Gehaltsnachweise digitalisieren und mit KI scannen

Das papierlose Zeitalter ist schon längst angebrochen. Egal wo man hinsieht, alles wird heutzutage digitalisiert. Wichtige Dokumente, wie zum Beispiel Gehaltsnachweise, sollten sorgfältig digitalisiert werden und aufbewahrt werden. Doch einfaches Einscannen der Dokumente und das interne Ablegen im Unternehmen zieht zum einen hohen manuellen Aufwand nach sich und ist zum anderen bei der weiteren Verarbeitung der Daten sehr fehleranfällig. Eingescannte Dokumente werden als Bilddatei oder PDF gespeichert. Spezielle im Dokument aufgeführte Angaben auszulesen und zu verarbeiten ist somit unmöglich. Dank unserer KI-basierten Software werden Gehaltsnachweise digital ausgelesen und einzelne Angaben können fehlerfrei und effizient weiterverarbeitet werden. Zudem wird unsere Software mit zunehmendem Einsatz immer schlauer und automatisierter. 

Ersparen Sie sich also viel Aufwand bei der Organisation der Dokumente Ihres Unternehmens.
In diesem Artikel erfahren Sie, warum Sie zukünftig Gehaltsnachweise digitalisieren sollten und wie Ihnen dies ganz einfach mit unserer Software gelingt.

  1. Gehaltsnachweise digitalisieren erhöht Ihre Effizienz

  2. Aufbewahrung von Dokumente einfach durch das Digitalisieren von Gehaltsnachweisen

  3. Gehaltsnachweise digitalisieren: So funktioniert die digitalisierte Gehaltsabrechnung

  4. Haben Sie Sorgen um den Datenschutz?

  5. FAQ

1. Gehaltsnachweise digitalisieren erhöht Ihre Effizienz

Der Aufwand beginnt bereits bei der manuellen Datenerfassung aller Mitarbeiter. Die Abrechnung muss sowohl Name und Anschrift des Arbeitgebers als auch Stammdaten des Arbeitnehmers enthalten, sowie Versicherungs- und Steuerdaten. Benötigen Sie nun eine einzelne Angabe von eines Angestellten, müssen Ihre Mitarbeiter die Bilddatei des gespeicherten Gehaltsnachweises eigenständig  durchsuchen.

Denn in vielen Unternehmen werden Gehaltsnachweise eingescannt und als Bilddatei oder PDF digital abgelegt. Doch dadurch können einzelne Angaben in dem Dokument nicht extrahiert und einzeln editierter gemacht werden. Die eingescannte Bilddatei muss bei Bedarf als PDF, JPG oder PNG-Datei weitergeleitet werden und die benötigten Informationen werden manuell aus dem Gehaltsnachweis herausgesucht. Je nach Menge der zu bearbeitenden Dokumente kostet dies sehr viel wertvolle Arbeitszeit Ihrer Mitarbeiter. Doch nicht nur der manuelle Aufwand kostet Zeit, je nach Abteilung werden Dokumente mit unterschiedlichen Programmen bearbeitet und via E-Mail versendet. Mit unserer KI-Software Konfuzio können Sie in Ihrer eigenen Software direkt Dokumente bearbeiten und Informationen heraussuchen. So ersparen Sie sich zusätzliche Zeit.

Dank unserer Software Konfuzio werden Ihre Dokumente ausgelesen und einzeln enthaltene Informationen sind sofort digital zugänglich. Denn unsere künstliche Intelligenz lernt nicht nur mit jedem Prozess weiter dazu, sie wandelt auch die Bilddatei in eine editierbare Textdatei um. Dadurch wird nicht nur sehr viel Arbeitszeit eingespart, die für unternehmerisch wichtigere Aufgaben eingesetzt werden kann, es sinkt zudem die Fehleranfälligkeit bei der manuellen Suche und Erfassung von Angaben aus Ihren Dokumenten.

Doch nicht nur die Zeitersparnis und die automatisierte Texterkennung und -verarbeitung spricht für die Digitalisierung von Dokumenten wie den Gehaltsnachweisen. Durch die Zeitersparnis werden auch Mitarbeiterkosten, die in der gleichen Zeit rentablere Tätigkeiten ausführen könnten eingespart. Zudem ist die Aufbewahrung der Dokumente erheblich schneller und einfacher, wenn Sie Ihre Unterlagen mit unserer Software digitalisieren.

2. Aufbewahrung von Dokumente einfach durch das Digitalisieren von Gehaltsnachweisen

Warum müssen Gehaltsnachweise aufgehoben werden?

Sie als Arbeitgeber sollten alle zu Ihrem Unternehmen zugehörigen Dokumente sorgfältig aufbewahren, um bei Bedarf jederzeit einen Nachweis über beispielsweise Angaben zu Löhnen oder Versicherungen der Mitarbeiter vorzeigen zu können. Können Sie diese Unterlagen nicht nachweisen, drohen rechtliche Schwierigkeiten mit den Behörden wie dem Finanzamt.

Zudem werden in regelmäßigen Abständen von der Deutsche Rentenversicherung unter anderem Steuerunterlagen und Lohnlisten kontrolliert, was dazu dienen soll, Rentenansprüche zu prüfen oder bestimmte Beitragszahlungen zu klären. 

Um Ihnen als Unternehmen viel Ärger und zusätzlichen Aufwand zu ersparen, sollten Sie daher alle Unterlagen, die bei einer späteren behördlichen Prüfung angefragt werden könnten, mit unserer KI-Software digitalisieren. So erhalten Sie nicht nur eine Übersicht aller Dokumente, es lassen sich auch einzelne Parameter schnell und einfach dank unserer künstlichen Intelligenz abrufen. 

3. Gehaltsnachweise digitalisieren: So funktioniert die Digitalisierung von Dokumenten mit Konfuzio

Sie fragen sich, wie die das Digitalisieren von Gehaltsnachweisen funktioniert? Mit unserer Software ist dies ganz einfach.

Durch unsere OCR Technik, bei der Text und Schrift automatisiert erkannt wird, ist es möglich Ihre gesamten Dokumente zu digitalisieren. Die Integration über eine API-Schnittstelle von Konfuzio in Ihre vorhandene Software erspart Ihnen zudem die aufwendige Einarbeitung Ihrer Mitarbeiter.
Das Foto oder der Scan des Dokumentes wird erstellt, mittels API-Schnittstelle hochgeladen und anschließend von unserer KI-Software verarbeitet.
Anschließend erhalten Sie die Ausgabe im JSON Format. Sie können all Ihre Dokumente in durchsuchbare PDFs und PDF/As konvertieren. Auf Anfrage stehen Ihnen weitere Ausgabeformat zur Verfügung.

4. Haben Sie Sorgen um den Datenschutz?

Viele Unternehmen scheuen dennoch nach wie vor davor zurück, die Digitalisierung von beispielsweise Gehaltsnachweisen der künstlichen Intelligenz zu überlassen, obwohl das äußerst zu empfehlen ist. Unsere Software wird kontinuierlich erweitert und ist an das DIN SPEC 92001 KI-Dreieck® angelehnt. Dadurch können wir höchste Sicherheit und Robustheit unserer Software garantieren. 

Denn Konfuzio wird bereits ein einigen Banken verwendet, bei denen höchst sensible Daten verarbeitet werden. Sie können sicher sein, dass Daten Ihrer Dokumente absolut sicher sind.

Worauf warten Sie also noch? Vereinbaren Sie jetzt ein Beratungsgespräch und wir zeigen Ihnen das Potenzial unserer Software Konfuzio.

FAQ

Sollte man Gehaltsabrechnungen digitalisieren?

Die Digitalisierung Ihrer Dokumente bietet den Vorteil, dass Sie sie für die spätere Verarbeitung einzelner Daten und bei eventuellen behördlichen Kontrollen geordnet abgelegt haben. Durch unsere Software können Sie so auf einzelne editierbares Daten aus Ihren Dokumenten zugreifen.

Warum sollte man Gehaltsabrechnungen aufbewahren?

Für eventuelle behördliche Prüfungen sind die Aufbewahrung von Dokumente wie beispielsweise Gehaltsabrechnungen wichtig. Gerade wenn, oftmals Jahre später durchgeführte Prüfungen anstehen, kann man schnell und einfach auf die jeweiligen Gehaltsabrechnungen zugreifen. Dadurch ist es für Sie leicht die Daten der älteren Dokumente abzurufen. Zudem können im Arbeitsalltag immer wieder Daten aus den Dokumenten abgerufen und weiterverarbeitet werden.

Wie können Dokumente wie Gehaltsabrechnungen digitalisiert werden?

Dokumente können eingescannt und so digital auf Ihrem PC gespeichert werden.Sie können auch Ihre Dokumente direkt in unserer Software Konfuzio hochladen. Es lassen sich mehrere Dateien auswählen und parallel hochladen. Unsere KI verarbeitet anschließend blitzschnell alle Daten und erstellt ein fertiges und einzeln editierbares Dokument. Das Ausgabeformat ist im JSON Format. Nach Absprache können Sie aus weiteren Ausgabeformaten wählen.


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Avatar von Maximilian Schneider

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