Die beste IDP Plattform für effektives Dokumentenmanagement

Eine IDP Plattform ist für Unternehmen wichtig, die große Mengen von teilweise unstrukturierten Dokumenten in kurzer Zeit verarbeiten müssen.

Durch die Automatisierung der Dokumentenverarbeitung können Unternehmen effizient arbeiten, Fehler reduzieren, Kosten sparen und gesetzliche Vorgaben einhalten.

Was Sie von einer IDP-Plattform erwarten können und wie diese Ihr Unternehmen optimieren kann, erfahren Sie in diesem Artikel.

Was ist Intelligent Document Processing?

Die intelligente Datenverarbeitung (IDP) ist eine Art der intelligenten Automatisierung, die Anwender dabei unterstützt, in der Fülle an Dokumenten die fallrelevanten Informationen automatisch zu finden und die Weiterverarbeitung im Kontext zu steuern.

Lesen Sie hier mehr zum Thema Document Processing und IDP Software.

Vorteile der IDP Plattform für Ihr Unternehmen

Viele Unternehmen verarbeiten ihre Dokumente mit veralteten Methoden und manuellem Arbeitsaufwand. Dabei sind die Prozesse weder effizient noch fehlerfrei.

Nutzen Sie für sich oder Ihre Kunden und Nutzer stattdessen eine IDP Plattform, profitieren Sie von diesen Vorteilen:

• Kosteneinsparungen durch drastische Kostensenkung bei der Verarbeitung großer Datenmengen
• Höhere durchgehende Datenverarbeitung (DDV): Geringere Notwendigkeit für hochqualifiziertes Fachpersonal, Dokumente manuell zu bearbeiten
• Benutzerfreundlichkeit durch schnelle Einrichtung und Automatisierung von Prozessen
• Prozesseffizienz durch End-to-End-Automatisierung von dokumentenzentrierten Prozessen
• Erhöhung der Genauigkeit: Sofortige signifikante Erhöhungen der Datengenauigkeit durch die Verwendung von KI
• Stärkung der strategischen Ziele durch automatisierte Datenverarbeitung führt zur Verbesserung des Kundenerlebnisses.

Mit einer IDP Plattform machen Sie die Dokumentenverwaltung leicht und effizient. Sie sparen dabei nicht nur Geld, sondern verbessern auch die Mitarbeiter- und Kundenzufriedenheit.

IDP Plattform: Beispiele für die Anwendung  

IDP kann in jeder Branche eingesetzt werden. Je nach Branche unterscheiden sich die Anwendungsfälle. 

Möchten Sie die Vorteile einer IDP Software in Ihrem Unternehmen nutzen, dann können folgende Einsatzmöglichkeiten als Inspiration dienen:

• Kategorisierung und Extraktion von Daten durch RPA
• digitale Dokumentenarchivierung
• Schadenmanagement
• Betrugserkennung
• Untersuchung von Fällen
• Vertragsverwaltung
• Bearbeitung von Hypothekendarlehensanträgen, Kundeneinführung sowie Automatisierung von Cashback- und Treueprogrammen. 

Entscheiden Sie selbst, inwiefern die Software sich für Ihre spezifischen Anforderungen eignet.

Die beste IDP Plattform auswählen: 5 Fragen

Die passende IDP Plattform ist eine der entscheidenden Komponenten für die Automatisierung von Geschäftsprozessen. Anhand der folgenden 5 Fragen finden Sie die richtige, effektive und leistungsstarke IDP Plattform für Ihr Unternehmen.

Frage 1: Ist die IDP Plattform leistungsstark genug?

Die IDP-Plattform muss in der Lage sein, effektive Technologien zu nutzen, um mit den alltäglichen und realen Herausforderungen der Dokumentenverarbeitung umzugehen.

• Wird die Plattform durch leistungsstarke KI-Technologien angetrieben, so dass sie automatisch aus den verarbeitenden Dokumenten lernt und sich verbessert?
• Kann die Plattform sowohl maschinen- als auch handgeschriebenen Text erfassen und verarbeiten?
• Kann die Lösung strukturierte, semi-strukturierte und auch komplett unstrukturierte Dokumente erfassen und verarbeiten, d. h. versteht die Lösung den Kontext in den Dokumenten?
• Kann die Lösung auch Formate mit schwacher Bildqualität verarbeiten und gleichzeitig eine Qualitätsverbesserung vornehmen?

Frage 2: Kann sie in die bestehende Infrastruktur integriert werden?

Es ist nicht mehr nötig, wochen- oder gar monatelange Anpassungen konventioneller Lösungen vorzunehmen.

• Lässt sich die Lösung in einer Cloud-Umgebung betreiben?
• Kann man sie problemlos in bestehende Infrastrukturen einbinden?
• Ist sie mit anderen Business-Anwendungen wie RPA kompatibel?
• Eignet sie sich für verschiedene Branchen?

Frage 3: Ist die IDP Plattform benutzerfreundlich?

Es ist notwendig, dass die IDP Plattform eine benutzerfreundliche Softwarelösung anbietet, damit sie sich lohnt.

• Ist die Plattform leicht für Mitarbeiter ohne technisches Vorwissen zu bedienen?
• Wurde sie anhand des No-Code-Prinzips entworfen?
• Wie zugänglich ist das Benutzerinterface?
• Können neue Anwendungsfälle bei Bedarf ohne Hilfe erstellt werden?

Frage 4: Welche Vision hat der IDP-Lösungsanbieter?

Entscheidend bei der Entscheidung für eine aktuelle Technologie wie IDP ist, einen zuverlässigen Anbieter zu finden, mit dem man eine dauerhafte Zusammenarbeit eingehen kann.

• Welches ist die Zukunftsvision des Anbieters? 
• Gibt es eine detaillierte Produkt-Roadmap? 
• Wie wird die Plattform verbessert? 
• Welche Art von Ökosystem unterstützt die Lösung? Wie sieht der Kundendienst des Lösungsanbieters aus?

Frage 5: Bringt die Plattform wirtschaftlichen Mehrwert?

Am Schluss ist es entscheidend, ob es möglich ist, die unternehmerischen Ziele durch Einsatz der IDP-Plattform zu erreichen.

• Kann das Unternehmen durch die Lösung wachsen? 
• Ist sie leicht skalierbar? 
• Ermöglicht sie ein effizienteres Straight-Through-Processing? 
• Kann sie die Produktivität steigern? 
• Können End-to-End-Automatisierungen mit der Plattform durchgeführt werden?

Zusammenfassung: Die Eigenschaften einer guten IDP Plattform

Die Eigenschaften, die eine leistungsstarke IDP Plattform ausmachen, sind folgende: 

1. Eine flexible Fähigkeit, strukturierte und unstrukturierte Daten aus jeglichen Dokumenten zu erfassen, zu klassifizieren und zu extrahieren
2. Eine cloud-basierte, schnell skalierbare Lösung
3. Einfache Integration und Kompatibilität mit bestehender Software
4. Branchenunabhängig und intuitiv zu bedienen
5. Ein erfahrenes, zukunftsorientiertes Team hinter der IDP-Lösung

Nun wissen Sie, worauf es bei der Auswahl einer IDP Plattform ankommt. Wie so etwas in der Praxis aussehen kann, erfahren Sie im nächsten Kapitel.

IDP Plattform in der Praxis: Konfuzio

Konfuzio bietet eine IDP Software mit KI-basierter OCR für alle Dokumententypen an. 

Dabei liegt der Fokus auf einer schnellen und verlässlichen Auslese, Kategorisierung und Verarbeitung in verschiedenen Sprachen, um so die Optimierung daten- und dokumentenbezogener Prozesse zu ermöglichen.

Der Anbieter richtet sich dabei an Unternehmen aller Größen, besonders jedoch an Systemhäuser, Beratungen und große Unternehmen.

Typische Dokumente für die Anwendungsfälle sind z. B.:

• Rechnungen
• Versicherungspolicen
• Fahrzeugscheine
• E-Mail Postfach organisieren

Durch die Hybrid AI bestehend aus der hybriden Nutzung verschiedener KI-Technologien kann Konfuzio den kompletten Kontext eines Dokuments fachlich sofort erschließen. So können KI-Investitionen minimiert und KI-Projekte deutlich standardisiert werden.

Die intelligente Dokumentenverarbeitung (IDP) kann durch diverse Integrationen in bestehende Prozesse eingebunden werden. Das hat folgende Vorteile:

• Schnelle und einfache Einrichtung
• Senkung der Verarbeitungskosten
• Geeignet für Geschäftsanwender
• Automatisierung in allen Unternehmensbereichen
• Anpassungen durch Entwickler
• Verarbeitung beliebiger Dokumente  

Funktionen der intelligenten Dokumentenverarbeitung

Die IDP Plattform von Konfuzio hilft Unternehmen bei der Dokumentenverwaltung, der Optimierung von Geschäftsprozessen und der Verbesserung der Arbeitsabläufe.

So können Unternehmen selbst oder deren Kunden und Nutzer ganzheitlich unterstützt werden:

• Intelligent Document Processing für die automatisierte Dokumentenverarbeitung
• Input Management: Verarbeitung Ihrer Post und des E-Mail Eingangs inklusive der automatischen Extraktion von Daten aus PDF, Bild, Word, PowerPoint und Excel Dokumenten wie Rechnungen, Frachtbriefen, Verträgen und Systemberichten
• Automatisch kategorisierte Ablage dank Dokumentenklassifikation
• E-Mails mit Anhängen: Extraktion von E-Mail-Daten wie Bestellungen, Lead-Benachrichtigungen, Systemwarnungen und Reisebestätigungen
• API & SDK-Entwicklung: Umfangreicher Zugang für Entwickler zum Webinterface und der Dokumenten-KI. Mit dem KI- und UI-Modul können Sie eigene Dokumenten-Workflows besonders individuell umsetzen.
• Vorbereitung für DMS/ECM und Dokumenten-Archiv: Automatische Aufbereitung und Korrektur durch die Kategorisierung, Zuordnung und Ablage im Dokumentenarchiv. Gesicherte und qualitative Erfassung von Indexwerten und Suchfiltern.
• Ausgefeilte Indexierungs- und Suchfunktionen zum einfachen automatischen Speichern, Verarbeiten und Abrufen von Dokumenten

Sie können die KI-Software von Konfuzio per Webbrowser und REST API nutzen und die Formate PDF, TIF, PNG, JPG, JPEG und E-Mails verarbeiten.

Die leistungsstarke Lösung ist sowohl in der Cloud und On-Premises umsetzbar.

Ein besonderes Highlight ist das Python SDK, mit dem Sie die KI dank dem OCR SDK für besondere Dokumententypen trainieren und ihre Anwendung weiter individualisieren können. 

Integrationen

Wollen Sie Ihr Unternehmen ganzheitlich automatisieren, sollten Sie auch Wert darauf legen, mit welchen weiteren Programmen die IDP Software kompatibel ist. 

Im Bereich “Integrationen” bietet Konfuzio z. B. folgende Möglichkeiten:

• REST API
• Google Docs
• Microsoft Teams
• Microsoft Excel Power Query
• Airtable
• Zahlreiche weitere RPA, ERP oder CRM Systeme

Konfuzio bietet eine IDP Software, die Sie einfach integrieren und schnell einsetzen können. Die Möglichkeiten sind dabei grenzenlos, da Sie die KI trainieren und weiterentwickeln können. So wird die IDP Software genutzt, um die Effizienz der Dokumentenverarbeitung und damit des ganzen Unternehmens zu steigern.

Konfuzio im Check: Ist die IDP Plattform geeignet?

Folgende Punkte sind – wie oben bereits aufgeführt – Eigenschaften einer guten IDP-Plattform:

1. Flexibilität 
2. Cloud-Basis und schnelle Skalierbarkeit
3. Einfache Integration in bestehende Systeme
4. Branchenunabhängig
5. Intuitives Handling
6. Erfahrener, zukunftsorientierter Support

Wollen Sie nun herausfinden, ob Konfuzio die Anforderungen erfüllt, können die Fragen folgendermaßen beantwortet werden:

• Flexibilität: Ja, durch lernfähige KI und Python SDK, die sowohl für strukturierte als auch unstrukturierte Dokumente geeignet ist
• Cloud-Basis und Skalierbarkeit: Ja und ja
• Einfache Integration: Gegeben, große Auswahl, z. B. REST API, Google Docs, Microsoft-Anwendungen und weitere RPA, ERP und CRM Systeme
• Branchenunabhängig: Ja
• Intuitives Handling: Ja, durch zahlreiche Möglichkeiten zur individuellen Anpassung der Anwendung
• Support: Erfahren (seit 2016) und zukunftsorientiert durch Anspruch der ständigen Weiterentwicklung von Konfuzio

Fazit: Automatisieren Sie Ihr Unternehmen mit IDP!

Eine IDP Plattform optimiert Ihre Dokumentenverarbeitung jenseits der reinen OCR Software.

Meiner Meinung nach ist eine IDP Plattform für alle Unternehmen Pflicht, die mit einer hohen Menge an Datenverarbeitung zu tun haben und erfolgreich und effizient arbeiten wollen. 

Was halten Sie von IDP Plattform? Nutzen Sie sie bereits? Schreiben Sie mir Ihre Meinung zu diesem Thema gerne in die Kommentare!