Wie Sie den richtigen Intelligent Document Processing Anbieter finden

Jan Schäfer

Eigentlich ist die Automatisierung manueller Aufgaben ein alter Hut. Bereits im 18. Jahrhundert nutzten Unternehmen mechanische Vorrichtungen für wiederkehrende Aufgaben in der Textilindustrie. Mit dem Aufkommen der Industriellen Revolution im 19. Jahrhundert setzten Unternehmen dann Dampfmaschinen und mechanische Förderbänder ein, um Produktionsprozesse zu rationalisieren.

Im 20. Jahrhundert erfolgte ein Fortschritt, der bis heute anhält: die Automatisierung durch Einführung von Computern und Robotik. Dabei begannen Industrieroboter in Fabriken, gefährliche oder monotone Aufgaben auszuführen. Software übernahm die Automatisierung einfacher Aufgaben wie die Datenverarbeitung im Büro.

Durch den rasanten Fortschritt der künstlichen Intelligenz verfügen Unternehmen heute über die nächste Stufe der Automatisierung.

Eine besondere Rolle nimmt dabei die intelligente Dokumentenverarbeitung ein. Sie ermöglicht es, nicht nur Informationen aus Dokumenten zu extrahieren, sondern diese auch zu analysieren und zu bewerten. Für die unternehmerische Praxis heißt das: effizientere und fundiertere Geschäftsentscheidungen.

Wir zeigen Ihnen, was ein Intelligent Document Processing Anbieter mitbringen sollte, damit Ihr Unternehmen in der digitalen Transformation den nächsten Schritt der Automatisierung wagt. Dabei zeigen wir auch, wie und in welchen Branchen Sie von der Technologie besonders profitieren.

Das Wichtigste in Kürze

  • Intelligent Document Processing Anbieter stellen eine Software zur Extraktion, Analyse und Auswertung von Dokumenten zur Verfügung.
  • Unternehmen arbeiten mit einer IDP-Software effizienter, fehlerfreier, kundenfreundlicher und wettbewerbsfähiger.
  • Konfuzio ist der ideale Intelligent Document Processing Anbieter für mittelständische und große Unternehmen, die täglich riesige Mengen an Dokumenten verarbeiten müssen. Testen Sie die Software jetzt kostenlos!
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Was ist Intelligent Document Processing?

Intelligent Document Processing (IDP) ist eine Technologie zur automatisierten, intelligenten Dokumentenverarbeitung. IDP nutzt maschinelles Lernen und Künstliche Intelligenz, um Informationen aus unterschiedlichen Arten von unstrukturierten Dokumenten zu extrahieren, in digitale Daten umzuwandeln und diese nach eigenen Kriterien auszuwerten.

Unternehmen und öffentliche Einrichtungen setzen die Technologie ein, um manuelle und zeitaufwändige Aufgaben zu automatisieren. Dazu gehören zum Beispiel die Extraktion von Daten in Rechnungen, Verträgen und Formularen. Dabei automatisiert IDP den Prozess nicht nur, sondern reduziert Fehler und – besonders wichtig – gewährt Firmen wertvolle Einblicke in ihre Daten. Anders gesagt: Intelligent Document Processing ermöglicht datengetriebene Geschäftsentscheidungen. Damit ist IDP ein leistungsstarkes Werkzeug zur Automatisierung von Dokumentenprozessen und zur Optimierung von Arbeitsabläufen. Es findet daher heute in verschiedenen Branchen Anwendung. Dazu gehören Finanzwesen, Gesundheitswesen, Logistik, Rechtswesen, Einzelhandel und Personalwesen.

Intelligent Document Processing vs. Robotic Processing Automation

IDP und Robotic Process Automation (RPA) sind zwei verschiedene Technologien, die Unternehmen nutzen, um Prozesse zu automatisieren und die Effizienz zu steigern. Intelligent Document Processing Anbieter konzentrieren sich auf die automatisierte Verarbeitung von Dokumenten. Sie verwenden maschinelles Lernen und KI, um Informationen aus verschiedenen Arten von Dokumenten zu extrahieren und in digitale Daten umzuwandeln. IDP ist besonders nützlich in Branchen, in denen die Verarbeitung von physischen Dokumenten eine große Rolle spielt.

Robotic Process Automation hingegen setzt Software-Roboter ein, um repetitive Aufgaben und Prozesse zu automatisieren.

Diese Roboter imitieren menschliche Aktivitäten, um Daten zu übertragen und Systeme zu bedienen. RPA ist vielseitig einsetzbar und besonders gängig in Branchen wie Kundendienst und Logistik. 

Der Hauptunterschied zwischen den beiden Technologien liegt in ihrem Anwendungsbereich. Während IDP sich auf die Verarbeitung komplexer Dokumente spezialisiert, ist RPA breiter einsetzbar. Aber: IDP geht im Prozess der Verarbeitung einen Schritt weiter. Es übernimmt nicht nur einfache, händische Aufgaben, sondern analysiert Daten und liefert so wichtige Erkenntnisse für Arbeitsabläufe und Geschäftsentscheidungen. Welche der beiden Technologien für Unternehmen die richtige ist, entscheiden die spezifischen Anforderungen und Ziele einer Automatisierung. In vielen Fällen arbeiten IDP und RPA zusammen, um komplexe Geschäftsprozesse zu optimieren.

Intelligent Document Processing vs. Optical Character Recognition

IDP und Optical Character Recognition (OCR) sind zwei Technologien zur Verarbeitung von Dokumenten. Im Gegensatz zu IDP konzentriert sich OCR hauptsächlich auf die Erkennung von gedrucktem und handgeschriebenem Text in Dokumenten und konvertiert diesen in ein maschinenlesbares Format. Es hat den Vorteil, dass es sehr präzise bei der Texterkennung ist, aber es kann die gewonnenen Informationen nicht – wie IDP – analysieren, interpretieren, auswerten und automatisiert an folgenden Workflows übergeben. Die Wahl zwischen den beiden hängt von den spezifischen Anforderungen und dem Verwendungszweck ab. Leistungsstarke Software verbindet OCR mit IDP, um eine umfassende Automatisierung von Prozessen zu ermöglichen.

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Intelligent Document Processing Benefits

IDP ermöglicht eine effiziente und präzise Verarbeitung von Dokumenten und trägt dazu bei, Geschäftsprozesse zu optimieren und die Kundenzufriedenheit zu steigern. Wie sehen die Intelligent Document Processing Benefits für Unternehmen dabei im Detail aus?

Intelligente Automatisierung von Aufgaben

IDP automatisiert manuelle Dokumentenverarbeitungsprozesse. Zum Beispiel extrahiert es relevante Informationen aus Rechnungen und überträgt diese in ein Buchhaltungssystem. Unternehmen sparen so Zeit und Aufwand für die manuelle Dateneingabe.

Praxisbeispiel

Ein Unternehmen erhält täglich Hunderte von Rechnungen. Ohne IDP müssten Mitarbeiter jede Rechnung manuell öffnen, die Daten heraussuchen und in ein Buchhaltungssystem eingeben. IDP erledigt diese Aufgaben automatisch. Das System öffnet die Rechnungen, extrahiert die erforderlichen Informationen wie Rechnungsbetrag, Rechnungsnummer und Zahlungsfrist und überträgt sie in die Buchhaltungssoftware. Dies spart nicht nur viel Zeit, sondern minimiert auch menschliche Fehler, die bei einer manuellen Dateneingabe auftreten.

Schnelligkeit

Intelligent Document Processing Companies verarbeiten Dokumente in Sekundenbruchteilen. Auf diese Weise verfügen Unternehmen und öffentliche Einrichtungen immer über aktuelle Informationen. Das ist insbesondere im Finanz- und Gesundheitswesen oft unverzichtbar.

Praxisbeispiel

In einem Krankenhaus, das Hunderte von Patienten pro Tag behandelt, sind schnelle Zugriffe auf Patientenakten von entscheidender Bedeutung. IDP durchsucht alle Dokumente, einschließlich Arztberichte, Laborergebnisse und medizinische Bilder, blitzschnell. Wenn ein Arzt beispielsweise dringend die Krankengeschichte eines Patienten benötigt, liefert IDP innerhalb von Sekunden relevante Informationen, was die Diagnose und Behandlung beschleunigt.

Präzision

Durch KI und maschinelles Lernen minimiert IDP Fehler bei der Dokumentenauswertung. Das ist vor allem in Branchen, in denen Details entscheiden, von enormer Wichtigkeit. Dazu zählt vor allem das Rechtswesen.

Praxisbeispiel

Ein Anwaltsbüro verwendet IDP, um Verträge zu prüfen. Das System extrahiert automatisch die Vertragsklauseln und überprüft sie auf Vollständigkeit. Wenn eine Klausel fehlt oder unvollständig ist, erkennt IDP dies. Das ermöglicht es den Anwälten, den Vertrag zu korrigieren, bevor er rechtsverbindlich wird, und minimiert somit das Risiko von rechtlichen Problemen und Streitigkeiten.

Skalierbarkeit

Intelligent Document Processing Vendors verarbeiten große Mengen von Dokumenten, ohne dass Unternehmen zusätzliche Personalkosten stemmen müssen. Dies ist besonders nützlich für Firmen, die mit hohen oder stark wechselnden Dokumentenaufkommen umgehen müssen.

Praxisbeispiel

Ein Versicherungsunternehmen, das eine hohe Anzahl von Schadensansprüchen bearbeiten muss, profitiert von IDP. Statt zusätzliches Personal einzustellen, um die Dokumentenflut zu bewältigen, setzt das Unternehmen IDP ein. Das System extrahiert relevante Informationen aus Schadensanträgen und legt sie in den richtigen Akten ab. Es spielt dabei keine Rolle, ob es sich um 100 oder 1.000 Anträge handelt. Ein Intelligent Document Processing Anbieter bewältigt die Arbeit effizient.

Bessere Datennutzung

IDP extrahiert nicht nur Informationen, sondern macht sie auch für Analysen verfügbar. Unternehmen sind so in der Lage, einen Mehrwert aus ihren Daten zu generieren, der ihnen ohne IDP verborgen bliebe oder nur mit viel Aufwand zu ermitteln wäre.

Praxisbeispiel

Ein Einzelhandelsunternehmen möchte seine Verkaufsprognosen verbessern. Mit IDP verarbeitet es alle Verträge und Bestellungen automatisch. Das System extrahiert Informationen zu Produkten, Preisen, Kunden und Bestellhistorie. In diesen Daten erkennt IDP Trends und erstellt darauf basierend genaue Umsatzprognosen. Aufgrund dieser präzisen Prognosen optimiert das Unternehmen seine Lagerbestände und stellt sicher, dass beliebte Produkte immer verfügbar sind.

Bessere Ressourcennutzung

Da Mitarbeiter weniger manuelle, repetitive Aufgaben übernehmen müssen, können sie sich auf strategische Aufgaben konzentrieren. Unternehmen sind so in der Lage, Mitarbeiter für komplexere Herausforderungen einzusetzen, deren Lösung einen höheren Mehrwert generiert.

Praxisbeispiel

In einer Personalabteilung bedeutet IDP eine erhebliche Zeitersparnis. Anstatt Stunden mit der manuellen Überprüfung von Bewerbungsunterlagen zu verbringen, analysiert eine Intelligent Document Processing Solution automatisch Lebensläufe und Bewerbungen. Sie extrahiert Informationen zu Qualifikationen, Berufserfahrung und Kontaktdaten der Bewerber. HR-Mitarbeiter konzentrieren sich so auf die Auswahl der besten Kandidaten und die Entwicklung von Personalstrategien.

Compliance

Intelligent Document Processing Anbieter gewährleisten die Einhaltung von Vorschriften und Richtlinien. Dazu überwacht eine Software zuvor festgelegte rechtliche Kriterien und dokumentiert die Verarbeitung von Dokumenten. Das ist vor allem in der Finanz- und Rechtsbranche von großer Bedeutung.

Praxisbeispiel

Ein Finanzinstitut muss sicherstellen, dass es keine Geldwäsche oder betrügerische Aktivitäten in seinen Transaktionen gibt. Mit IDP überprüft das Unternehmen alle Transaktionsdokumente automatisch. Das System extrahiert relevante Daten, wie Transaktionsbeträge und beteiligte Parteien, und gleicht sie mit einer Datenbank verdächtiger Aktivitäten ab. Stellt es Unregelmäßigkeiten fest, löst es Warnungen aus, so dass Compliance-Beauftragte eingreifen können.

Verbesserte Kundenerfahrung

Durch die schnelle Verarbeitung von Anfragen bieten Unternehmen ihren Kunden einen besseren Service. Das steigert die Kundenzufriedenheit und erhöht so die Kundenbindung. 

Praxisbeispiel

Ein Telekommunikationsanbieter möchte die Aktivierung neuer Verträge beschleunigen. IDP verarbeitet Verträge, Identitätsnachweise und Zahlungsinformationen automatisch. Es überprüft die Informationen und stellt sicher, dass sie vollständig und korrekt sind. Dies beschleunigt den gesamten Aktivierungsprozess, sodass Kunden schneller von ihren neuen Diensten profitieren.

Erfahren Sie jetzt, wie Ihr Business von einem Intelligent Document Processing Anbieter profitieren kann. Sprechen Sie mit einem unserer KI-Experten und lassen Sie sich unverbindlich beraten!

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Intelligent Document Processing Anbieter – Wie Sie die richtige Software finden

Um den richtigen Intelligent Document Processing Anbieter zu wählen, müssen sich Unternehmen vor allem ihrer eigenen Anforderungen und Ziele der Automatisierung bewusst sein. Um diese zu ermitteln, können sie zum Beispiel einen Anforderungsworkshop durchführen oder sich von Intelligent Document Processing Companies beraten lassen. Grundsätzlich sind die folgenden Kriterien relevant, um die richtige Software für Ihre individuellen Anforderungen zu finden:

Funktionalität und Anpassungsfähigkeit

Die IDP-Lösung sollte nicht nur in der Lage sein, verschiedene Arten von Dokumenten zu verarbeiten, sondern auch spezifische Anforderungen der jeweiligen Branche erfüllen. Zum Beispiel benötigt ein Finanzdienstleister eine IDP-Software, die eine Funktion bietet, komplexe Finanzberichte zu analysieren und Transaktionsdaten zu extrahieren. Nur wenn die Software diese entsprechende Anforderung bietet und flexibel ist, können Unternehmen die Lösung an ihren Workflow und an ihre individuellen Bedürfnisse anpassen.

Präzision

Die Genauigkeit einer IDP-Lösung ist entscheidend, um Fehler in der Dokumentenverarbeitung zu minimieren. Ein leistungsstarker Intelligent Document Processing Anbieter sollte dafür fortgeschrittene Technologien wie maschinelles Lernen, neuronale Netze, natürliche Sprachverarbeitung (NLP) und Computer Vision einsetzen. Nur so ist eine Software in der Lage, Informationen mit einer hohen Genauigkeit zu extrahieren und zu klassifizieren. Unternehmen sollten dafür Beispiele der Software prüfen, in denen sie komplexe Dokumente erfolgreich verarbeitet hat.

Skalierbarkeit

Ein überzeugender Intelligent Document Processing Anbieter sollte in der Lage sein, mit einem einem steigenden Dokumentenaufkommen problemlos umzugehen. Nur so stellen Unternehmen sicher, dass sie mit einem – möglicherweise schnellen – Wachstum nach wie vor Dokumente effizient verarbeiten. Dabei sollte die Lösung mit steigender Zahl der Dokumente weder merklich langsamer arbeiten noch Unternehmen einen Mehraufwand bereiten. Eine Cloud oder leistungsfähige Server sind in der Regel in der Lage, diese Skalierbarkeit zu gewährleisten.

Integration

Unternehmen müssen den Intelligent Document Processing Anbieter nahtlos in ihre bestehenden IT-Systeme integrieren können. Nur so stellen sie einen reibungslosen Datenfluss sicher. Dies erfordert gut dokumentierte Schnittstellen und die Fähigkeit, mit verschiedenen Dateiformaten und Protokollen umzugehen. Intelligent Document Processing Vendors sollten dafür Erfahrung in der Integration von IDP in verschiedene Umgebungen haben und eine Unterstützung bieten.

Datenvalidierung und Sicherheit

Die IDP-Lösung sollte über Mechanismen zur Datenvalidierung und -prüfung verfügen, um sicherzustellen, dass die extrahierten Informationen korrekt sind. Sie sollte daher beispielsweise die Daten mit externen Quellen abgleichen oder Regeln zur Validierungsprüfung aufstellen und nutzen. Zudem ist eine robuste Sicherheitsarchitektur erforderlich, um vertrauliche Daten zu schützen. Dafür sollte ein Intelligent Document Processing Anbieter Sicherheitszertifikate und Konformität mit Datenschutzbestimmungen nachweisen.

Support und Schulung

Ein effizienter technischer Support ist entscheidend, um Probleme schnell zu lösen und einen reibungslosen Betrieb der IDP-Lösung sicherzustellen. Intelligent Document Processing Companies sollten daher Supportkanäle wie Telefon, E-Mail und Chat anbieten. Ist die Software kompliziert und nicht ohne eine Lernphase bedienbar, sollte der Anbieter Schulungen anbieten, um sicherzustellen, dass Unternehmen die Lösung effektiv nutzen können.

Kosten und ROI

Unternehmen sollten die Gesamtkosten der IDP-Lösung bewerten, einschließlich Lizenzgebühren, Implementierungskosten und laufender Betriebskosten. Es ist wichtig, den erwarteten Return on Investment (ROI) zu berücksichtigen. Auf diese Weise vergewissern sie sich, dass die Lösung wirtschaftlich rentabel ist. Um das zu berechnen, sollten Unternehmen Kriterien wie Kostenersparnisse, Fehlerreduktion und verbesserte Prozessdurchlaufzeiten berücksichtigen.

Referenzen 

Ein überzeugender Intelligent Document Processing Anbieter sollte Referenzen aus ähnlichen Implementierungen in anderen Unternehmen vorweisen. Diese Referenzen bieten Einblicke in die Leistungsfähigkeit der Lösung und die Erfahrung des Anbieters. Zudem sollten Unternehmen nach Kundenfeedback und Fallstudien fragen, um eine fundierte Entscheidung zu treffen.

5 Intelligent Document Processing Anbieter im Check

Sind die Anforderungen für die Automatisierung geklärt und haben Unternehmen die relevanten Kriterien für die Anbieterwahl verinnerlicht, können sie verschiedene Lösungen unter die Lupe nehmen. Wir werfen einen Blick auf 4 Intelligent Document Processing Anbieter, die sich eher für kleinere Unternehmen eignen:

AnbieterKurzvorstellungVorteileNachteile
UiPathUiPath bietet eine benutzerfreundliche Plattform für RPA und Document Processing. Die Software ermöglicht die Extraktion von Daten aus Dokumenten und eine effiziente Prozessautomatisierung.– Benutzerfreundliche Schnittstelle

– Große Entwickler-Community
– Preis recht hoch

– Für sehr komplexe Anforderungen möglicherweise nicht geeignet
KofaxKofax bietet Lösungen für die intelligente Datenerfassung, das Dokumentenmanagement und eine Workflow-Automatisierung. Der Anbieter ist auf die Extraktion von Daten aus Dokumenten spezialisiert.– prazise Datenextraktionstechnologie

– skalierbar für kleine Unternehmen
– möglicherweise höhere Kosten für volle Funktionalität

-Benutzerfreundlichkeit variiert
GrooperGrooper ist auf die automatisierte Erfassung und Verarbeitung von Dokumenten spezialisiert. Der Intelligent Document Processing Anbieter verfügt über Funktionen zur Datenextraktion und Workflow-Automatisierung.– flexible Konfigurationsmöglichkeiten

– gut geeignet für unstrukturierte Dokumente
– wenig benutzerfreundlich

– nicht allzu viele Integrationsoptionen
Nintex RPANintex RPA ist eine RPA-Plattform, die auch Dokumentenautomatisierungsfunktionen bietet. Sie ermöglicht die Extraktion von Daten aus Dokumenten und die Automatisierung von Workflows.– integrierte RPA- und Dokumentenfunktionalität

– benutzerfreundliche Schnittstelle
– möglicherweise begrenzte Dokumententypen

– Funktionsumfang nicht so groß wie bei Anbietern für große Unternehmen

Konfuzio als leistungsstarker Intelligent Document Processing Anbieter für große Unternehmen

Konfuzio ist eine hochspezialisierte Lösung für die Verarbeitung, Extraktion und Analyse von Dokumenten. Über eine fortschrittliche künstliche Intelligenz ermöglicht es dieser Intelligent Document Processing Anbieter, große Mengen an Dokumenten präzise und effizient zu bearbeiten.

Konfuzio eignet sich daher vor allem für mittelständische und große Unternehmen, die täglich ein enormes Aufkommen von Dokumenten bewältigen müssen.

Um auch aus riesigen Datenmengen fundierte Geschäftsentscheidungen abzuleiten, verfügt Konfuzio beispielsweise über vortrainierte Kategorisierungsmodelle, Algorithmen zur Dateiaufteilung und eine hybride Extraktions-KI, die Unternehmen für jeden einzelnen Anwendungsfall individuell abstimmen können.

Für die Praxis heißt das: Unternehmen automatisieren mit Konfuzio umfassende tägliche Arbeitsschritte. Auf diese Weise optimieren sie ihre Prozesse, senken die Fehlerquote und treffen fundierte Entscheidungen. Das macht Unternehmen flexibler, skalierbarer, kundenfreundlicher und somit wettbewerbsfähiger.

Erfahren Sie jetzt mehr, wie Konfuzio auch Ihr Business unterstützt. Sprechen Sie dafür mit einem unserer KI-Experten!

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