Enterprise Automation – Technologien für Unternehmen

In großen Organisationen ermöglicht der hohe Ressourcenverbrauch besonders vielseitige Möglichkeiten, durch Automatisierung bedeutende Einsparungen zu erzielen. Doch auch die Anforderungen an die eingesetzten Technologien gestalten sich aufgrund der heterogenen Geschäftsstrukturen sowie des hohen Datenaufgebots äußerst anspruchsvoll. Unternehmen stehen vor der Herausforderung, Lösungen zu implementieren, die Prozesse im operativen Geschäft optimieren, sich aber zugleich in die übergeordnete Infrastruktur einfügen. Enterprise Automation umfasst in dieser Hinsicht eine Vielzahl von Ansätzen, die weit über den bloßen Einsatz von Software hinausgehen.

Was ist Enterprise Automation?

Definition – Enterprise Automation beschreibt die umfassende Anwendung von Technologie, um in großen Organisationen eine Steigerung der Effizienz und Genauigkeit zu erwirken. Obwohl prinzipiell auch robotische Automatisierungen in der Industrie gemeint sein können, bezieht sich der Ansatz heute meist auf Software, deterministische Algorithmen und Künstliche Intelligenz. Insbesondere bei repetitiven manuellen Tätigkeiten kommt es dadurch zu einem signifikant gesenktem personellen Aufwand, sodass Ressourcen für strategische und nicht ersetzbare menschliche Tätigkeiten freigesetzt werden.

Demnach ist der Ansatz nicht auf bestimmte Branchen oder Unternehmensbereiche begrenzt. Seine Wirksamkeit hängt jedoch stark von der individuellen Ressourcenverteilung und Compliance ab. Diese Faktoren sind entscheidend, wenn Enterprise Automation nicht nur einzelne Prozesse verbessern, sondern eine übergeordnete Orchestrierung von Datenströmen und Analysen ermöglichen soll.

Enterprise Automation umfasst die Automatisierung repetitiver Aufgaben sowie die Optimierung komplexer Prozesse durch die Integration von künstlicher Intelligenz und maschinellem Lernen. Dabei soll ein ganzheitliches Ökosystem entstehen, das die verschiedenen Workflows zusammenführt.

Formen der Automatisierung

Enterprise Automation zeichnet sich dadurch aus, dass aufgrund der groß angelegten Organisationsstrukturen in der Regel alle Arten von Automatisierung eingesetzt und harmonisiert werden sollen. Allein deren Überblick sowie die dazugehörigen Technologien und Management-Ansätze verdeutlichen die Komplexität dieser Herausforderung.

• Grundlegende Automatisierung
  • Die einfachste Form der Automatisierung beginnt bei kleinen, repetitiven und manuellen Aufgaben.
  • Sie ist meist isoliert innerhalb eines Tätigkeitsfelds betrachtbar.
  • Beispiele – E-Mail-Anhänge archivieren, Dateipfade oder Arbeitsprogramme öffnen
  • Eingesetzte Technologien – Robotic Process Automation (RPA), deterministische Algorithmen für gleichbleibende Handlungsabläufe, Low-Code & No-Code.

• Business Process Automation (BPA)
  • End-to-End- Automatisierung kompletter Geschäftsprozesse
  • Oft über mehrere Departments hinweg.
  • Beinhaltet mehrere heterogene Schritte und ist daher komplexer als die grundlegende Automatisierung.
  • Beispiele – Automatisierung des Rechnungswesens zur Verarbeitung von Rechnungen und Genehmigungen, Verarbeitung von Kundenanfragen.
  • Technologien – Workflow-Tools, RPA, Visualisierungstools, Low-Code & No-Code, Künstliche Intelligenz (KI).

• IT-Automatisierung & Integration
  • Automatisierung von IT-Aufgaben wie der Bereitstellung, Konfiguration, Überwachung und Wartung von Systemen und Anwendungen.
  • Orchestrierung von IT-Ressourcen und -Prozessen.
  • Automatisiertes Datenmanagement
  • Integration von Daten und Anwendungen
  • Beispiele – Automatisierte Integration von Dateneingaben in SAP ERP-Systeme, E-Mail-Integration von Dokumenten in eine IDP-Lösung.
  • Technologien – RPA, KI, Middleware, Programmierschnittstellen (APIs), Datenbanken, Cloud Computing, ETL-Tools.

• Automatisierte Datenverarbeitung
  • Automatisierte Verarbeitung, Transformation und Analyse von Daten zur Generierung von Berichten und Business Insights.
  • Eng verwandt mit IT-Automatisierung
  • Automatisierte Datenerfassung auch aus unstrukturierten Informationsträgern
  • Beispiel – Automatisierte Erstellung von monatlichen Verkaufsberichten, Auslesen von Bilanzen, Lieferscheinen und anderen Dokumenten.
  • Technologien – Hoher Stellenwert von KI, Datenvisualisierungen, Industry of Things (IoT), Cloud Computing.

Diese verschiedenen Bestandteile der Enterprise Automation können je nach den Bedürfnissen und Zielen eines Unternehmens miteinander kombiniert werden, um eine umfassende Automatisierungsstrategie zu entwickeln.

Die Rolle des Business Process Managements

Enterprise Automation beschränkt sich nicht auf die reine Automatisierung von Prozessen, sondern geht auch mit deren eingehender Analyse einher. Insbesondere bei der erstmaligen Umsetzung nehmen Unternehmen die Automatisierung oft zum Anlass, die individuellen Prozessstrukturen auf Sinnhaftigkeit und Effizienz zu prüfen. Eines der hierfür wichtigsten Instrumente – digital wie analog – ist das Business Process Management. Dabei handelt es sich um Methoden wie Six Sigma oder Lean Management, die eine strategische Planung möglichst effektiver und effizienter Prozesse zum Ziel haben. In Enterprises eröffnet das ein besonders weites Feld für Optimierungen – allein durch die hohe Anzahl und Diversität der vorhandenen Prozesse.

Durch Enterprise Automation wird klassisches BPM zunehmend in den digitalen Raum verschoben. Entsprechende Software konzentriert sich auf die digitale Umsetzung klassischer BPM-Methoden und muss zugleich eine holistische Integration aller automatisierten Prozesse sowie der verarbeitenden Daten ermöglichen. Somit ist digitales Business Process Management im Kern zwar kein eigener Ansatz der Automatisierung, aber umschreibt ein Sammelsurium an Methoden, ohne die eine zentrale Organisation der Enterprise Automation unmöglich wäre.

Künstliche Intelligenz und Robotic Process Automation

Im Fokus der Enterprise Automation stehen zwei Technologien, von denen eine zuletzt bedeutend mehr Schlagzeilen macht: Künstliche Intelligenz, insbesondere Machine Learning zeichnet sich durch die Erkennung von Mustern und Zusammenhängen in großen Datenmengen aus. Daraus lassen sich Handlungsregeln ableiten, sodass die eingesetzten Algorithmen zu Verhaltensänderungen bei der Automatisierung komplexer Tätigkeiten imstande sind. Das ist aber nicht immer notwendig: RPA ist in vielen Fällen eine einfachere und kostengünstigere Alternative, wenn die zu automatisierenden Prozesse hoch repetitiv und gleichbleibend sind. Diese Möglichkeit wird angesichts des medialen Hypes um KI oft vergessen.

Lesen Sie hier, wann der Einsatz von KI sinnvoll ist.

• Robotic Process Automation (RPA)
  • Verwendung von Software-Robotern, um Aufgaben zu automatisieren, die normalerweise von Menschen erledigt werden.
  • RPA Roboter interagieren mit Benutzeroberflächen, um Daten zu erfassen und Aktionen auszuführen.
  • Beispiel – Automatisierte Datenextraktion in Unternehmensanwendungen, z. B. RPA von Konfuzio.

• Künstliche Intelligenz (KI) und Machine Learning (ML)
  • Integration von KI- und ML-Technologien zur Automatisierung komplexer Entscheidungsprozesse.
  • Automatisierte Analyse großer Datenmengen, um Muster und Erkenntnisse zu identifizieren.
  • Beispiel – Automatisierte Empfehlungssysteme für personalisierte Kundenangebote.

Vorteile der Enterprise Automation

Prinzipiell umfasst Enterprise Automation alle grundlegenden Vorteile einer Automatisierung, darunter eine Effizienzsteigerung, verbesserte Entscheidungsfindung, Agilität und Fehlerreduktion. Die erwartbaren Einsparungen sind in den Dimensionen von Enterprises entsprechend größer als bei KMUs. Doch es ergeben sich weitere Vorteile, wenn eine ganzheitliche Herangehensweise gewählt wird, die alle Daten und Prozesse sorgfältig miteinander verzahnt. Das zeigt sich im beispielhaften Vergleich mit singulärer Robotic Process Automation (RPA).

Anwendungsfälle in der Praxis

Enterprise Automation kann vielseitig im Unternehmen eingesetzt werden. Folgende Use Cases stellen die Charakteristiken des Ansatzes besonders hervor.

Rechnungswesen und Finanzprozesse

Unternehmen nutzen Enterprise Automation, um den gesamten Prozess der Rechnungsverarbeitung zu automatisieren. Das umfasst die Erfassung von Rechnungsdaten, die Überprüfung interner Budgets oder Verträge, die Genehmigung von Zahlungen sowie die Archivierung. 

Durch Automatisierung werden manuelle Dateneingaben minimiert, Fehler reduziert und der Rechnungslauf beschleunigt. Dies führt zu verbesserter Effizienz im Finanzbereich und einer zeitnahen Zahlungsabwicklung.

Kundenservice und Support

Automatisierte Chatbots und virtuelle Assistenten werden eingesetzt, um Kundenanfragen rund um die Uhr zu bearbeiten. Durch die Integration von künstlicher Intelligenz können diese Systeme häufig gestellte Fragen beantworten, Informationen zu Produkten oder Dienstleistungen bereitstellen und sogar einfache Transaktionen durchführen.

Dies entlastet den Kundendienst von Standardanfragen, ermöglicht schnelle Reaktionen und verbessert die Customer Journey.

Lieferkettenmanagement

In Lieferketten nutzen Unternehmen Process Automation, um die Verfolgung, Überwachung und Koordination von Warenströmen zu verbessern. Durch die Integration von Sensoren, dem Internet of Things (IoT) und automatischen Bestandsverwaltungssystemen werden Lagerbestände in Echtzeit überwacht. Dies ermöglicht eine präzisere Bestellplanung, rechtzeitige Nachbestellungen und reduziert die Wahrscheinlichkeit von Engpässen oder Überbeständen.

Personalwesen und Mitarbeiterverwaltung

Process Automation kann im Personalwesen eingesetzt werden, um den gesamten Mitarbeiterlebenszyklus zu verwalten. Dies umfasst die automatisierte Erfassung und Verarbeitung von Bewerbungen, Onboarding-Prozesse für neue Mitarbeiter, Urlaubs- und Abwesenheitsmanagement, Leistungsbeurteilungen sowie die Verwaltung von Schulungen und Weiterbildungsmaßnahmen.

Durch Automatisierung werden Verwaltungsaufgaben rationalisiert, die Einhaltung von Richtlinien sichergestellt, die Echtheit von Zeugnissen überprüft und die Mitarbeiterzufriedenheit gesteigert.

Praktische Umsetzung mit Konfuzio

Eine besonders etablierte Software für Enterprise Automation ist Konfuzio. Als modulares KI-System ist sie auf die Automatisierung und Optimierung von Prozessen in großen Organisationen sowie eine verbesserte Informationsnutzung spezialisiert. Dabei helfen folgende Funktionalitäten:

Konfuzio IDP – Konfuzio kann Dokumente zuverlässig und intelligent auslesen sowie relevante Informationen aus diesen extrahieren. Die gewonnen Daten können nahtlos weiterverarbeitet und somit zur Optimierung und Automatisierung von Prozessen genutzt werden.

Konfuzio Chat – Individuelle Chatbots, die mit spezifischem Domänenwissen versehen werden, automatisieren Teile der Kundenkommunikation und optimieren die interne Informationsnutzung.

Konfuzio Container – Maximale Skalierbarkeit durch isolierte Verfügbarkeit von KI-Anwendungen und Systemwerkzeugen. So passt sich die Software flexibel an den Ressourcenverbrauch und die Spitzenlast in Großunternehmen an.

Höchste Datensicherheit mit Serverstandort in Deutschland, Umsetzung individueller Compliance und Berechtigungen durch Single-Sign-on (SSO) sowie ein möglicher Betrieb On-Premise oder in der Cloud runden das Portfolio ab und machen Konfuzio zur optimalen Wahl für anspruchsvolle Enterprises.

Planen Sie ein individuelles Vorhaben? Das Team von Konfuzio hat langjährige Erfahrung mit der Prozessautomatisierung in Enterprises. Gerne stehen Ihnen unsere Experten beratend zur Seite. Jetzt Kontakt aufnehmen!

Fazit – Enterprise Automation für Effizienz und Innovation

Enterprise Automation kann eine entscheidende Rolle bei der Steigerung der Effizienz, Senkung der Kosten sowie der Verbesserung der Arbeitsqualität und der Customer Journey in Ihrem Unternehmen spielen. Business Processes werden ganzheitlich optimiert, orchestriert und bei Bedarf automatisiert. Die intelligente Verarbeitung von Daten lässt sich an vielen Stellen von Unternehmen gewinnbringend einsetzen. Durch die Automatisierung repetitiver Aufgaben können Sie wertvolle Ressourcen freisetzen und ihre Mitarbeiter auf anspruchsvollere Aufgaben lenken. Während Automatisierung vielfältige Vorteile bietet, erfordert sie ebenfalls eine sorgfältige Planung, Sicherheitsmaßnahmen und die Berücksichtigung der Auswirkungen auf Mitarbeiter und die Unternehmenskultur. 

Für die Wettbewerbsfähigkeit von Unternehmen ist eine solche Modernisierung der Abläufe entscheidend. Die Zukunft gehört den Organisationen, die in der Lage sind, Prozesse intelligent zu automatisieren und Innovationen voranzutreiben. Dies steigert nicht nur die Produktivität von Unternehmen, sondern hat auch entscheidende Vorteile für die Mitarbeiterzufriedenheit.

Ein wichtiger Schritt, Enterprise Automation gewinnbringend einzusetzen, ist, sich für die richtige Plattform zu entscheiden. Besonders im Bereich effektives Dokumentenmanagement bietet Konfuzio enorme Mehrwerte sowie sichere, zukunftsorientierte und verlässliche Lösungen.