Offener Laptop, auf Bildschirm ist HTML Code zu sehen

Die beste IDP Software für effektives Dokumentenmanagement

Janina Horn

Eine IDP Software ist für Unternehmen wichtig, die große Mengen von teilweise unstrukturierten Dokumenten in kurzer Zeit verarbeiten müssen.

Durch die Automatisierung der Dokumentenverarbeitung können Unternehmen effizient arbeiten, Fehler reduzieren, Kosten sparen und gesetzliche Vorgaben einhalten.

Achtung: Verwechseln Sie die Intelligent Document Processing Software nicht mit dem Identity Provider. Beide haben die Abkürzung IDP, meinen aber etwas vollkommen unterschiedliches!

Was Sie von einer IDP-Software erwarten können und wie diese Ihr Unternehmen optimieren kann, erfahren Sie in diesem Artikel.

Aufgeklappter Laptop mit Kaffeetasse und Pflanze im Hintergrund

Was ist eine Intelligent Document Processing Software?

Eine IDP Software ist für Unternehmen wichtig, die große Mengen von teilweise unstrukturierten Dokumenten in kurzer Zeit verarbeiten müssen.

Dabei greift eine IDP Software auf folgende Anwendungen zurück:

  • Maschinelles Lernen
  • Maschinelles Sehen 
  • Natürliche Sprachverarbeitung (NLP & NLU)
  • Optische Zeichenerkennung (OCR)
  • Computer Vision
  • Geräte zur Dokumentenerfassung

Mit einer Intelligent Document Processing Software können Sie Informationen aus Ihren Dokumenten extrahieren und diese analysieren. Die Software ist dabei branchenunabhängig einsetzbar, z. B.:

  • Gesundheitswesen
  • Banken und Versicherungen
  • Öffentlicher Sektor
  • Juristische Einrichtungen
Kasten grün mit "VS" und unten Konfuzio Logo

Intelligente Dokumentenverarbeitung vs. OCR

Die Intelligent Document Processing Software ist die Weiterentwicklung der OCR Software. 

Eine OCR Software wandelt Bilder und Dokumente in Text um. Mit der IDP-Technologie können Daten aus Dokumenten identifiziert, kategorisiert, extrahiert, strukturiert und validiert werden.

Dazu werden verschiedene technische Verfahren, wie z. B. NLP, OCR Deep Learning, KI und robotergestützte Prozessautomatisierung (RPA) genutzt.

Die IDP Software dient dazu, die OCR Software zu ergänzen, damit Sie Dokumenteninhalte noch umfassender und einfacher nutzen können.

Vorteile der IDP Software für Ihr Unternehmen

Viele Unternehmen verarbeiten ihre Dokumente mit veralteten Methoden und manuellem Arbeitsaufwand. Dabei sind die Prozesse weder effizient noch fehlerfrei.

Nutzen Sie für sich oder Ihre Kunden und Nutzer stattdessen eine Software zur Dokumentenverwaltung, profitieren Sie von diesen Vorteilen:

  • Kosteneinsparungen durch drastische Kostensenkung bei der Verarbeitung großer Datenmengen
  • Höhere durchgehende Datenverarbeitung (DDV): Geringere Notwendigkeit für hochqualifiziertes Fachpersonal, Dokumente manuell zu bearbeiten
  • Benutzerfreundlichkeit durch schnelle Einrichtung und Automatisierung von Prozessen
  • Prozesseffizienz durch End-to-End-Automatisierung von dokumentenzentrierten Prozessen
  • Erhöhung der Genauigkeit: Sofortige signifikante Erhöhungen der Datengenauigkeit durch die Verwendung von KI
  • Stärkung der strategischen Ziele durch automatisierte Datenverarbeitung führt zur Verbesserung des Kundenerlebnisses.

So machen Sie die Dokumentenverwaltung leicht und effizient. Sie sparen dabei nicht nur Geld, sondern verbessern auch die Mitarbeiter- und Kundenzufriedenheit.

Hand tippt auf Tastatur, Bildaufschrift "IDP Software" und "Beispiele"

IDP Softwarelösung: Beispiele für die Anwendung  

IDP kann in jeder Branche eingesetzt werden. Je nach Branche unterscheiden sich die Anwendungsfälle. 

Interessieren Sie sich für den Einsatz einer IDP Software, können Ihnen folgende Beispiele als Inspiration dafür dienen, wie Sie diese in Ihrem Unternehmen einsetzen können:

  • Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung durch Kategorisieren und Extrahieren der Daten, z. B. durch RPA
  • Digitale Dokumentenarchivierung
  • Bearbeitung von Versicherungsansprüchen, sog. Schadenmanagement
  • Aufdeckung von Betrug
  • Fallüberprüfungen
  • Vertragsverwaltung
  • Bearbeitung von Hypothekendarlehensanträgen
  • Kundeneinführung (Onboarding)
  • Automatisierung von Cashback- und Treuekampagnen

Wo Sie die Software noch einsetzen können, müssen Sie immer individuell auf Basis Ihres Unternehmens und Ihren Anforderungen entscheiden.

Konfuzio Logo auf grünem Hintergrund und drei weitere Bilder zum Thema IDP Software

IDP Software in der Praxis: Konfuzio

Konfuzio bietet eine IDP Software mit KI-basierter OCR für alle Dokumententypen an. 

Dabei liegt der Fokus auf einer schnellen und verlässlichen Auslese, Kategorisierung und Verarbeitung in verschiedenen Sprachen, um so die Optimierung daten- und dokumentenbezogener Prozesse zu ermöglichen.

Der Anbieter richtet sich dabei an Unternehmen aller Größen, besonders jedoch an Systemhäuser, Beratungen und große Unternehmen.

Typische Dokumente für die Anwendungsfälle sind z. B.:

Durch die Hybrid AI bestehend aus der hybriden Nutzung verschiedener KI-Technologien kann Konfuzio den kompletten Kontext eines Dokuments fachlich sofort erschließen. So können KI-Investitionen minimiert und KI-Projekte deutlich standardisiert werden.

Die intelligente Dokumentenverarbeitung (IDP) kann durch diverse Integrationen in bestehende Prozesse eingebunden werden. Das hat folgende Vorteile:

  • Schnelle und einfache Einrichtung
  • Senkung der Verarbeitungskosten
  • Geeignet für Geschäftsanwender
  • Automatisierung in allen Unternehmensbereichen
  • Anpassungen durch Entwickler
  • Verarbeitung beliebiger Dokumente  

Funktionen der intelligenten Dokumentenverarbeitung

Die Software von Konfuzio hilft Unternehmen bei der Dokumentenverwaltung, der Optimierung von Geschäftsprozessen und der Verbesserung der Arbeitsabläufe.

So können Unternehmen selbst oder deren Kunden und Nutzer ganzheitlich unterstützt werden:

  • Intelligent Document Processing für die automatisierte Dokumentenverarbeitung
  • Input Management: Verarbeitung Ihrer Post und des E-Mail Eingangs inklusive der automatischen Extraktion von Daten aus PDF, Bild, Word, PowerPoint und Excel Dokumenten wie Rechnungen, Frachtbriefen, Verträgen und Systemberichten
  • Automatisch kategorisierte Ablage dank Dokumentenklassifikation
  • E-Mails mit Anhängen: Extraktion von E-Mail-Daten wie Bestellungen, Lead-Benachrichtigungen, Systemwarnungen und Reisebestätigungen
  • API & SDK-Entwicklung: Umfangreicher Zugang für Entwickler zum Webinterface und der Dokumenten-KI. Mit dem KI- und UI-Modul können Sie eigene Dokumenten-Workflows besonders individuell umsetzen.
  • Vorbereitung für DMS/ECM und Dokumenten-Archiv: Automatische Aufbereitung und Korrektur durch die Kategorisierung, Zuordnung und Ablage im Dokumentenarchiv. Gesicherte und qualitative Erfassung von Indexwerten und Suchfiltern.
  • Ausgefeilte Indexierungs- und Suchfunktionen zum einfachen automatischen Speichern, Verarbeiten und Abrufen von Dokumenten

Sie können die KI-Software von Konfuzio per Webbrowser und REST API nutzen und die Formate PDF, TIF, PNG, JPG, JPEG und E-Mails verarbeiten.

Die leistungsstarke Lösung ist sowohl in der Cloud und On-Premises umsetzbar.

Ein besonderes Highlight ist das Python SDK, mit dem Sie die KI dank dem OCR SDK für besondere Dokumententypen trainieren und ihre Anwendung weiter individualisieren können. 

Integrationen

Wollen Sie Ihr Unternehmen ganzheitlich automatisieren, sollten Sie auch Wert darauf legen, mit welchen weiteren Programmen die Anwendung von Konfuzio kompatibel ist. 

Im Bereich “Integrationen” bietet Konfuzio z. B. folgende Möglichkeiten:

  • REST API
  • Google Docs
  • Microsoft Teams
  • Microsoft Excel Power Query
  • Airtable
  • Zahlreiche weitere RPA, ERP oder CRM Systeme

Konfuzio bietet eine IDP Software, die Sie einfach integrieren und schnell einsetzen können. Die Möglichkeiten sind dabei grenzenlos, da Sie die KI trainieren und weiterentwickeln können. So wird die IDP Software genutzt, um die Effizienz der Dokumentenverarbeitung und damit des ganzen Unternehmens zu steigern.

Fazit: Automatisieren Sie Ihr Unternehmen mit IDP!

Eine IDP Software optimiert Ihre Dokumentenverarbeitung jenseits der reinen OCR Software.

Welche Vorteile hat eine IDP Software?

Mit dem Einsatz einer IDP Software sparen Sie Geld, erhöhen die Datenverarbeitung und deren Genauigkeit und sorgen für ein verbessertes Kundenerlebnis.

Unternehmen welcher Branchen profitieren von einer IDP Software?

Unternehmen aller Branchen können die IDP Software nutzen, z. B. Gesundheitswesen, öffentliche Verwaltung, Versicherungen, Banken uvm.

Wo können Sie die IDP Software konkret einsetzen?

Konkrete Beispiele für den Einsatz einer IDP Software sind das Flottenmanagement per Fahrzeugschein Scan, die Auslagenerstattung per Scan von Quittungen und Belegen oder die Bearbeitung von Versicherungsansprüchen.

Meiner Meinung nach ist eine IDP Software für alle Unternehmen Pflicht, die mit einer hohen Menge an Datenverarbeitung zu tun haben und erfolgreich und effizient arbeiten wollen. 

Was halten Sie von IDP Software? Nutzen Sie sie bereits? Schreiben Sie mir Ihre Meinung zu diesem Thema gerne in die Kommentare!

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