Dokumente scannen und in Workflows integrieren

In der heutigen, digitalisierten Geschäftswelt ist es für Unternehmen unerlässlich, eine Multichannel-Strategie zu haben, um Dokumente zu erhalten. Die Dokumente können aus verschiedenen Quellen stammen: Sie können per Post, als Mail-Anhang, über das Hochladen auf Online-Portalen oder Mobil-Apps, durch Chatbots oder sogar durch APIs, wie in der Versicherungsbranche, empfangen werden. Um mit dieser Datenflut umzugehen, bietet Konfuzio eine Reihe von Möglichkeiten, um Dokumente zu verarbeiten. Im Folgenden stellen wir diese Verbindungen vor und diskutieren ihre Vor- und Nachteile.

Post-Scan durch die Deutsche Post

Die Deutsche Post bietet einen Service an, der physische Post einscannt und digitalisiert. Mit Konfuzio können diese digitalisierten Dokumente einfach und effizient verarbeitet werden. Der Vorteil dieses Services ist die einfache Handhabung und die nahtlose Integration mit Konfuzio. Allerdings muss bedacht werden, dass dieser Service zusätzliche Kosten verursachen kann.

Hochladen per E-Mail oder Scan-to-E-Mail

Eine weitere Möglichkeit, Dokumente in Konfuzio zu integrieren, ist das Hochladen per E-Mail oder das Senden von Scans per E-Mail. Hierfür kann der Scanner so konfiguriert werden, dass er die Scans direkt per E-Mail an Konfuzio sendet: Upload by Email. Der Partner von Konfuzio, Exapture, hilft Ihnen gerne bei der Auswahl des richtigen Scanners. Der Vorteil dieses Ansatzes ist die direkte Einbindung von gescannten Dokumenten in Konfuzio. Es ist jedoch zu beachten, dass hierfür ein entsprechend konfigurierter Scanner benötigt wird.

Post via REST API

Für erfahrene Entwickler bietet Konfuzio auch die Möglichkeit, Dokumente per REST API zu integrieren. Mit dieser Methode können Entwickler eigene Human-in-the-Loop-Anwendungen erstellen, in denen Benutzer Dokumente hochladen und die Webanwendung automatisch erkannte Informationen anzeigen und überarbeiten lässt. Mehr dazu finden Sie hier: Human in the Loop.

Adapter zu großen Ökosystemen

Schließlich bietet Konfuzio auch die Möglichkeit, sich mit großen Ökosystemen zu verbinden. Beispielsweise gibt es den Konfuzio-Connector für Power Automate: Konfuzio Connector. Zudem kann Zapier verwendet werden, um Konfuzio mit einer breiten Palette von Anwendungen zu verbinden. Konfuzio ist auf mehreren Marktplätzen gelistet und bietet dort spezialisierte Lösungen für bestimmte Branchen an. Mehr dazu finden Sie hier: Apinity.

Technische Anforderungen für das Einscannen von Dokumenten

In der Kommunikation mit unseren Kunden tauchen immer wieder Fragen zu den technischen Anforderungen für das Einscannen von Dokumenten auf. Dies ist ein besonders wichtiger Aspekt, wenn man bedenkt, dass die Qualität der gescannten Dokumente direkten Einfluss auf die Genauigkeit und Effizienz der Datenerfassung hat.

Technische Anforderungen und unterstützte Formate

Konfuzio unterstützt eine Vielzahl von Formaten für das Hochladen und Verarbeiten von Dokumenten. Eine vollständige Liste der unterstützten Formate finden Sie unter folgendem Link: Unterstützte Formate

Direkte E-Mail-Übermittlung von Scans

Sofern Ihr Scanner diese Funktion unterstützt, können Scans direkt per E-Mail an Konfuzio gesendet werden. Sie können das E-Mail-Forwarding per SMTP so konfigurieren, dass eine von Ihnen gewünschte E-Mail-Adresse verwendet wird. Weitere Informationen dazu finden Sie hier: Upload by Email

Scanauflösung

In Bezug auf die Scanauflösung reicht normalerweise eine niedrigere DPI-Zahl aus, um gute Ergebnisse zu erzielen. Weitere Details zur empfohlenen Scanauflösung finden Sie unter: Dokumenten Scanauflösung

Praktische Anforderungen

Es ist wichtig zu beachten, dass die praktischen Anforderungen an das Scannen von Dokumenten oft höher sind als die rein technischen. Beispielsweise kann ein zerknittertes Fax, das mehrfach mit einem 600-DPI-Scanner eingescannt wird, immer noch schlechte Ergebnisse liefern.

Insgesamt ist zu beachten, dass die Auswahl des richtigen Scanners und das richtige Scannen von Dokumenten ein wichtiger Schritt bei der Nutzung von Konfuzio sind. Wir hoffen, dass diese Informationen hilfreich für Sie sind und freuen uns, Ihnen bei weiteren Fragen zur Verfügung zu stehen.

Sicherheit und Datenschutz nach DSGVO

Datenschutz und Informationssicherheit sind ein zentraler Bestandteil der Produkte und Dienstleistungen der Helm & Nagel GmbH, dem Softwarehersteller von Konfuzio. Der Schutz Ihrer Daten und Ihr Vertrauen sind uns sehr wichtig. Deshalb haben wir technische und organisatorische Maßnahmen zur Gewährleistung der Sicherheit der Verarbeitung implementiert. Konfuzio erfüllt alle Anforderungen der EU-Datenschutz-Grundverordnung und ist sowohl als Organisation als auch als Software datenschutzkonform gemäß EU-DSGVO.

Bei weiteren Fragen zur Sicherheit oder zum Datenschutz können Sie sich gerne an unser Datenschutz- und Informationssicherheitsteam unter [email protected] wenden. Bei sicherheitsrelevanten Anliegen erreichen Sie uns unter [email protected].

Praxisbeispiele

Um zu veranschaulichen, wie Unternehmen verschiedene Methoden zur Hinzufügung von Dokumenten zu Konfuzio erfolgreich genutzt haben, betrachten wir einige typische Anwendungsfälle in verschiedenen Branchen:

Versicherungen: Ein Versicherungsunternehmen verwendet die E-Mail-Upload-Funktion von Konfuzio, um Schadensberichte zu verarbeiten, die als PDF-Dokumente empfangen werden.

Banken: Eine Bank verwendet die API von Konfuzio, um Kreditantragsformulare, die über ihre Webanwendung hochgeladen wurden, automatisch zu verarbeiten und zu analysieren.

Öffentlicher Sektor: Eine Regierungsbehörde nutzt den Post-Scan-Service der Deutschen Post in Kombination mit Konfuzio, um eingehende Anträge und Korrespondenzen effizient zu bearbeiten.

Preise

Die Kosten für die Nutzung der verschiedenen Dokumentenhinzufügungsmethoden von Konfuzio können variieren. Für detaillierte Informationen über die Preisgestaltung laden wir Sie ein, sich über Konfuzio Preise an uns zu wenden.

Verarbeitungsgeschwindigkeit

Je nach Volumen der Dokumente kann die Verarbeitungsgeschwindigkeit variieren. Konfuzio ist jedoch darauf ausgelegt, große Mengen von Dokumenten effizient und schnell zu verarbeiten, sodass Sie auf die Ergebnisse nicht lange warten müssen.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Konfuzio eine Vielzahl von Möglichkeiten bietet, um Dokumente sicher und effizient zu integrieren und zu verarbeiten. Abhängig von Ihren spezifischen Anforderungen kann eine dieser Methoden die effizienteste und effektivste Lösung für Ihr Unternehmen sein.

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Avatar von Maximilian Schneider

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