IDP Software in der modernen Dokumentenverarbeitung

Dokumente sind die wichtigsten und zugleich häufigsten Informationsträger in Unternehmen. Allerdings ist die effiziente Verwaltung und Verarbeitung der enthaltenen Daten essenziell. Eine Schlüsselrolle spielt dabei sogenannte IDP Software. Diese Lösung zur intelligenten Dokumentenverarbeitung (IDP) hilft dabei, Informationsprozesse zu automatisieren und einen gewinnbringenden Wert aus den enthaltenen Daten zu ziehen.

In diesem Blogpost erfahren Sie mehr über die Vorteile, Funktionen und Anwendungen von Intelligent Document Processing Software, warum sie für moderne Unternehmen unverzichtbar ist und wie Sie die passende Lösung auswählen können.

Was ist Intelligent Document Processing?

Intelligent Document Processing (IDP), zu deutsch intelligente Dokumentenverarbeitung, ist eine Form der Automatisierung, die sich fortschrittliche Technologien zunutze macht, um Anwender bei der Analyse und Organisation von Dokumenten zu unterstützen. Dabei kommen Algorithmen der Künstlichen Intelligenz und des maschinellen Lernens zum Einsatz, die eine flexible Erkennung von Datenfeldern und die Extraktion von Informationen aus unstrukturierten Daten optimieren.

Ziel ist letztlich sowohl die Entlastung bei Routineaufgaben als auch die Gewinnung einer strukturierten, hochqualitativen Datenbasis. Das Endprodukt der eingesetzten Technologien wird auch IDP Software genannt und bringt neueste KI-Innovationen in schnellen, iterativen Entwicklungsprozessen zur Marktreife.

IDP Software setzt Künstliche Intelligenz genau dort ein, wo bislang manuelle Prozesse einen hohen informativen Gehalt haben.

Vorteile von IDP für Unternehmen

Klassische Dokumentenverarbeitung ist durch einen hohen Zeitaufwand und eine hohe Fehlerquote geprägt. Das kostet viele Ressourcen, während die optimale Nutzung von Informationen auf der Strecke bleibt. Unternehmen, die stattdessen IDP Software einsetzen, profitieren von folgenden Vorteilen:

• Effizienzsteigerung durch eine Kostensenkung bei der Verarbeitung großer Datenmengen
• Erhöhung der Datenqualität – Signifikante Verbesserung der Datengenauigkeit und -integrität durch die Verwendung von KI
• Durchgehende Datenverarbeitung (DDV) – Geringere Notwendigkeit für hochqualifiziertes Fachpersonal, Dokumente manuell zu bearbeiten
• Benutzerfreundlichkeit durch schnelle Einrichtung und Automatisierung von Prozessen sowie die Verfügbarkeit eines angepassten Interfaces
• Nahtlose Integration durch Schnittstellenanbindung und End-to-End-Automatisierung der Dokumentenverarbeitung
• Stärkung der strategischen Ziele durch die optimierte Nutzung von Informationen und Ressourcen

IDP Software verwendet eine Kombination aus nutzer- und datenzentrierten Ansätzen, um Geschäftsabläufe sowie die Einblicke in diese nachhaltig zu verbessern.

Grundlegende Funktionalitäten und Ablauf

Das manuelle Auslesen von Dokumenten in Unternehmen gestaltet sich zwar in der Regel als homogener Prozess. Bei der maschinellen Dokumentenverarbeitung sind jedoch verschiedene Einzelschritte notwendig, um eine nahezu vollständige Automatisierung zu ermöglichen. Demnach haben IDP Plattformen und entsprechende Software bestimmte Funktionalitäten, die sich an der jeweiligen Dimension der Verarbeitung von Daten orientieren. Durch die prozessuale Verkettung der einzelnen Standardfunktionen ergibt sich ein typischer weitverbreiteter Standardprozess, in dem Daten aus Dokumenten gezielt extrahiert und weiterverarbeitet werden:

1. Klassifikation

Die Software nutzt maschinelles Lernen, um verschiedene Arten von Dokumenten automatisch zu erkennen und zu klassifizieren. Algorithmen analysieren die Dokumente, identifizieren Muster und kategorisieren sie entsprechend. Dies ermöglicht eine schnelle und präzise Zuordnung von Dokumentenarten wie Rechnungen, Verträgen oder E-Mails.

2. Texterkennung und Datenextraktion

Nach der Klassifikation extrahiert die Software relevante Daten aus den Dokumenten. Hier kommt OCR Technologie (Optical Character Recognition) zum Einsatz, die es ermöglicht, Text aus gescannten Dokumenten und Bildern zu erkennen und in bearbeitbaren Text umzuwandeln. Zusätzlich nutzen fortschrittliche Extraktionsalgorithmen maschinelles Lernen, um Informationen wie Zahlen, Namen und andere wichtige Datenpunkte präzise zu identifizieren und zu extrahieren.

3. Datenexport

Die extrahierten Daten werden schließlich in ein maschinenlesbares Format exportiert, das in bestehende Systeme oder Prozesse integriert werden kann. Das betrifft z. B. CSV, JSON oder andere strukturierte Datenformate. Durch die Integration mit bestehender Software lassen sich die Daten aus der IDP Plattform nahtlos weiterverarbeiten und für datenbasierte Entscheidungen und Analysen nutzen.

Integrierte KI-Technologien

Um die dargestellten Schritte der intelligenten Dokumentenverarbeitung zu ermöglichen, kommen verschiedene hoch spezialisierte Technologien zum Einsatz. Mit dem Unterschied zu klassischer OCR Software handelt es sich nicht um rein regelbasierte Ansätze der Automatisierung. Stattdessen sorgt die Integration von Künstlicher Intelligenz für die Bewältigung von Abweichungen und somit auch für eine flexiblere und ressourcenschonende Erkennung von Daten in Dokumenten.

Machine Learning

Dieser besonders wichtige Teilbereich von Künstlicher Intelligenz zeichnet sich durch die Analyse von Daten und die Erkennung enthaltener Muster aus. Die daraus abgeleiteten Regeln lassen sich auf bis dahin unbekannte Datenpunkte anwenden, sodass Klassifizierungen und Prognosen möglich sind. Menschliche Korrekturen erlauben es einer IDP Software zudem, die Genauigkeit kontinuierlich zu verbessern.

Optical Character Recognition (OCR)

KI-basierte OCR-Technologie wandelt gescannte Bilder der Dokumente in bearbeitbaren und durchsuchbaren Text um. Moderne OCR Software ist in der Lage, auch handgeschriebene Texte und ausgefallene Schriftarten zu erkennen, was die Anwendbarkeit der Datenextraktion erheblich verbessert. Im Vergleich dazu ist klassische OCR durch einen hohen Einrichtungsaufwand und manuelle Regelsätze geprägt.

Natürliche Sprachverarbeitung (NLP)

NLP-Algorithmen helfen bei der Analyse und Interpretation von Texten in den Dokumenten. Sie können Kontext verstehen, Synonyme erkennen und die Bedeutung von Sätzen analysieren, um die relevanten Datenpunkte präzise zu extrahieren. Im Vordergrund stehen mittlerweile sogenannte große Sprachmodelle (LLMs), die ein besonders großes Kontextverständnis innehaben und seit einiger Zeit auch zur Verarbeitung multimodaler Inhalte fähig sind.

Beispiele für die Anwendung  

In jeder Branche können Unternehmen IDP Software einsetzen, um Daten aus Dokumenten verschiedenster Art zu verarbeiten. Für besonders gängige Formate gibt es oft bereits vorgefertigte Modelle; je nach Grad der Individualität variiert jedoch der Anpassungsaufwand, der bis zum erfolgreichen Einsatz erbracht werden muss. 

Die intelligente Dokumentenverarbeitung ist oft nur der Startpunkt für tiefergehende Datenanalysen, die durch IDP Software möglich werden. Typische Anwendungsbeispiele sind zum Beispiel:

• Kategorisierung und Extraktion von Daten
• digitale Dokumentenarchivierung
• Schadenmanagement
• Intelligente Betrugserkennung
• Untersuchung von Fällen
• Vertragsverwaltung und -Verarbeitung
• Bearbeitung von Hypothekendarlehensanträgen, Kundeneinführung sowie Automatisierung von Cashback- und Treueprogrammen. 

Intelligente Dokumentenverarbeitung ist die Grundlage für den souveränen Umgang mit Informationen in allen erdenklichen Unternehmensbereichen.

Auswahl einer individuellen Lösung

Bei der Auswahl einer IDP Softwarelösung sollten Unternehmen folgende Faktoren berücksichtigen:

• Kompatibilität – Die Software sollte mit den bestehenden Systemen und Plattformen kompatibel sein.
• Benutzerfreundlichkeit – Eine intuitive Benutzeroberfläche erleichtert die Implementierung und Nutzung – besonders bei der Validierung von Daten.
• Skalierbarkeit – Die Lösung sollte mit dem Wachstum des Unternehmens vereinbar sein und sich zudem an eine dynamische Lastspitze anpassen können.
• Support und Schulung – Anbieter sollten umfassenden Support oder Schulungen anbieten, um eine erfolgreiche Implementierung zu gewährleisten.
• Datenschutz und Sicherheit – Auch bei der intelligenten Dokumentenverarbeitung müssen rechtliche Vorschriften und interne Compliance gewahrt bleiben. Das betrifft in Deutschland insbesondere die DSGVO.

Bei der systematischen Bewertung einer IDP Software sollten Unternehmen sich einige wichtige Fragen stellen:

Frage 1: Ist die Lösung leistungsstark genug?

Die IDP Plattform muss in der Lage sein, effektive Technologien zu nutzen, um mit den alltäglichen und realen Herausforderungen der Dokumentenverarbeitung umzugehen.

• Wird die Anwendung durch leistungsstarke KI-Technologien angetrieben, so dass sie automatisch aus den verarbeitenden Dokumenten lernt und sich verbessert?
• Kann sie sowohl maschinen- als auch handgeschriebenen Text erfassen und ressourcenschonend verarbeiten?
• Kann die Lösung strukturierte, semi-strukturierte und auch komplett unstrukturierte Dokumente erfassen und verarbeiten, d. h. versteht die Lösung den Kontext in den Dokumenten?
• Kann die Lösung auch Formate mit schwacher Bildqualität verarbeiten und gleichzeitig eine Qualitätsverbesserung vornehmen?

Frage 2: Kann sie in die bestehende Infrastruktur integriert werden?

Dieser Faktor hängt stark von den bestehenden Legacy-Systemen ab. Eine IDP Software sollte sich ohne grundlegende Umstellung eingliedern lassen, was ihr einige Integrationsfähigkeiten abverlangt.

• Lässt sich die Lösung in einer Cloud-Umgebung betreiben?
• Gibt es eine flexible Programmierschnittstelle (REST-API)?
• Ist sie mit anderen Business-Technologien wie RPA kompatibel?
• Eignet sie sich für die Besonderheiten der individuellen Branche?

Frage 3: Ist ein intuitives User Interface vorhanden?

Es ist notwendig, dass die IDP Software auch eine ausreichende Bandbreite nutzerzentrierter Ansätze anbietet, die eine alltägliche Handhabung erleichtern.

• Ist die Plattform für Mitarbeiter ohne technisches Vorwissen zu bedienen?
• Lassen sich Anpassungen nach dem No-Code-Prinzip vornehmen?
• Lassen sich manuelle Validierungen vornehmen und wie zugänglich ist das zugehörige Interface?
• Können neue Anwendungsfälle bei Bedarf ohne Hilfe erstellt werden?

Frage 4: Welche Vision hat der IDP-Lösungsanbieter?

Entscheidend bei der Auswahl einer aktuellen Technologie wie IDP ist, einen zuverlässigen Anbieter zu finden, mit dem man eine dauerhafte Zusammenarbeit eingehen kann.

• Gibt es laufenden Support und Produkt-Updates? 
• Gibt es eine detaillierte Produkt-Roadmap? 
• Erfolgen Erweiterungen der Produkt-Funktionalitäten? 
• Welche Art von Ökosystem unterstützt die Lösung? Wie sieht der Kundendienst des Lösungsanbieters aus?

Frage 5: Bringt die Plattform wirtschaftlichen Mehrwert?

Nicht zuletzt muss die individuelle Herangehensweise an intelligente Dokumentenverarbeitung auch mit den jeweiligen Geschäftszielen vereinbar sein.

• Kann das Unternehmen durch die Lösung wachsen? 
• Ist sie leicht skalierbar? 
• Ermöglicht sie ein effizienteres Straight-Through-Processing? 
• Kann sie die Produktivität steigern? 
• Können End-to-End-Automatisierungen mit der Plattform durchgeführt werden?

Zusammenfassung: Die Eigenschaften, auf die es ankommt

1. Die flexible Fähigkeit, strukturierte und unstrukturierte Daten aus jeglichen Dokumenten zu erfassen, zu klassifizieren und zu extrahieren
2. Eine cloud-basierte, schnell skalierbare Lösung
3. Einfache Integration und Kompatibilität mit bestehender Software
4. Branchenspezifisch und intuitiv zu bedienen
5. Ein erfahrenes, zukunftsorientiertes Team hinter der IDP-Lösung

Nun wissen Sie, worauf es bei der Auswahl einer IDP Plattform ankommt. Wie so etwas in der Praxis aussehen kann, erfahren Sie im nächsten Kapitel.

Intelligent Document Processing in der Praxis: Konfuzio

Konfuzio ist eine deutsche IDP Software, die seit Jahren neue Branchenstandards hinsichtlich Geschwindigkeit, Sicherheit und Präzision setzt. Durch die Einhaltung hiesiger Datenschutzstandards und den hochgradig individuellen Betrieb in der Cloud oder auf eigenen Servern ist sie branchenübergreifend die erste Wahl unzähliger Firmenkunden. Dabei führt die Kombination aus einer breiten Palette an standardisierten Funktionen und engem, individuellen Support zu maßgeschneiderten Lösungen, die anderswo unerreicht bleiben.

Funktionen der intelligenten Dokumentenverarbeitung

Konfuzio hilft Unternehmen bei der Dokumentenverwaltung, der Optimierung von Geschäftsprozessen und der Verbesserung der Arbeitsabläufe.

Von diesen Funktionen profitieren Unternehmen direkt – oder auch deren Kunden:

• Intelligent Document Processing für die automatisierte Dokumentenverarbeitung
• Input Management: Verarbeitung Ihrer Post und des E-Mail Eingangs inklusive der automatischen Extraktion von Daten aus PDF, Bild, Word, PowerPoint und Excel Dokumenten wie Rechnungen, Frachtbriefen, Verträgen und Systemberichten
• Automatisch kategorisierte Ablage dank Dokumentenklassifikation
• E-Mails mit Anhängen – Extraktion von E-Mail-Daten wie Bestellungen, Lead-Benachrichtigungen, Systemwarnungen und Reisebestätigungen
• API & SDK-Entwicklung – Umfangreicher Zugang für Entwickler zum Webinterface und der Dokumenten-KI. Mit dem KI- und UI-Modul können Sie eigene Dokumenten-Workflows besonders individuell umsetzen.
• Vorbereitung für DMS/ECM und Dokumenten-Archiv – Automatische Aufbereitung und Korrektur durch die Kategorisierung, Zuordnung und Ablage im Dokumentenarchiv. Gesicherte und qualitative Erfassung von Indexwerten und Suchfiltern.
• Ausgefeilte Indexierungs- und Suchfunktionen zum einfachen automatischen Speichern, Verarbeiten und Abrufen von Dokumenten

Sie können die KI-Software von Konfuzio per Webbrowser und REST API nutzen und die Formate PDF, TIF, PNG, JPG, JPEG und E-Mails verarbeiten.

Konfuzio ist sowohl in der Cloud als auch On-Premises nutzbar.

Ein besonderes Highlight ist das Python SDK, mit dem Sie die KI für besondere Dokumententypen trainieren und ihre Anwendung weiter individualisieren können.

Integrationen

Damit die Implementierung in Ihre Infrastruktur gelingt, ist Konfuzio mit einer ganzen Reihe von Fremdanwendungen integrierbar. Das betrifft z. B.:

• SAP
• Excel
• Zapier
• UIPath
• M-Files
• Power Automate
• Keycloak
• Make
• Zahlreiche weitere RPA, ERP, CRM oder individuelle Systeme

Mehr über Integrationen erfahren

Konfuzio bietet eine IDP Software, die Sie einfach integrieren und schnell einsetzen können. Die Möglichkeiten sind dabei vielfältig, da Sie die KI individuell trainieren und weiterentwickeln können. So gelingt eine deutlich verbesserte Effizienz der Dokumentenverarbeitung und damit des ganzen Unternehmens.

Konfuzio im Check: Ist die IDP Plattform geeignet?

Folgende Punkte sind – wie oben bereits aufgeführt – Eigenschaften einer guten IDP-Plattform:

1. Flexibilität 
2. Cloud-Basis und schnelle Skalierbarkeit
3. Einfache Integration in bestehende Systeme
4. Intuitive Benutzeroberfläche
5. Erfahrener, zukunftsorientierter Support

Wollen Sie nun herausfinden, ob Konfuzio die Anforderungen erfüllt, können die Kriterien folgendermaßen erfüllt werden:

• Flexibilität – Ja, durch lernfähige KI und Python SDK, die sowohl für strukturierte als auch unstrukturierte Dokumente geeignet ist
• Cloud-Basis und Skalierbarkeit – Ja und ja
• Einfache Integration – Gegeben, große Auswahl, z. B. REST API, Google Docs, Microsoft-Anwendungen und weitere RPA, ERP und CRM Systeme
• Intuitive Benutzeroberfläche – Ja, durch zahlreiche Möglichkeiten zur individuellen Anpassung der Anwendung sowie das Document Validation UI
• Support – Erfahren (seit 2016) und zukunftsorientiert durch ständige Weiterentwicklung der Anwendung

Fazit

Durch Intelligent Document Processing (IDP) können Unternehmen ihre Effizienz steigern und die Genauigkeit ihrer Dokumentenverarbeitung erheblich verbessern. Die eingesetzte Automatisierung geht inzwischen weit über reine Optical Character Recognition hinaus und bedient sich modernster KI-Technologien in den Bereichen Machine Learning und natürliche Sprachverarbeitung. Die Herausforderung liegt darin, die technischen Neuerungen in einem funktionierenden Gesamtprodukt zur Anwendung zu bringen. In dieser Hinsicht bietet Konfuzio umfassende Fähigkeiten in allen Belangen einer modernen IDP Software – von reiner Datenextraktion bis hin zu hoch individuellen Daten-Pipelines und Integrationsmöglichkeiten mit Bestandssoftware. Überzeugen Sie sich selbst und gehen Sie den nächsten Schritt mit uns!

Nehmen Sie gern Kontakt zu uns auf, um mehr über IDP Software und ihre Vorteile für Ihr Unternehmen zu erfahren. Unsere Experten stehen Ihnen zur Verfügung, um maßgeschneiderte Lösungen zu entwickeln, die Ihren spezifischen Anforderungen entsprechen.