Dokumentenmanagement-Software

Dokumentenmanagement-Software: In 7 Schritten zur intelligenten Dokumentenverwaltung

Konfuzio

In jedem Unternehmen gibt es eine Vielzahl von betriebsrelevanten Dokumenten – Verträge, Anhänge, Protokolle, Rechnungen, Kontoauszüge, Berichte, Anträge, Bewerbungen, Urkunden und vieles mehr.  Häufig werden Papierdokumente in Ordnern und Aktenordnern abgelegt und entweder physisch im Unternehmen aufbewahrt oder an externe Anbieter ausgelagert. Das Auffinden und die Verwendung solcher Originaldokumente in Papierform ist ein schwieriger und mühsamer Prozess, vor allem wenn es sich um große Mengen von Dokumenten handelt. Dokumentenmanagement-Software löst solche Probleme im Zusammenhang mit der Archivierung, Indizierung, dem Auffinden und der Bearbeitung von Dokumenten. 

Was ist Dokumentenmanagement?

Dokumentenmanagement kann als die Art und Weise definiert werden, wie Dokumentenmanagement kann als die Art und Weise definiert werden, wie Unternehmen ihre Dokumente (insbesondere in elektronischer Form) verwalten und verfolgen. Heutzutage gibt es Dokumentenmanagement in unterschiedlichem Ausmaß, je nach Geschäftsanforderungen von individuellen Einzelanwendungen bis hin zu groß angelegten unternehmensweiten Konfigurationen.

Wie hat sich das Dokumentenmanagement entwickelt?

Die ersten Softwaresysteme für die Verwaltung von Papierdokumenten wurden in den 1980er Jahren entwickelt. Sie befassten sich mit Papierunterlagen, zu denen neben gedruckten Dokumenten auch Bilder, Ausdrucke usw. gehörten.

Später wurde die Notwendigkeit deutlich, auch elektronische Dokumente verwalten zu können, und so mussten neue Softwaresysteme geschaffen werden. Sie sollten alle Dokumente oder Dateien verwalten, die auf Computern erstellt und in lokalen Dateisystemen oder auf globalen Servern gespeichert wurden.

Eigenschaften einer Dokumentenmanagement-Software

Ein Dokumentenmanagementsystem ist eine Software, die eine automatisierte Möglichkeit zur Speicherung, Verwaltung und Verfolgung elektronischer Dokumente bietet.

Ursprünglich diente ein DMS dazu, Papierdokumente einzuscannen oder abzulesen und in digitale Abbildungen umzuwandeln. Doch heutzutage verfügt ein DMS über weitaus mehr Funktionen.

Die Software erkennt automatisch Dokumente und erfasst die wichtigsten Daten. PDF Dateien, Rechnungen, Versicherungspolicen sind so einfacher zu verwalten. 

Konfuzio erweitert die Dokumentenmanagement-Software mit künstlicher Intelligenz. Konfuzio lernt als Modul eines DMS mit jeder Bearbeitung dazu und kann so immer schneller und automatischer wichtige Daten aus Ihren Dokumenten erfassen.

Was sind die Vorteile einer Dokumentenmanagement-Software?

Dokumentenmanagement-Software hilft Unternehmen, alle dokumentierbaren Workflows auf intelligente Weise zu steuern. Durch die automatisierte Erfassung und Bereitstellung von Dokumenten aller Art werden die Arbeitsabläufe erleichtert. Inhalte und Informationen sind leichter zu finden und Entscheidungen leichter zu treffen.

Viele Unternehmen sind von der traditionellen Papierablage auf Dokumentenmanagement-Software umgestiegen, weil ein automatisiertes System Zeit, Geld und Platz spart. Ein DMS macht außerdem mehrere Programme zur Abwicklung Ihrer Arbeitsabläufe überflüssig, da alle erforderlichen Funktionen unter einer einzigen Oberfläche zusammengefasst sind. 

Eine leistungsfähige KI-gestützte Dokumentenmanagement-Software basiert auf Methoden der Prozessoptimierung, um schlanke und effiziente Arbeitsabläufe zu gewährleisten. Dazu gehören zum Beispiel Prozessautomatisierung, Datenaufbereitung und Fehlerbehandlung. Daraus ergeben sich viele Vorteile für das Tagesgeschäft.

Die Implementierung von Dokumentenmanagement-Software in Ihrem Unternehmen kann zu den folgenden unmittelbaren und langfristigen Verbesserungen führen:

  • Weniger Papier, weniger Kosten und weniger Aufwand
  • Mehr Compliance und Sicherheit
  • Schnelle und einfache Integration
  • Verbesserte Produktivität und Automatisierung

Wie wählt man eine Dokumentenmanagement Software aus?

  1. Bestandsaufnahme

    Welche Bedürfnisse können Sie im Unternehmen erkennen, wo sind die Problembereiche? Was soll das Dokumentenmanagemet-System Ihrer Meinung nach leisten und verbessern? Welche technischen Anforderungen müssen vorab erfüllt werden?

  2. Funktionalität

    Auch wenn Sie zu Beginn nur einen begrenzten Funktionsumfang benötigen sollten, überlegen Sie unbedingt, welche Entwicklungen Sie in Zukunft erwarten. Die Bedürfnisse des Unternehmens und damit die Anforderungen an das System werden mit der Zeit steigen. Es ist wichtig, einen genauen Zeitplan mit entsprechenden Zielen und Meilensteinen aufzustellen. 

  3. Integrationspunkte

    Entscheiden Sie, welche Arbeitsabläufe das Dokumentenmanagement-System abbilden wird, welche bestehenden Prozesse optimiert werden sollen und wie die gewünschte DMS-Struktur aussehen soll. Bereiten Sie alle betroffenen Bereiche und Abteilungen auf die vollständige Einführung vor.

  4. Vergleich der Anbieter von Dokumentenmanagement-Software

    Eine maßgeschneiderte Lösung spart Ihnen nicht nur Kosten bei der Anschaffung, sondern auch unnötigen Aufwand später. Ungenutzte Funktionen erschweren die Arbeit des Systems und können zu Verzögerungen und Abstürzen führen. Zudem ist es wichtig, dass die Software mit vorhandenen Systemen kompatibel ist.

  5. Zeitplan definieren

    Wie schnell soll das DMS in Ihrem Unternehmen eingeführt werden? Es ist wichtig zu bedenken, dass genügend Zeit für technische Upgrades, Mitarbeiterschulungen, Tests und Qualitätskontrollen benötigt wird. Ein realistischer Zeitplan ist äußerst wichtig. 

  6. Workflows

    Um Ordnung zu schaffen, müssen Regeln für die Erstellung von Dokumenten aufgestellt werden. Dazu gehören das Einrichten von Vorlagen für Standardgeschäftsdokumente, das Befolgen eines internen Stilleitfadens, das Datieren oder Zeitstempeln von Dokumenten sowie Verfahren zum Teilen oder Überprüfen von Dokumenten.

  7. Einführung

    Sobald Sie die obigen Fragen beantwortet haben, können Sie die Dokumentenmanagement-Software implementieren. Stellen Sie sicher, dass alle Mitarbeiter das DMS gut kennen und beim Erstellen, Speichern und Abrufen von Dokumenten die entsprechenden Verfahren befolgen.

Wo kann Dokumentenmanagement-Software angewendet werden?

Bei der Frage, welche Dokumente mit einem Dokumentenmanagement-System gespeichert und verwaltet werden können, sind den Möglichkeiten keine Grenzen gesetzt. Alle Geschäftsbereiche, die mit Dokumenten oder Korrespondenz (auf Papier oder elektronisch) arbeiten, können in das Dokumentenmanagementsystem einbezogen werden. 

Dazu gehören unter anderem: 

  • Finanz- und Rechnungswesen (Rechnungen, Budgetpläne, Kontoauszüge, Lohn- und Gehaltslisten) 
  • Vertragsmanagement (Angebote, Verträge, Controlling-Unterlagen)
  • Digitaler Posteingang (automatische Umwandlung von Papierpost in ein elektronisches Format)
  • E-Mail-Archivierung

Fazit 

Eine Dokumentenmanagement-Software kann einen erheblichen Einfluss auf den reibungslosen Ablauf in einem Unternehmen haben. Es macht das Erfassen, Digitalisieren und Beschriften von Dokumenten schnell und einfach. Dadurch bleibt mehr Zeit für wichtigere Bereiche des Unternehmens. 

Die Dokumentenmanagement-Software steigert so die Unternehmenseffizienz erheblich und kann wertvolle Zusatznutzen bieten, z. B. erhöhte Sicherheit, reibungslose Zusammenarbeit und automatisierte Einhaltung von Vorschriften.

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