfluss intensiviert, orchestriert und beschleunigt. Das führt mutmaßlich zu einem erhöhten Aufgebot abrechenbarer Leistungen, die durch eine größere Zahl rechtswirksamer Nachrichten und Aufträge entsteht. Zudem könnte der Arbeitsaufwand für die ständige Sichtung unterschiedlicher Kanäle reduziert werden. Bis zu diesen Effekten gibt es allerdings noch einige Hürden zu überwinden.

Bestehende Limitationen und Herausforderungen

Natürlich handelt es sich bei “Mein Justizpostfach” keineswegs um ein Allheilmittel für die stark fragmentierte und papierlastige Kommunikation der deutschen Justiz. Einige Probleme sind dem in Zeitverhältnissen des Bundes frühen Projektstadium geschuldet, andere bedürfen auch nach Finalisierung weiterer Lösungsansätze.

• Pilotprojekt – Noch sind nicht alle geplanten Funktionen vollumfänglich nutzbar. So lässt sich etwa die Rechtsanwaltschaft, die üblicherweise das besondere elektronische Anwaltspostfach (beA) nutzt, noch nicht direkt adressieren. Eine umfassende Mandantenkommunikation über das MJP bleibt also noch abzuwarten. Des weiteren entsteht der volle Nutzen erst dann, wenn die Beteiligung der Bürger mit BundID entsprechend hoch ist. Bis dahin ist eine jahrelange Diffusion aus den herkömmlichen Kommunikationskanälen wahrscheinlich.

• Datenschutz – Ende-zu-Ende-Verschlüsselung klingt erstmal gut. Allerdings sitzt am anderen Ende der gesamte Justizapparat und personenbezogene Daten sind theoretisch für alle möglichen Teilhaber des elektronischen Rechtsverkehrs einsehbar. Das sind rund 165.000 Rechtsanwälte und 6.700 Notare. Dem Bürger wird entsprechend großes Vertrauen abverlangt. Zudem herrscht Unklarheit ob der IT-Infrastruktur digital arbeitender Juristen. Steigt der Eingang sensibler Dokumente über das MJP massiv an, sind erweiterte Sicherheitsmaßnahmen notwendig.

• Organisation von Dokumenten – Das Vorliegen einer erhöhten Zahl an digitalen Dokumenten ist kein Garant für effizientere Abläufe. Zunächst einmal gilt gar das Gegenteil, wenn noch keine entsprechenden digitalen Prozesse und Organisationsstrukturen aufgebaut wurden. Die manuelle Auslesung von Daten ist oft nur unwesentlich weniger aufwändig als lägen die Dokumente in Papierform vor. Des Weiteren kommt es auf eine revisionssichere Archivierung und strukturierte Durchsuchbarkeit der zahlreichen Dateien an.

Die Lösung – KI-basierte Dokumenten-Software

Die rechtssichere und automatisierte Verarbeitung großer Dokumentenmengen ist im Kern keine neue Aufgabe. Sie taucht überall dort auf, wo Kommunikationsstrukturen digitalisiert werden und hat daher auch für die Folgen der MJP-Einführung eine besondere Relevanz.

Konfuzio heißt die Software, die sich diesen Herausforderungen stellt. Per Programmierschnittstelle lässt sich die Plattform an Postfächer und diverse weitere Datenquellen anbinden. Empfangene Dokumente können dadurch automatisch an einem beliebigen Ort revisionssicher und DSGVO-konform archiviert werden. In einem weiteren Schritt werden die Dateien mithilfe von KI-Techniken wie Optical Character Recognition ausgelesen und relevante Daten extrahiert. Künstliche Intelligenz ist deshalb wichtig, weil Rechtsdokumente häufig unstrukturiert sind und sich die gesuchten Informationen an unterschiedlichen Positionen befinden können.

Typische Anwendungsfälle sind zum Beispiel:

• Verträge
• Anträge
• Anklageschriften
• Datenschutzerklärungen
• Vertraulichkeitsvereinbarungen
• Mandanten-Benachrichtigungen

Sprich: Alle möglichen Inhalte, die durch das MJP künftig vermehrt digital erwartet werden, lassen sich mit Konfuzio automatisiert verarbeiten und organisieren. Durch diese Form der Legal Automation können Juristen und Notare schon heute effiziente Prozesse für die digitale Datenflut von morgen etablieren. Weitere Informationen.

Fazit

“Mein Justizpostfach” lässt sich als vielversprechender Digitalisierungsansatz der deutschen Justiz einordnen. Über den webbasierten Zugang des Systems mittels BundID werden Bürgerinnen und Bürger sowie gerichtsnahe Sachverständige und Organisationen am elektronischen Kontakt beteiligt. Auf diese Weise entsteht ein neuer Kanal, der das Potenzial hat, den Informationsfluss zu beschleunigen und zu erweitern.

Durch individuelle Authentifizierung und Verschlüsselung können wiederkehrende Signaturen dabei abgelöst werden. Alle Probleme lassen sich damit aber nicht lösen. Datenschutz und Automatisierung bleiben relevante Aufgaben digital arbeitender Akteure im Rechtswesen. Bis die Effekte des Systems vollumfänglich spürbar werden, ist immerhin noch genug Zeit, um sich mit einem professionellen Software-Partner resilient aufzustellen.

Interessieren Sie sich für die automatisierte Verarbeitung von Rechtsdokumenten? Schreiben Sie uns gern eine Nachricht, um sich von Experten beraten zu lassen.