enaio – Ein Dokumentenmanagementsystem für papierfreies Arbeiten

Die OPTIMAL SYSTEMS GmbH ist der Hersteller von enaio und hat sich in den letzten 30 Jahren in Deutschland als ein Anbieter für Software im Bereich des Dokumentenmanagements etabliert.

Auf dem Weg zum papierlosen Büro stehen Unternehmen, Banken oder auch der öffentliche Sektor durch zunehmendes digitales Nutzerverhalten, sinkende Margen und Fachkräftemangel vor beachtlichen Herausforderungen. Diese können in vielerlei Hinsicht durch Mittel der voranschreitenden digitalen Transformation gelöst werden. Manuelle Prozesse gehören bereits in vielen Organisationen der Vergangenheit an, stattdessen prägen Künstliche Intelligenz (KI) und maschinelles Lernen diese Prozesse.

Das Dokumentenmanagementsystem (DMS) der OPTIMAL SYSTEMS GmbH aus München ist in der Lage, analoge und digitale Inhalte in einer Software zu kombinieren und verfolgt das Ziel, sämtliche Prozesse im Informationsmanagement zu automatisieren und zu optimieren. Die Software der OPTIMAL SYSTEMS GmbH mit dem Namen enaio eignet sich für Organisationen, die Akten elektronisch archivieren möchten. Dieses technische Verfahren ist auch unter dem Begriff der E-Akte bekannt.

enaio DMS – Was ist das?

Die Software enaio basiert auf einem modularen Ansatz und kann einfach über vordefinierte Konfigurationen in bestehende IT-Infrastrukturen integriert werden. Das DMS-Programm beinhaltet maßgeschneiderte Ansätze für vielfältige Anforderungen und bildet so das Fundament für etablierte Branchenlösungen. Die Software ist flexibel einsetzbar und bietet eine Kombination aus herausragender Benutzerfreundlichkeit und umfassenden Funktionen. Unter anderem:

  • Posteingangsbearbeitung: Mit enaio werden Dokumente automatisch und ohne betriebsinterne Poststelle verarbeitet, von ihrem digitalen Eingang über ihre Bearbeitung bis hin zu ihrer Verteilung und Archivierung.
  • Elektronische Archivierung: Enaio legt den Fokus auf die digitale Speicherung als Grundlage aller Arbeitsprozesse. Durch die zentrale Archivierung können Mitarbeiter Dokumente standortunabhängig und jederzeit abrufen. Zudem gewährleistet enaio eine automatische, revisionssichere Langzeitarchivierung und stellt sicher, dass Aufbewahrungsfristen für Dokumente eingehalten werden.
  • E-Mail-Management: Enaio ordnet E-Mails gezielt entweder Projekten oder Nutzern zu, je nach ihrem Bezug zu bestimmten Vorgängen. Die Speicherung dieser E-Mails erfolgt stets innerhalb des entsprechenden geschäftlichen Rahmens – und dabei werden auch andere Kommunikationsquellen wie Briefe, Faxe und Telefonate zentral erfasst und organisiert.
  • Dokumentenmanagement: Die Software ermöglicht eine standortunabhängige, parallele Dokumentenbearbeitung und verhindert Mehrfachablagen von Dokumenten.
  • Zugriffsmanagement: Eine zentrale Steuerung von Benutzerkonten und Zugriffsrechten basierend auf einem Rollen- und Rechtekonzept ist in enaio integriert.
  • Integration und Schnittstellen: Enaio bietet umfangreiche Such- und Recherchemöglichkeiten und verfügt über zahlreiche Schnittstellen zu gängigen Fachverfahren, z. B. mit Konfuzio, Microsoft Office, SAP oder DATEV.
  • Mobilität: Dank enaio ist standortunabhängiges Arbeiten, von Außenterminen bis zum Homeoffice, problemlos möglich.
  • Umweltfreundlichkeit: Durch den Einsatz von enaio wird der Papierverbrauch in Unternehmen deutlich reduziert.

Die Software enaio ermöglicht den Aufbau umfassender digitaler Archive. Das enaio DMS findet Anwendung in Unternehmen jeder Größe, von kleinen und mittleren Betrieben bis hin zu internationalen Großkonzernen.

OPTIMAL SYSTEMS – Wer ist Hersteller von enaio?

Aus einer anfänglichen Archivierungslösung entwickelte sich mit enaio ein modernes und leistungsstarkes DMS-System, das mit vielfältigen Funktionen für Dokumentenmanagement und Workflow-Steuerung beiträgt. Die Software enaio ist Bestandteil einer umfassenden ECM-Strategie der OPTIMAL SYSTEMS GmbH.

OPTIMAL SYSTEMS ist einer der Anbieter von digitalen Informationsmanagement-Lösungen im deutschsprachigen Raum und Teil des global agierenden Kyocera-Konzerns. Durch erfolgreiche Projekte hat OPTIMAL SYSTEMS umfassende Erfahrung mit den Anforderungen automatisierter Prozesse gewonnen.

Fachanwendungen von enaio – Beispiele

Das enaio Programm stellt eine riesige Palette von erprobten Speziallösungen für nahezu sämtliche Geschäftssektoren zur Verfügung.

Digitalanwendungen

  • E-Akte für Dokumente: In dieser werden verschiedene Dokumenttypen wie Rechnungen, Verträge, Protokolle oder Bewerbungsunterlagen in digitaler Form aufbewahrt. Im Gegensatz zu klassischen Ordnersystemen spart die elektronische Akte Platz, die digitale Durchsuchung schafft einen zeitlichen Vorteil und der Zugriff ist von jedem beliebigen Standort möglich.
  • Rechnungsbearbeitung: Das Dokumentenmanagementsystem ermöglicht eine zügige und sichere Bearbeitung von digitalen Rechnungen. Die Software identifiziert ankommende Rechnungsdokumente und leitet sie automatisch weiter. Überprüfungsschritte und digitale Abläufe für die Genehmigung gewährleisten eine erhöhte Sicherheit und eine reduzierte Fehlerquote.
  • Gerätemanagement und Prüfmittelmanagement: Die Sicherstellung, dass alle Produktions- und Versorgungsgeräte in einwandfreiem Zustand sind, stellt bei Geräten und Prüfmitteln eine spezielle Schwierigkeit dar. In diesem Kontext schützt enaio vor nachträglicher Manipulation der Dokumente und bietet als wesentliches Merkmal ein Audit-Trail an.
  • Patientendatenmanagement: Bis Anfang 2024 werden E-Rezepte für Arztpraxen verpflichtend. Die E-Rezepte sollen den Ablauf in der Praxis verbessern und mehr Sicherheit für die Patientinnen und Patienten bieten. Für Gesundheitsminister Karl Lauterbach sind das E-Rezept und die elektronische Patientenakte ein Schritt in der „Aufholjagd“ zur Digitalisierung im Gesundheitssystem.
  • Vertragsmanagement: Die Bewältigung zahlreicher Verträge mit verschiedenen Dauern, Zahlungsbedingungen und Kündigungsfristen stellt eine der größten Herausforderungen für die interne Finanzsteuerung einer Organisation dar. Mithilfe eines digitalen Vertragsmanagements kann eine umfassende Kontrolle über die Fristen gewährleistet werden.
  • Urlaubsverwaltung: Vor der Urlaubszeit sammeln sich regelmäßig Urlaubsanträge auf den Schreibtischen von Team- und Abteilungsleitern sowie im HR-Bereich. Es folgt ein zeitaufwändiger Prozess zur Prüfung und Genehmigung. Das enaio DMS ermöglicht einen schnellen Überblick über verbleibenden Urlaubsanspruch und informiert über beantragte, bewilligte und abgelehnte Urlaubswünsche. Ein einfacher Workflow stellt sicher, dass die Prüfung und Genehmigung von den entsprechenden Verantwortlichen direkt durchgeführt werden.

Einsatz in verschiedenen Abteilungen

  • Geschäftsführung
  • Fertigung und Entwicklung
  • Buchhaltung
  • Qualitätsmanagement und Qualitätssicherung
  • Personalabteilung

Die Vorteile von enaio auf einen Blick

VorteileBeschreibung
ProzessoptimierungAd-hoc-Prozesse, Taskflows, Stellvertreterregelungen und digitale Signaturen verhindern Verzögerungen. Digitales Workflow-Management mit enaio modelliert Geschäftsprozesse.
Zeiteinsparungenaio weist die Aufgaben den passenden Zuständigkeitsbereichen zu und spart durch eine elektronische Prozesssteuerung wertvolle Zeit.
DatensicherheitBenutzerrechte können mit der Verwendung der enaio Software individuell vergeben werden. So sind alle Daten zuverlässig vor unberechtigten Zugriffen geschützt.
Kosteneinsparungenaio DMS wirkt sich kostensenkend aus, da personelle Ressourcen durch den Wegfall manueller Dokumentenverarbeitung eingespart werden. Daneben sind Archive und Lagerflächen für papierbasierte Akten überflüssig.
KundenzufriedenheitDas enaio Programm ermöglicht eine schnellere Anfragenbearbeitung und beschleunigt die Support-Reaktion. Dies hebt das gesamte Kundenmanagement auf ein höheres Niveau.
QualitätssicherungEin professionelles Qualitätsmanagement mit enaio sichert hohe Standards durch lückenlose Dokumentation, automatisierte Weiterleitung und umfassende Informationen im richtigen Zusammenhang.
Mitarbeiterzufriedenheit und TransparenzDas Personal profitiert mithilfe der Software von einem schnellen Zugriff auf sämtliches Wissen des Unternehmens. Die Transparenz erhöht sich und aufwendige Recherche in unstrukturierten Daten entfällt vollständig.

enaio und Konfuzio – Eine Softwarekombination, die sich auszahlt

Die Kombination von Konfuzio und enaio DMS präsentiert zahlreiche Vorzüge für Unternehmen, die nach Automatisierung und Digitalisierung streben und nach möglichst innovativen und leistungsstarken Lösungen für Datenintegration und Datenmanagement suchen. Im Vergleich zu anderen Marktangeboten weist die Softwarekopplung zahlreiche Alleinstellungsmerkmale (USP) auf.

Datenextraktion mit KI-Unterstützung

Konfuzio agiert als KI-basierte Plattform zur Extraktion von unstrukturierten Daten aus diversen Dokumenten und Quellen. Klassische Anwendungsfälle, sogenannte „Use Cases“, sind beispielweise:

  • Rechnungsverarbeitung: Konfuzio extrahiert Informationen wie Rechnungsnummer, Rechnungsdatum oder Artikelnummern und hilft anschließend, diese Daten zu validieren.
  • Patientendaten: Durch die Datenextraktion mit Konfuzio sparen sich enaio Kunden das Suchen von Diagnosen, Therapien oder Laborergebnisse.
  • Zahlungsavise: Konfuzio kann eingesetzt werden um relevante Informationen aus Zahlungsavisen zu extrahieren. Dazu zählen Rechnungsbetrag, Zahlungsdatum oder Verwendungszweck.

Durch die Integration von enaio und Konfuzio und erhalten Unternehmen einen nahtlosen Zugriff auf diese wertvollen Informationen.

-> Lesen Sie mehr über die Datenextraktion mit Konfuzio

Automatisierung geschäftlicher Abläufe

Das Zusammenspiel von Konfuzio und enaio erlaubt es Unternehmen, zeitraubende manuelle Tätigkeiten zu automatisieren. Dies führt zu einer signifikanten Fehlerreduktion und gesteigerten Effizienz.

Anpassbare Integration

enaio offeriert vielfältige Lösungen für Enterprise Content Management, die für eine reibungslose Integration mit diversen Systemen und Anwendungen bekannt sind. Dies gewährleistet, dass sich die aus Konfuzio extrahierten Daten ideal in bestehenden IT-Strukturen des Unternehmens integrieren lassen.

Vertiefte Datenanalyse

Die Verbindung von Konfuzio und enaio ermöglicht Unternehmen, ihre Daten effektiv zu analysieren und wertvolle Erkenntnisse zu gewinnen. Die KI-Technologie realisiert Muster und Trends innerhalb der Daten, die nachhaltig zur Optimierung von Geschäftsentscheidungen beitragen.

Skalierbarkeit

Sowohl Konfuzio als auch das Programm von enaio sind hoch skalierbare Lösungen und werden den Anforderungen von expandierenden Unternehmen gerecht. Dadurch ist gewährleistet, dass Unternehmen jeder Größenordnung von den Vorzügen beider Anwendungen profitieren, ohne sich über ein zukünftiges Upgrade ihrer Systeme bei wachsendem Datenvolumen Gedanken machen zu müssen.

Fazit und Ausblick

Etablierte Unternehmen vertrauen dem enaio Programm, um ihren Fokus auf das Kerngeschäft zu legen und so ihre Wettbewerbsfähigkeit zu gewährleisten. Die Software von enaio unterstützt dabei, Informationen rasch und sicher zu lokalisieren, in transparenter Weise zu verwalten und in einer revisionsfesten Form zu archivieren. Digitalisierte Prozesse und Strukturen lassen sich auch in Ihrem Unternehmen realisieren.

Möchten Sie weitere Auskünfte erhalten, was Sie mit KI, Automatisierung und Digitalisierung in Ihrem Unternehmen erreichen können? Dann kontaktieren Sie uns jederzeit über das Kontaktformular.

«
»
Avatar von Charlotte Götz

Neueste Artikel