Document Management System: Was muss ein DMS können?

In einer digitalen Welt, in der täglich eine Flut an Informationen produziert wird, ist das effektive Verwalten von Dokumenten zu einer notwendigen Fähigkeit geworden. Ein Document Management System (DMS) kann Unternehmen dabei helfen, ihre Informationsflut zu organisieren, zu speichern und zu verwalten.

Erfahren Sie in diesem Blogartikel:

• Wie Sie ein zu ihrem Unternehmen passendes DMS finden.
• Wie Sie Prozesse und Workflows automatisieren.
• Wichtig: Lesen Sie zusätzlich alles über datenschutzrechtliche Bestimmungen und effektive Erweiterungen des DMS.

Was ist ein Document Management System?

Ein Document Management System (DMS) ist eine Softwareanwendung, die dazu dient, Dokumente und Informationen in einem digitalen Format zu organisieren, zu speichern und zu verwalten. Ein DMS kann Dokumente wie Textdokumente, Tabellenkalkulationen, Bilder, Videos und E-Mails verwalten und indexieren, sodass sie leichter gefunden und abgerufen werden können.

Die Bedeutung eines DMS liegt darin, dass es Unternehmen dabei hilft, ihre Dokumente effizienter zu verwalten, was zu einer höheren Produktivität und einer verbesserten Zusammenarbeit führt. Durch die zentrale Speicherung von Dokumenten können Mitarbeiter leichter auf Informationen zugreifen und diese gemeinsam nutzen, was die Zusammenarbeit und die Entscheidungsfindung verbessert. Darüber hinaus kann ein DMS die Sicherheit von Dokumenten verbessern, indem es Zugriffsrechte und Versionierung kontrolliert. Das kann dazu beitragen, Verluste oder Diebstahl von vertraulichen Informationen zu verhindern.

7 Vorteile eines Document Management System für Ihr Unternehmen

Im Folgenden sind einige Vorteile aufgeführt, die Unternehmen durch den Einsatz von DMS erwarten können:

1. Effizienzsteigerung: DMS ermöglicht es Unternehmen, Dokumente in einem zentralen Repository zu speichern und zu organisieren. Mitarbeiter können leichter auf die benötigten Dokumente zugreifen. Dokumente müssen nicht mehr manuell gesucht werden, was Zeit spart und das Risiko von Fehlern reduziert.
2. Zeitersparnis: Ein DMS organisiert Dokumente automatisch und verschlagwortet diese. Dies erleichtert die Suche nach Dokumenten erheblich, da Mitarbeiter nicht mehr manuell nach Dateien suchen müssen.
3. Verbesserte Zusammenarbeit: Ein DMS ermöglicht es mehreren Benutzern, auf Dokumente zuzugreifen und sie gleichzeitig zu bearbeiten. Dies fördert die Zusammenarbeit und verbessert die Kommunikation innerhalb des Unternehmens.
4. Sicherheit: Ein DMS stellt sicher, dass vertrauliche Dokumente sicher aufbewahrt werden und nur autorisierte Personen darauf zugreifen können. Durch die Implementierung von Sicherheitsprotokollen und Zugriffsrechten können Unternehmen sicherstellen, dass ihre Dokumente sicher sind.
5. Kosteneinsparungen: Unternehmen müssen weniger Zeit und Ressourcen für die manuelle Verwaltung von Dokumenten aufwenden. Dies reduziert Papierkosten und den Platzbedarf für die Aufbewahrung von Papierdokumenten.
6. Compliance: Viele Unternehmen müssen bestimmte rechtliche oder regulatorische Vorschriften einhalten. Ein DMS kann dazu beitragen, dass Unternehmen diese Vorschriften einhalten, indem sie sicherstellen, dass Dokumente entsprechend gespeichert und archiviert werden.
7. Skalierbarkeit: DMS ist eine skalierbare Lösung, die es Unternehmen ermöglicht, ihre Dokumentenverwaltung auf die sich ändernden Anforderungen ihres Unternehmens anzupassen. Unternehmen können ihre DMS-Lösung einfach erweitern, wenn sie mehr Speicherplatz oder weitere Funktionen benötigen.

Checkliste zur Auswahl eines DMS

Um festzustellen, ob eine Plattform die richtige Wahl ist, ist es wichtig, auf bestimmte Werkzeuge des Dokumentenmanagementsystems zu achten.

1. Cloud-Zugang und Berechtigungen: Der Cloud-Zugang ermöglicht, von jedem Gerät aus auf alle Dokumente zuzugreifen. Er trägt auch dazu bei, das Risiko zu mindern, dass Daten nicht verloren gehen oder gelöscht werden können, während Berechtigungen eine gute Möglichkeit sind, den Dokumentenzugriff für verschiedene Personen zu ermöglichen oder einzuschränken.
2. effiziente Dokumenteneingabe aus mehreren Quellen: Ein DMS sollte die Eingabe von Dokumenten über verschiedene Quellen wie E-Mail, Scanner, Apps und Massenuploads ermöglichen.
3. Im Team an Dokumenten arbeiten durch Versionskontrolle: Mit Versionshistorien koordinieren Teams Änderungen beim gemeinsamen Bearbeiten von Dokumenten, sodass alle auf dem neuesten Stand sind und weniger Kommunikationsprobleme auftreten.
4. Sicherheit: Achten Sie auf eine 256-Bit-Verschlüsselung für Dokumente, automatische Datensicherung, sichere Prüfprotokolle, den Dokumentenzugriff auf Rechte- und Rollenebene sowie eine automatische Indizierung der Dokumente und integrierten Schutz vor Viren und Malware.
5. Intelligente Organisation: Je mehr Dokumente die Benutzer der Datenbank hinzufügen, desto komplexer wird deren Verwaltung. Achten Sie auf die Funktionen zur Kennzeichnung, Bewertung und sonstigen Kategorisierung. Diese helfen den Benutzern, die benötigten Dateien effizienter zu finden.
6. Erweiterte Indizierung: Eine Indizierung von Dokumenten verbessert das Auffinden von Dokumenten, die Zugriffskontrolle und die Berichterstattung. Zu den beliebtesten DMS-Funktionen für die Dokumentenindizierung gehören die Indizierung von Metadaten und die Erkennung und Indizierung von Inhalten. Wichtig sind auch die Indizierung von Versionen und Revisionen sowie die automatische Nummerierung von Dokumenten.
7. Pull-Printing: Für streng regulierte Unternehmen ist Bull Printing sinnvoll, bei dem Benutzer erst dann Dokumente drucken können, wenn sie sich am Gerät authentifiziert haben. So verhinden Unternehmen, dass Dokumente entwendet werden oder sich Menschenansammlungen um das Gerät herum bilden.
8. Benutzerfreundlichkeit: Achten Sie auf definierbare Suchfilter, einen Drag-and-Drop-Import von Dokumenten sowie einen exzellenten Kundensupport.

Automatisierte Prozesse und Workflows durch KI

Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) ist ein wichtiger Bestandteil für Unternehmen, um ihre Dokumente effektiv zu organisieren und zu verwalten. Allerdings gibt es auch Herausforderungen im Umgang mit Dokumenten, die ein DMS allein nicht lösen kann. Hier kommt Konfuzio ins Spiel, eine Datenextraktionsfirma, die durch den Einsatz von künstlicher Intelligenz (KI) und maschinellem Lernen (ML) ein DMS ergänzen und verbessern kann:

• Einfache Ablage und Suche von Dokumenten: Konfuzio klassifiziert und taggt Dokumente automatisch. Das bedeutet, dass die Benutzer Dokumente schnell und einfach finden können, indem sie nach bestimmten Tags oder Kategorien suchen.
• Dokumentenarchivierung: Konfuzio kategorisiert und archiviert Dokumente automatisch und GoBD-konform. Dies bedeutet, dass Benutzer Workflows erstellen können, die es ermöglichen, Dokumente auf der Grundlage von Regeln und Verfahren automatisch zu verarbeiten.
• Gemeinsame Dokumentenbearbeitung: Mittels optischer Zeichenerkennung (OCR) kann Konfuzio automatisch relevante Daten identifizieren und extrahieren. So können Unternehmen Dokumente automatisch korrigieren, um Fehler zu eliminieren und die Qualität der Dokumente zu verbessern.
• Abbildung digitaler Geschäftsprozesse mit Workflows: Konfuzio kann automatisch Workflows erstellen, um Dokumente auf der Grundlage von Regeln und Verfahren automatisch zu verarbeiten. Dies spart Zeit und erhöht die Effizienz.
• Prozessoptimierung mit DMS: Durch die Verwendung von maschinellem Lernen und KI verbessert Konfuzio die Qualität der Dokumente und reduziert die Bearbeitungszeit. Dies ermöglicht eine automatisierte Verarbeitung von Dokumenten, was wiederum zu einer höheren Effizienz und Produktivität führt.
• Low-Code E-Mail Automation: Extrahieren und klassifizieren Sie automatisch Daten aus E-Mails. So müssen Sie nie wieder manuell nach E-Mails suchen.
• Datenschutz: Identifizieren und klassifizieren Sie sensible Daten automatisch, sodass diese geschützt und gespeichert werden.

6 Tipps für Datenschutz in Ihrem Document Management System

Im Jahr 2019 hat die Datenschutz-Grundverordnung die Datenschutzgesetzgebung in ganz Europa verschärft. Besonders schützenswert sind Informationen über die Gesundheit, sexuelle Orientierung, Religion, Kreditwürdigkeit, Vorstrafen und politische Einstellungen von Menschen.

Die GoBD wiederum stellt hohe Anforderungen an die Verarbeitung von Belegen und Steuerdaten. Rechtskonforme Archivierung bedeutet, dass Dokumente verliersicher und nachvollziehbar, d.h. mit Bezug zum Geschäftsvorfall, aufbewahrt werden. Diese Compliance-Anforderungen können Sie mit einem DMS effektiver erfüllen.

Tipp 1: Rechtskonforme Verschlüsselung verwenden

Wenn Ihr Unternehmen im DACH-Raum ansässig ist, sollten Sie ein deutsches DMS verwenden. Besonders Cloud-Lösungen, die über den großen Teich wandern, erfüllen die Vorgaben von GoBD und DSGVO häufig nicht. Denn US-amerikanische Behörden sichern sich per Gesetz den Zugriff auf alle in den USA gehosteten Daten.

Neben der Verschlüsselung der Dokumente im DMS ist es wichtig, dass die Software im Hintergrund alle Dokumentenvorgänge protokolliert. Änderungen werden so nachvollziehbar, Versionen wiederherstellbar und die Integrität der Daten ist gesichert. Ideal ist es, wenn Ihr DMS im ERP (Enterprise Ressource Planning) integriert ist. So können Sie schneller und prozessübergreifend arbeiten.

Tipp 2: Taggen und klassifizieren Sie ihre Daten

Da Betroffene manchmal die Herausgabe oder Löschung ihrer Daten verlangen, sollten Sie in einem Document Management System Dokumente mit dem Namen des Betroffenen verschlagworten. Außerdem lässt sich so der Bezug zu Geschäftsvorfällen, Zweckbinungen und Einwilligungen herstellen. Nach dem Klassifizieren liegen Ihre Daten auf verschiedenen Schutzebenen vor. So können Sie besonders schutzwürdige Daten schnell wiederfinden.

Tipp 3: Richten Sie Berechtigungen für verschiedene Mitarbeiter-Gruppen ein

Mitarbeiter sollten so viel Zugriff wie nötig und so wenig wie möglich bekommen. Hierbei sind Zugriffsprofile für Nutzergruppen sinnvoll, damit nicht für jeden Mitarbeiter ein eigenes Profil erstellt werden muss. Beispielsweise brauchen Personaler Schreibzugriff auf Personalstammdaten, während für Azubis ein nur-lesender Zugriff ausreicht.

Tipp 4: Erstellen Sie mit ihrem Datenschutzbeauftragten ein sicheres Konzept

Dort sollten Sie festlegen, wer Zugriff auf sensible Daten hat, diese löschen oder ändern darf oder wann der Verarbeitungszweck wegfällt und Daten gelöscht werden sollten. Außerdem sollten Sie Prozesse rund um das Speichern und Verarbeiten personenbezogener Daten definieren.

Tipp 5: Papiergebundene Dokumente GoBD-konform scannen

Moderne Software wie Lexware bietet speziell für Eingangsrechnungen Untersützung für die GoBD-Compliance. Scannen Sie Rechnungen, Verträge und Quittungen und schützen Sie sie vor unbeabsichtigtem Löschen. So werden Ihre Dokumente außerdem revisionssicher. Das bedeutet, dass die Informationen wieder auffindbar, nachvollziehbar, unveränderbar und verfälschungssicher archiviert sind.

Tipp 6: Richten Sie Workflows zur Qualitätssicherung ein

Manche DMS-Software ermöglicht es, dass bestimmte Dokumenttypen eine Bearbeitungsfluss durchlaufen. So können Sie sich beispielsweise von Dokumentenempfängern bestätigen lassen, dass sie die Sicherheitsunterweisung gelesen und verstanden haben. So haben Sie einen qualitätsgesicherten Prozess mit Beweiskraft.

Add-In Erweiterungen für Document Management Systeme

Hier sind einige Apps, die ein DMS ergänzen können:

1. DocuSign: Eine schnelle und einfache Möglichkeit, Dokumente elektronisch zu unterschreiben und zu genehmigen. Es ist in der Regel in ein DMS integriert, um die Prozesse der elektronischen Signatur nahtlos in den Dokumenten-Workflow zu integrieren.
2. Konfuzio, ABBYY FlexiCapture, Kofax oder ähnliche IDP-Lösungen: Diese Software ermöglicht es Nutzern, Daten aus Papierdokumenten oder gescannten Dokumenten automatisch zu extrahieren und in digitale Formate zu konvertieren. Die extrahierten Daten können dann in das DMS importiert und automatisch kategorisiert werden.
3. Microsoft Teams: Eine sichere und kollaborative Plattform für Teams, um Dokumente zu teilen, gemeinsam an Dokumenten zu arbeiten und Diskussionen in Echtzeit zu führen.
4. Slack: Ein Kommunikations-Tool, das Teams hilft, Dokumente und Informationen schnell und einfach zu teilen und gemeinsam an Projekten zu arbeiten.
5. Trello: Ein visuelles Projektmanagement-Tool, das Teams hilft, Aufgaben zu verwalten, Fristen zu setzen und Fortschritte zu verfolgen.
6. Evernote: Ein Notiz-Tool, das Benutzern hilft, Notizen, Ideen und Informationen zu organisieren und zu speichern.

Diese Apps können dazu beitragen, die Funktionalität eines DMS zu erweitern und die Zusammenarbeit und Produktivität der Benutzer zu verbessern. Die Integration dieser Apps in ein DMS bietet eine nahtlose und effiziente Möglichkeit, Dokumente zu teilen, zu bearbeiten und zu verwalten.