ELO ECM: Funktionen, Use Cases und Konfuzio als performantes Add-on

Um Ihr Unternehmen ganzheitlich zu digitalisieren, reicht es nicht aus, Dokumente online abzulegen und so Informationen einfach zugänglich zu gestalten. Vielmehr müssen Sie alle Abläufe digitalisieren und automatisieren – vom Dokumentenmanagement über die Datenanalyse bis hin zur Prozessmodellierung. Eine der etablierten Digitalisierungsplattformen am Markt ist das ECM-System ELO Enterprise Content Management.

Die ELO Digital Office GmbH legt mit ihrem ELO ECM den Schwerpunkt auf ein effizientes Content- und Dokumentenmanagement. Wir erklären, welche Funktionen diese Software zum Teil beinhaltet und für welche Branchen und Anwendungsfälle sie sich unter anderem eignet. Und: Wir zeigen, welche potenziellen Hindernisse sich hinter der ELO ECM Anwendung verstecken und wie Sie diese mit Konfuzio als smartes Add-on unkompliziert beheben, ohne über einen Anbieterwechsel nachdenken zu müssen. 

Das Wichtigste in Kürze

  • ELO Enterprise Content Management ist eine Software zur Verwaltung von Informationen sowie zur Vereinfachung von Workflows.
  • Klassische Einsatzbereiche von ELO ECM sind Dokumentenmanagement, Vertragsverwaltung, HR und Compliance.
  • Die Herausforderungen bei ELO ECM liegen in einer vergleichsweise aufwändigen Implementierung, begrenzten Integrationsmöglichkeiten sowie eingeschränkten Analysefunktionen.
  • Konfuzio bildet eine Erweiterung für ELO ECM, mit der Unternehmen die Herausforderungen der Software kompensieren können. Jetzt mehr zu Konfuzio als ELO ECM Ergänzung erfahren!

Module und Funktionen von ELO ECM

ELO ECM ist eine Software der ELO Digital Office GmbH für das Enterprise Content Management. Vereinfacht formuliert unterstützt sie Unternehmen bei der strategischen Verwaltung von Informationen innerhalb ihrer Organisation. Es handelt sich dabei um einen ganzheitlichen Ansatz, der darauf abzielt, digitale und physische Informationen effizient zu organisieren, zu speichern und zu teilen. 

Zu den Hauptfunktionen des Systems gehören die Erfassung von Dokumenten, ihre Indexierung und Klassifizierung, die revisionssichere Archivierung, die Bereitstellung von Zugriffsrechten für autorisierte Nutzer sowie die Unterstützung von Workflow-Prozessen.

Das ECM-System verbessert die Zusammenarbeit im Team, fördert die Informationszugänglichkeit und unterstützt die Einhaltung von Compliance-Richtlinien und Datenschutzbestimmungen.

Dazu stellt es – und anderem – die folgenden 4 Module zur Verfügung:

ELO ECM Suite

Mit der ELO ECM Suite erfassen und speichern Unternehmen Dokumente in verschiedenen Formaten wie Text, Bild und Video. Dazu verfügt die Suite über ein Indexierungssystem, das es ermöglicht, Dokumente mit Metadaten zu versehen. Auf diese Weise sind Firmen in der Lage, gespeicherte Informationen über intelligente Suchfunktionen leicht zu durchforsten und zu sortieren. Zudem unterstützt ELO ECM die revisionssichere Archivierung. Das bedeutet: Einmal gespeicherte Daten sind vor Veränderungen geschützt und entsprechen gesetzlichen Anforderungen wie der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und den GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff).

ELO Enterprise

ELO Enterprise bietet erweiterte Funktionen für die Skalierbarkeit und Zusammenarbeit in großen Teams. Unternehmen verwalten damit mehrere Standorte, erstellen komplexe Workflows und steuern den Zugriff auf Informationen basierend auf individuellen Benutzerrechten. Das Modul ist besonders nützlich für große Konzerne mit komplexen, dokumentengesteuerten Geschäftsprozessen.

ELO Office

ELO Office ist eine Integration von ELO ECM in Microsoft-Office-Anwendungen. Sie ermöglicht es Benutzern, direkt aus Anwendungen wie Word, Excel und PowerPoint auf die Funktionen von ELO ECM zuzugreifen. So sind sie in der Lage, Dokumente einfach in das ECM-System zu importieren, zu indexieren und zu speichern. Außerdem suchen sie bereits gespeicherte Dokumente direkt aus Office-Anwendungen heraus und bearbeiten diese.

ELO DocXtractor

ELO DocXtractor ist ein intelligentes Erfassungstool, das es ermöglicht, Informationen aus strukturierten und unstrukturierten Dokumenten zu extrahieren. Die Funktion nutzt Technologien wie optische Zeichenerkennung (OCR), um Daten in Dokumenten wie Rechnungen, Verträgen und Formularen zu erfassen. Die extrahierten Daten indexiert ELO DocXtractor dann automatisch und importiert sie in das ECM-System, was den manuellen Aufwand für Unternehmen reduziert und die Genauigkeit der Datenerfassung verbessert.

ELO ECM Kosten

Die ELO ECM Kosten variieren je nach Bedarf und Anforderungen Ihres Unternehmens. Entscheidende Faktoren sind dabei zum Beispiel die Zahl und Art der Module, die Sie für Ihr Content- und Dokumentenmanagement benötigen, sowie die Nutzungsart – in der Cloud oder On-Premise. 

elo ecm einsatzbereiche

Einsatzbereiche von ELO Enterprise Content Management

Unternehmen verwenden ELO Enterprise Content Management in verschiedenen Bereichen, um Informationen effizient zu verwalten und Geschäftsprozesse zu optimieren. Dabei kommt die Software zum Beispiel für die folgenden Aufgaben zum Einsatz:

Dokumentenmanagement

Firmen nutzen ELO ECM, um Dokumente effizient zu verarbeiten und abzulegen. Dafür ist die Software unter anderem in der Lage, Papierdokumente zu digitalisieren, nach Kategorien zu sortieren und im ELO-System zu speichern. Ein mittelständisches Unternehmen, das eine Vielzahl von Papierdokumenten verarbeitet, integriert ELO zum Beispiel, um Dokumente wie Rechnungen, Verträge und Bewerbungsunterlagen zu digitalisieren. Auf diese Weise digitalisiert es nicht nur die Dokumente, sondern auch tägliche Geschäftsprozesse. Es ersetzt seinen klassischen Aktenschrank durch ein digitales System für Dokumentenmanagement.

Workflow-Management

ELO ECM erleichtert die Erstellung und Automatisierung von Workflow-Prozessen. Zum Beispiel nutzen Unternehmen die Software, um Rechnungsworkflows zu automatisieren. Scannen sie eine Rechnung ein, startet das System automatisch den richtigen Genehmigungsworkflow. In diesem Fall leitet der ELO Invoice Worfklow die Rechnung automatisch durch die Rechnungsprüfung, Ablage, ggf. über die Rechnungsfreigabe bei klärungsbedürftigen Rechnungen bis hin zur Buchung an das ERP-System mit dem Rechnungscontrolling als Schlusslicht.

Vertragsmanagement

Im Bereich des Vertragsmanagements erstellen, speichern und verwalten Firmen mit dem digitalen Vertragsmanagement ELO Contract Verträge und überwachen die darin enthaltenen Termine, Laufzeiten und Fristen. Ein Unternehmen im Immobiliensektor könnte die Software beispielsweise nutzen, um Mietverträge zu speichern und automatisch an wichtige Termine erinnert zu werden, wie z. B. die Verlängerung eines Mietvertrags oder die Zahlung von Mietgebühren. Das hilft, den Überblick über alle Verträge zu behalten und sicherzustellen, dass Unternehmen keine wichtigen Fristen versäumen.

HR

Im Personalbereich verwaltet die Software ELO HR Personnel File unter anderem Mitarbeiterakten in Form einer elektronischen Personalakte. Unternehmen sind so in der Lage, mitarbeiterbezogene Dokumente wie Krankmeldungen, Elternzeitnachweise und auch Rentenbescheide, digital im ELO-System zu speichern und für Mitarbeiter mit der jeweiligen Berechtigung unter Einhaltung der DSGVO an einem zentralen Ort zugänglich zu machen. Zum Beispiel greift so ein HR-Team unkompliziert auf die digitalen Personalakten zu, um Informationen für Gehaltsverhandlungen oder für die Planung von Weiterbildungsmaßnahmen herauszusuchen.

Stärken von ELO ECM

ELO ECM bietet eine breite Palette von Möglichkeiten und Funktionen, um das Content- und Dokumentenmanagement effizient zu gestalten. Dabei überzeugen vor allem die folgenden 5 Aspekte:

Benutzerfreundlichkeit

Das Content- und Dokumentenmanagement in Organisationen ist komplex. Unternehmen müssen daher mit einem ECM-System unzählige Dateien und damit verbundene Abläufe digitalisieren und automatisieren. Damit Firmen dabei nicht überfordert sind, muss eine entsprechende Software eine benutzerfreundliche Oberfläche mitbringen. Nur so sind Unternehmen in der Lage, die Anwendung produktiv zu nutzen. Genau das ermöglicht ELO Enterprise Content Management.

Die Software ist übersichtlich und intuitiv aufgebaut, so dass Mitarbeiter effiziente Workflows generieren.

Sie sind beispielsweise in der Lage, Dokumente leicht hochzuladen, zu organisieren und zu suchen. 

Flexibilität

Damit ein ECM-System zu den vielseitigen Anforderungen von Unternehmen passt, muss dies eine hohe Flexibilität mitbringen. Das bietet ELO ECM. Unternehmen sind in der Lage, digitale Prozesse und Workflows – bis zu einem gewissen Grad – so anzupassen, dass sie ihren individuellen Ansprüchen entsprechen. 

Sicherheit

Die Sicherheit von Daten ist für jedes Unternehmen – insbesondere seit Einführung der Datenschutz-Grundverordnung und der bald in Kraft tretenden ePrivacy-Richtlinie – von entscheidender Bedeutung. Kommen sie den hohen Anforderungen des deutschen Datenschutzes nicht nach, drohen hohe Bußgelder und Reputationsschäden. Um das zu verhindern, verfügt ELO ECM über robuste Sicherheitsfunktionen, einschließlich Zugriffskontrollen und Verschlüsselung. 

Automatisierungen

Automatisierungen sind ein elementarer Bestandteil der Digitalisierung in Unternehmen. Sie sorgen dafür, dass Unternehmen aufwendige, manuelle Arbeitsschritte minimieren und Mitarbeitern so komplexere Aufgaben zuweisen, die einen höheren Mehrwert generieren. Anders gesagt: Unternehmen steigern mit Automatisierungen ihre Effizienz. Genau das ermöglicht ELO ECM.

Integration

Unternehmen verfügen über bestehende, eingespielte Prozesse, die mit zahllosen Anwendungen verknüpft sind. Damit sich ein ECM-System harmonisch in dieses bestehende Netzwerk fügt, muss es Optionen für die Integration in gängige Programme bieten. ELO ECM ermöglicht die nahtlose Integration mit verschiedenen Unternehmensanwendungen. Zum Beispiel verknüpfen Firmen die ELO ECM Suite in ein bestehendes CRM-System, um über alle relevanten Kundeninformationen an einem Ort zu verfügen. Das verbessert den Kundenservice. Daneben sind Integrationen mit der Microsoft Suite, SAP, Salesforce, ABAS, CAS, Datev und und weiteren Programmen möglich.

Use Cases von ELO ECM

ELO hat bereits rund 75.000 Kundenprojekt in 40 Ländern erfolgreich absolviert. Wie haben Unternehmen ELO ECM dabei in ihre Prozesse integriert? Wir werfen einen Blick auf 3 Use Cases:

Einsatz von ELO ECM bei einem Herstellungsunternehmen von Formteilen, Baugruppen und Gehäusesystemen

Das führende europäische Unternehmen, das sich auf innovative Produktlösungen aus Partikelschäumen spezialisiert hat, entwickelt und produziert mit über 50 Jahren Erfahrung jährlich mehr als 300 neue Produkte für Branchen wie Fahrzeugbau, Heizungs- und Lüftungstechnik.

Herausforderung

Die Herausforderung für das Unternehmen bestand darin, eingehende Rechnungen automatisch zu erkennen, mit den Bestelldaten in Microsoft Dynamics AX zu vergleichen und sie anschließend zu übertragen. Parallel dazu sollte ein Workflow für die Rechnungsfreigabe gestartet werden. Die benötigten Informationen wie Freigabeberechtigungen und Zahlungskonditionen sollte ELO aus den Kreditorenstammdaten von Microsoft Dynamics AX beziehen. Die über Microsoft Dynamics AX generierten ausgehenden Belege sollte die Software automatisch in seinem Archiv ablegen.  

Lösung 

Der ELO DocXtractor erkennt eingehende Rechnungen automatisch und gleicht sie mit den Bestelldaten aus Microsoft Dynamics AX ab. Er überträgt die Informationen in die ELO ECM Suite und weist sie im ELO Workflow dem entsprechenden Mitarbeiter zu. Für die Geschäftsleitung und das Controlling wurde ein anpassbares Dashboard über die ELO Business Solution Invoice bereitgestellt, um die relevanten Informationen zu visualisieren und zu analysieren.

Mithilfe des ELO Business Logic Providers (BLP) überträgt das Unternehmen zudem alle von Microsoft Dynamics AX erstellten Dokumente als PDF an ELO, archiviert diese korrekt und reichert sie mit relevanten Daten an.

Benefits

  • Automatische Erfassung von Eingangsrechnungen mit Abgleich von Lieferanten- und Bestellinformationen aus Microsoft Dynamics AX 
  • Digitale Rechnungsbearbeitung und Freigabe über den ELO Workflow mit Fristenüberwachung anhand von Zahlungskonditionen aus Microsoft Dynamics AX 
  • Echtzeit-Visualisierung von Daten und wichtigen Informationen 

Einsatz von ELO ECM bei einem Marktführer für Befestigungs- und Montagetechnik

Der separate Unternehmensbereich dieses Unternehmens ist auf maßgeschneiderte Leiterplattendesigns für Kunden aus verschiedenen Branchen spezialisiert.

Herausforderung

Die Herausforderung lagen für diesen Unternehmensbereich lagen in den Fachgebieten Datensicherheit, digitale Personalverwaltung und automatisiertes Besuchermanagement.

Lösung

Um diesen Herausforderungen zu begegnen, führte das Unternehmen ELOenterprise ein. Mit der Software archiviert und verwaltet es heute Fertigungsdaten sicher. Die Software regelt dabei automatisiert Zugriffe auf die Daten und protokolliert diese. Zusätzlich integrierte der Betrieb unternehmensweit eine digitale Personalakte sowie ein digitales Besuchermanagementsystems namens ELO Visitor. Die Digitalisierungen haben manuelle Prozesse in den jeweiligen Abteilungen minimiert und weniger fehleranfällig gestaltet.

Benefits

  • Sichere und einfach zugängliche Ablage hochsensibler Fertigungsdaten
  • Minimierung händischer Arbeitsschritte sowie der Fehleranfälligkeit in der HR-Abteilung
  • Erhebliche Reduzierung der manuellen Arbeit im Besuchermanagement

Einsatz von ELO ECM bei einem französischen Logistikunternehmen

Das Logistikunternehmen operiert am Flughafen Paris-Charles-de-Gaulle mit über 350 Angestellten im Bereich des Expresstransports. Das Unternehmen für Logistik bietet innovativ angepasste Lösungen nicht nur in Frankreich, sondern auch international.

Herausforderung

Das Unternehmen strebte eine Digitalisierung des Einkaufsprozesses sowie die Schaffung einer Schnittstelle zwischen Buchhaltung und Einkauf an. Zudem wollte es ein leistungsstarkes Finanzanalysetool in seine Prozesse implementieren.

Lösung 

Durch die Nutzung der ELO ECM Suite und des ELO DocXtractors nutzt dieses Unternehmen nun ein hochleistungsfähiges ECM-System für Rechnungen, Bestellungen und Verträge. Es bearbeitet den gesamten Workflow digital. Dabei sind sämtliche Schritte, angefangen bei der Bestellanforderung bis zur Bezahlung der Rechnungen, für das Unternehmen lückenlos nachvollziehbar.

Benefits

  • Effizientes zentrales Content- und Dokumentensystem, das auf die individuellen Geschäftsabläufe ausgerichtet ist 
  • Integration einer nahtlosen Schnittstelle zum Finanzverwaltungssystem Sage FRP 1000 sowie zum Inside Reporting 
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Herausforderungen von ELO ECM und Lösungsansätze

ELO ermöglicht es Unternehmen mit seinem vielfältigen Softwareanwendungen, zahlreiche Geschäftsabläufe zu digitalisieren und so Prozesse effizienter zu gestalten. Mit steigenden Anforderungen, die Unternehmen an ihr Content- und Dokumentenmanagement stellen, zeigt das ELO ECM als Überbegriff jedoch auch das ein oder andere Defizit. Wo stoßen Unternehmen bei ELO ECM an ihre Grenzen – und wie können sie diese überwinden, ohne direkt den Anbieter zu wechseln?

Implementierung und Lernkurve

Grundsätzlich ist ELO ECM eine benutzerfreundliche Anwendung, mit der Unternehmen ihr Content- und Dokumentenmanagement effizient gestalten. Aufgrund seiner Vielschichtigkeit ist die Integration in bestehende Systeme jedoch umfangreich und es dauert seine Zeit. Bis Unternehmen individuelle und automatisierte Prozesse erzeugt haben, müssen sie eine steile Lernkurve meistern. 

Um hier nicht unnötig Zeit zu verlieren, bietet sich die KI-Software von Konfuzio als Add-on an.

Konfuzio verfügt über eine intuitive Benutzeroberfläche und einen umfangreichen Zugang für Entwickler. Mit diesem verknüpfen sie ELO ECM schnell und einfach mit ihrer internen IT-Infrastruktur. Und: Durch eine komplett individualisierbare Ausrichtung der KI sind Unternehmen in der Lage, zahllose Prozesse im Dokumentenmanagement frei nach Wünschen und Bedarf zu gestalten. In der Praxis verwenden Organisationen Konfuzio zum Beispiel, um spezifische Regeln für die Datenextraktion zu erstellen, die auf ihre individuellen Anforderungen zugeschnitten sind. Das Ergebnis: Mit Konfuzio sparen Unternehmen Ressourcen sowohl bei der Implementierung als auch bei der Einarbeitung. Das entlastet Ihre IT-Abteilungen und ermöglicht einen reibungslosen Übergang zu einem effizienten Content- und Dokumentenmanagement.

Integrationen

ELO ECM verfügt über wichtige Integrationen zu gängigen Anwendungen wie Microsoft, SAP, Salesforce und Datev. Unternehmen, die jedoch mit spezielleren oder branchenspezifischen Programmen arbeiten, könnten möglicherweise hier vor einem Problem stehen. Denn: ELO ECM ist zwar flexibel, Firmen können die Software jedoch nicht ohne Weiteres in jedes beliebige Programm integrieren.

Konfuzio bietet eine REST API und ein Web-UI im SaaS, Private Cloud und On-Prem Betrieb. Dies erleichtert die Integration mit anderen Systemen und erweitert so die Flexibilität von ELO ECM. Für die Praxis heißt das: Unternehmen sind mit Konfuzio in der Lage, ELO ECM mit nahezu jeder anderen Geschäftsanwendung zu verknüpfen und so Daten zwischen beiden auszutauschen. Auf diese Weise gewinnen Unternehmen neue, tiefgehende Einblicke in ihre Daten.

Automatisierung und Datenextraktion

ELO Enterprise Content Management stellt grundlegende Funktionen für die Automatisierung von Prozessen zur Verfügung. Große, komplexe Unternehmen, die eine ganzheitliche, tiefgreifende Digitalisierung ihrer Organisation anstreben, könnten jedoch vor allem bei komplexen Datenstrukturen mit ELO ECM an eine Grenze stoßen. 

Konfuzio verfügt über eine fortschrittliche KI, die unter anderem wegweisende Technologien wie Optical Character Recognition (OCR), Machine Learning (ML), Deep Learning (DL), Natural Language Processing (NLP) und Computer Vision (CV) umfasst.

Für die Praxis bedeutet das: Die Algorithmen von Konfuzio extrahieren, kategorisieren und analysieren große Datenmengen mit höchster Genauigkeit. Unternehmen verfügen so stets über aktuelle Daten, aus denen sie wertvolle Erkenntnisse gewinnen und auf Basis dieser fundierte Geschäftsentscheidungen treffen.

Analysefunktionen

ELO Enterprise bringt fortschrittliche Analysefunktionen für die Auswertung von Daten mit. Je nach Datenmenge und Datenart (strukturiert oder unstrukturiert) ist es jedoch möglich, dass ELO wichtige Trends, Prozessoptimierungspotenziale und Risiken übersieht. Mit Konfuzio integrieren Organisationen leistungsstarke Analysewerkzeuge in ihr ELO ECM. Durch den Einsatz der oben genannten KI-Tools ist Konfuzio in der Lage, auch in Big Data und unstrukturierten Daten Richtungsweisendes zu erkennen. 

Konfuzio – Smartes Add-on für Ihr ELO ECM 

Im Rahmen der derzeit rasant fortschreitenden Digitalisierung schafft eine Digitalisierungsplattform wie ELO Enterprise Content Management Unternehmen eine wichtige Basis, um ihr Content- und Dokumentenmanagement auf zukunftssichere Beine zu stellen. Die Software verfügt über umfassende Funktionen, um wichtige Prozesse zu digitalisieren und zu automatisieren. Wenige, aber dennoch vorhandene Defizite, könnten sich zu Herausforderungen für Unternehmen entwickeln, wie bei der Verfügbarkeit von Integrationen sowie möglichen Automatisierungen und Analysefunktionen.

Konfuzio gleicht die geringen Defizite der ELO-Software durch seine intelligenten Technologien aus – und macht somit die Suche nach einer Alternative überflüssig. 

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    Avatar von Jan Schäfer

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