Ihr E-Mail-Posteingang ist immer voll? Sie müssen manuell nach Emails suchen? Als Automatisierungsexperte in einer Firma oder als Kleinunternehmer werden Sie täglich von E-Mails überflutet. Vielleicht extrahieren Ihre Mitarbeiter wichtige Daten aus E-Mails in eine Microsoft-Excel-Tabelle. Wenn sie dies manuell tun, ist das eine sehr anspruchsvolle Aufgabe. Wenn Sie es selbst tun müssen, ist es sogar noch anstrengender. Was Sie brauchen, ist eine Möglichkeit für Ihr Unternehmen, Text und Anhänge aus E-Mails automatisch nach Excel zu exportieren. Sie benötigen eine Anwendung, die Daten aus Rechnungen, Verträgen und Bestellungen an Excel sendet und an der richtigen Stelle speichert: Email to Excel. Dieser Blog-Beitrag erklärt eine Low-Code-Strategie für den Export von E-Mails nach Microsoft Excel.
Wie man Daten aus E-Mails in Excel extrahiert
Um Ihre E-Mails automatisch in Excel umzuwandeln, benötigen Sie eine Software zur Analyse von E-Mails. Dieses automatisierte Programm scannt alle Ihre eingehenden E-Mails. Es exportiert wichtige Informationen im Text und in den Anhängen Ihrer E-Mails und exportiert sie genau dorthin, wo Sie sie haben möchten. Sie können E-Mails auch mit Microsoft Outlook 365 extrahieren und exportieren. Eine vollständige Automatisierung ist jedoch ohne eine E-Mail-Parsing-Software nicht möglich. Der Grund dafür ist, dass ein professioneller E-Mail-Parser künstliche Intelligenz (KI) verwendet, um aus einem bestimmten Datentyp zu lernen, mit dem Ihr Unternehmen arbeitet.
E-Mail-Parsing hat die Fähigkeit, neue Daten in einen separaten Posteingang oder direkt in Excel zu übertragen. Es sortiert neu eintreffende E-Mails und exportiert die Daten in Ihre Microsoft-Excel-Tabellen. Es dauert weniger als 5 Minuten, die Software einzurichten. Nachdem Sie die Anwendung so eingestellt haben, dass sie Ihren spezifischen Regeln folgt, können Sie sich zurücklehnen und zusehen, wie sie für Sie arbeitet. Das Parsen von E-Mails erspart Ihnen endlose Arbeitsstunden, indem es relevante Informationen aus Ihrem Posteingang organisiert und extrahiert.
So verwenden Sie MS Power Query, um Daten aus E-Mails und E-Mail-Anhängen in Excel zu extrahieren
- Erstellen Sie Funktionen in Power Query
Öffnen Sie Excel Power Query und verwenden Sie eine leere Abfrage, um Ihre benutzerdefinierte Funktion zu erstellen. Verwenden Sie die Funktion GetValue, um dynamisch Dokumente aus einem Projekt abzurufen. Erstellen Sie eine dritte Funktion, um alle Anmerkungen aus einem Dokument abzurufen.
- Herunterladen und Zusammenführen der Daten
Erstellen Sie eine neue Abfrage und bauen Sie Ihre eigene Verarbeitungspipeline auf. Wenn Sie PowerQuery schließen, sehen Sie ein neues Blatt in Excel, das alle Daten enthält.
Vorteile der Extraktion von E-Mails in Excel für Ihr Unternehmen
Email Parsing wird das Marketing und die Organisation Ihres Unternehmens revolutionieren. Sie sparen nicht nur viel Zeit, sondern auch Geld, indem Sie die Personalkosten senken. Schauen wir uns einige der wichtigsten Vorteile an.
Marketing
- Lead-Generierung: Analysieren Sie Informationen für Ihr Unternehmen aus Newsletter-Abonnements, Landing Pages, Social-Media-Plattformen und Anzeigen. Erstellen Sie automatisch neue Leads für Ihre E-Mail-Kampagne.
- Analyse von Branchenwarnungen: Analysieren Sie Google Alerts und ähnliche Anwendungen in Ihrer Excel-Tabelle, um Branchentrends oder Suchanfragen im Zusammenhang mit ihren Produkten und Dienstleistungen zu verfolgen.
- Behalten Sie den Überblick über die Bedürfnisse Ihrer Kunden: Organisieren Sie alle Kundenanfragen in einer Excel-Tabelle. Verbessern Sie Ihren FAQ-Bereich, erstellen Sie benutzerspezifische Inhalte für die sozialen Medien und finden Sie heraus, welche Produkt-Upgrades Ihren Nutzern am besten gefallen.
Order-to-Cash-Prozess: Bestellungen
- Verwaltung von Kundenanfragen: Extrahieren Sie Kontaktdaten von Kunden direkt in ein Excel-Tabellenblatt. Planen Sie mühelos Folge-E-Mails und Antwortanrufe.
- Organisieren Sie Ihre Bestellungen: Mit einem E-Mail-Parser werden alle Bestellungen sofort sortiert, nachdem sie in Ihrem Posteingang angekommen sind. Sie werden in Ihrer Exceltabelle so angezeigt, wie Sie es wünschen.
Purchase-to-Pay: Eingangsrechnungen oder Auslagenmanagement
- Exportieren Sie wichtige E-Mails in Ihre Excel-Tabelle: Speichern Sie wichtige E-Mails, wenn Sie von einem System zu einem anderen migrieren.
- Automatisieren und extrahieren Sie wiederkehrende Rechnungen und Belege.
E-Mail to Excel mit Konfuzio OCR AI
Konfuzio bietet eine Low-Code-Integration zum Senden von E-Mails in eine Excel-Datei. Mit Microsoft Excel Power Query können Sie direkt die Konfuzio-API nutzen. Verbinden Sie einfach die API mit Ihrer E-Mail, Google Mail oder Outlook. Die KI-Technologie erkennt die Art der Anhänge oder des Textes, den Sie an Ihre Excel-Tabelle senden möchten. Dann können Sie eine Excel-Datei erstellen und die Daten in Ihrer Tabelle einfach organisieren. Automatisieren Sie den Prozess, um bestimmte Anhänge weiterzuleiten und lassen Sie den Mail Parser den Rest erledigen.
FAQs
Ein E-Mail-Parser ist eine Softwareanwendung zur Datenextraktion aus eingehenden E-Mails. Eine Parsing-API ist in der Lage, Daten aus der Kopfzeile und dem Textkörper einer E-Mail zu übertragen. Sie kann auch Text direkt aus E-Mail-Dateianhängen wie PDF-Dokumenten, CSV-Dateien und MS-Office-Dateien parsen. Das Parsen von E-Mails ist eine einfache Möglichkeit, Ihre Geschäftsprozesse zu automatisieren und eingehende Rechnungen, Bestellungen und andere Arten von Dokumenten zu verarbeiten.
Grundsätzlich ist das Parsing notwendig, weil die Daten für verschiedene Stellen in unterschiedlicher Form benötigt werden. Parsing ermöglicht es, Daten so umzuwandeln, dass sie von einer bestimmten Software verstanden werden können. Um große Mengen von E-Mails in Ihre Excel-Tabelle zu extrahieren, benötigen Sie E-Mail-Parsing. Wenn Ihre E-Mail beispielsweise viele PDF-Anhänge enthält, kann ein E-Mail-Parser die Informationen aus diesen PDFs lesen und sie in ein Format übertragen, mit dem Excel arbeiten kann.
Ein Parser ist eine Compiler- oder Dolmetscherkomponente, die Daten in kleinere Elemente zerlegt, damit sie leicht in eine andere Sprache übersetzt werden können. Ein Parser nimmt Eingaben in Form einer Folge von Token, interaktiven Befehlen oder Programmanweisungen entgegen und zerlegt sie in Teile, die von anderen Komponenten in der Programmierung verwendet werden können.
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