Digitalisierung für Insolvenzverwalter – Abwicklung automatisieren

Die Abwicklung von Insolvenzverfahren ist ein anspruchsvolles und komplexes Tätigkeitsfeld, das eine bedeutende Funktion innehat. Innerhalb dieses Bereichs tragen Insolvenzverwalter eine verantwortungsvolle Rolle, da sie dazu verpflichtet sind, das Vermögen des Schuldners zu schützen, die Interessen der Gläubiger zu vertreten und den Ablauf des Verfahrens in eine geordneten Struktur zu lenken.

Die Aufgaben eines Insolvenzverwalters sind äußerst vielseitig. Sie umfassen die Verantwortung für sogenannte Hinterlegungen über Aufzeichnungen bis hin zu diversen Berichtspflichten. Klingt nach prall gefüllten Aktenmappen und hohen Papierstapeln? Bis vor nicht allzu langer Zeit war diese These höchstwahrscheinlich zutreffend. Doch die fortschreitende Digitalisierung und die Möglichkeit auf Prozessautomatisierung durch den Einsatz von Künstlicher Intelligenz (KI) sowie Maschinellem Lernen (ML) schafft Abhilfe.

Insolvenzverwalter als Schlüsselrolle in der Insolvenzabwicklung

Bevor wir in diesem Artikel die verschiedenen Aspekte der Digitalisierung für Insolvenzverwalter beleuchten und aufzeigen, wie diese von den Vorteilen einer automatisierten Herangehensweise an die Abwicklung des Insolvenzverfahrens profitieren, schaffen wir einen Überblick über die Hintergründe rund um das Thema Insolvenz und in welchem Kontext die Insolvenzverwaltung dazu steht.

Zustand der Insolvenz und Einleitung eines Insolvenzverfahrens

Falls ein Schuldner nicht in der Lage ist, seine bestehenden Zahlungsverpflichtungen gegenüber den Gläubigern zu erfüllen, wird dieser Zustand als Insolvenz bezeichnet. In solchen Fällen wird das Insolvenzverfahren eingeleitet, das zum Ziel hat, die Zahlungsfähigkeit entweder wiederherzustellen oder zumindest eine geordnete Abwicklung der Situation sicherzustellen. Innerhalb dieses Verfahrens wird vom Gericht einen Insolvenzverwalter benannt.

Aufgaben eines Insolvenzverwalters

Nachdem das Gericht die Ernennung zum Insolvenzverwalter durchgeführt hat, liegt dessen Verantwortung darin, unmittelbar die Kontrolle über die Insolvenzmasse zu übernehmen und diese zu verwalten. Hierbei bestehen seine Verpflichtungen in der Hinterlegung, Siegelung, Aufzeichnung, Aufbewahrung sowie zusätzliche Pflichten zur Rechnungslegung. Eine zentrale Aufgabe besteht darin, die Insolvenzmasse zu identifizieren und unter den Gläubigern aufzuteilen.

Die Insolvenzmasse

Gemäß der rechtlichen Definition in § 35 der Insolvenzordnung (InsO) umfasst die Insolvenzmasse (früher Konkursmasse) sämtliches Vermögen, das dem Insolvenzschuldner zum Zeitpunkt der Eröffnung des Insolvenzverfahrens gehört und auch solches, das er während des Verfahrens erworben hat (Neuerwerb). Die Bestandteile der Insolvenzmasse müssen nach § 153 der InsO in einer Übersicht über das Vermögen aufgeführt werden, um sie den Verbindlichkeiten des Schuldners gegenüberzustellen.

Rechte eines Insolvenzverwalters

  • Inbesitznahme der Insolvenzmasse: Ein Insolvenzverwalter besitzt das Recht, unmittelbar nach seiner Benennung durch das Gericht die Kontrolle über die Insolvenzmasse zu übernehmen. Dies ermöglicht ihm, die Vermögenswerte des Schuldners zu sichern und zu verwalten.
  • Vertragsabschlüsse: Im Rahmen seiner Verwaltungsbefugnis darf der Insolvenzverwalter Verträge abschließen, die im Interesse der Insolvenzmasse liegen. Diese Verträge dienen in der Regel dazu, den Betrieb aufrechtzuerhalten, Vermögenswerte zu veräußern oder Gläubigerforderungen zu regeln.
  • Ermittlung der Insolvenzmasse: Der Insolvenzverwaltermuss die Insolvenzmasse identifizieren, bewerten und verwalten. Dies beinhaltet sowohl das vorhandene Vermögen zum Zeitpunkt der Insolvenzeröffnung als auch etwaigen Neuerwerb während des Verfahrens.
  • Erstellung des Insolvenzplans: Er ist berechtigt, einen gründlichen Blick auf die wirtschaftlichen Dokumente des Schuldners zu werfen und darauf basierend einen Insolvenzplan zu formulieren. Dieser Plan wird entweder von ihm oder dem Schuldner bei Gericht eingereicht. Der Insolvenzplan beinhaltet ein klar definiertes Ziel und hat den Zweck, alle involvierten Parteien zu informieren. Die Überwachung der Umsetzung des Insolvenzplans liegt gleichermaßen in der Verantwortung des Insolvenzverwalters.
  • Vertretung vor Gericht: Der Insolvenzverwalter vertritt den Schuldner vor Gericht in Insolvenzangelegenheiten. Er ist zum Führen von Prozessen befähigt, die im Zusammenhang mit dem Insolvenzverfahren stehen. Ebenso vertritt er die Gläubigerinteressen.

Pflichten eines Insolvenzverwalters

  • Sorgfältige Verwaltung: Im Rahmen der Insolvenzverwaltung ist der Insolvenzverwalter dazu verpflichtet, die Insolvenzmasse sorgfältig zu verwalten und dabei die Interessen der Gläubiger zu beachten. Dies schließt eine angemessene Buchführung und transparente Dokumentation ein.
  • Gläubigergleichbehandlung: Ein zentrales Prinzip der Insolvenzverwaltung ist die gleichmäßige Behandlung der Gläubiger. Der Insolvenzverwalter stellt sicher, dass die Verteilung der Insolvenzmasse gerecht und nach den gesetzlichen Vorschriften erfolgt.
  • Berichtspflichten: Der Insolvenzverwalter berichtet regelmäßig über den Fortgang des Insolvenzverfahren. Dies erfolgt gegenüber dem Gericht, den Gläubigern oder anderen beteiligten Parteien.
  • Abwicklung des Verfahrens: Das Insolvenzverfahren wird von dem Insolvenzverwalter bis zur Aufhebung oder dem Abschluss begleitet. In diesem Kontext übernimmt er auch administrative Aufgaben. Dazu gehört unter anderem die Erstellung von Schlussberichten und Abrechnungen.

Insolvenzverfahren digitalisieren und Arbeitsabläufe optimieren

Für Insolvenzverwalter eröffnen sich durch die Integration intelligenter Technologien vielfältige Möglichkeiten, ihre Arbeitsabläufe effizienter zu gestalten und gleichzeitig die Qualität ihrer Dienstleistungen zu verbessern. Einige Beispiele sind:

Digitale Aktenverwaltung und Dokumentation

Die traditionelle Papierarbeit in der Insolvenzverwaltung ist zeitaufwendig und anfällig für potenzielle Fehler. Durch die Einführung einer digitalen Dokumentenverwaltung können Insolvenzverwalter sämtliche Unterlagen, Dokumente und Korrespondenzen zentral und organisiert speichern und bearbeiten. Dies ermöglicht nicht nur einen schnelleren Zugriff auf benötigte Informationen, sondern trägt auch dazu bei, den Platzbedarf für physische Dokumente zu reduzieren.

Automatisierte Dokumentationsprozesse erleichtern zudem die Nachverfolgung von Aktivitäten und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften. Darüber hinaus unterstützt eine digitale Aktenverwaltung die Zusammenarbeit verschiedener Parteien, da diese gleichzeitig auf relevante Informationen zugreifen können, was wiederum die Transparenz und Effizienz fördert.

Planen Sie die Einführung einer digitalen Dokumentenverwaltung und möchten ausführlichere Informationen erhalten? Nehmen Sie jederzeit Kontakt auf. Unsere Experten beraten Sie gerne.

Effiziente Kommunikation und Zusammenarbeit

Die Kommunikation mit Gläubigern, Schuldnern, Gerichten und anderen involvierten Parteien spielt eine zentrale Rolle in der Insolvenzverwaltung. Durch die Implementierung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) für die Automatisierung von E-Mail-Workflows ist es möglich, standardisierte Nachrichten automatisch zu versenden. Dies spart Zeit und gewährleistet eine konsistente Kommunikation.

Automatisierte Fristenüberwachung

Die Einhaltung von Fristen ist im Insolvenzverfahren von entscheidender Bedeutung. Intelligente Technologien sind in der Lage, Fristen automatisiert zu überwachen und Erinnerungen zu setzen. Dies minimiert das Risiko von Versäumnissen und hilft Insolvenzverwalter dabei, rechtzeitig zu handeln.

Datenanalyse und Reporting

Durch die Digitalisierung von Dokumenten wird eine Vielzahl von Daten in automatischen Arbeitsabläufen gesammelt und analysiert, was wichtige Einblicke in Trends, Muster und finanzielle Entwicklungen liefert. Automatisiertes Reporting erlaubt es, aussagekräftige Berichte für Gläubiger, Gerichte und andere Personen zu erstellen, ohne manuell Daten zusammentragen zu müssen.

Einführung von Künstlicher Intelligenz und Machine Learning

Die Integration von KI und ML schafft für Insolvenzverwalter die Möglichkeit, noch präzisere Prognosen und Analysen durchzuführen. KI-gestützte Software erkennt das Risiko von Zahlungsausfällen frühzeitig und ergreift angemessene Maßnahmen.

Vorzüge der Digitalisierung für Insolvenzverwalter durch Konfuzio

Die von Konfuzio bereitgestellte Digitalisierungslösung ist in der Lage, Daten auch unter schwierigen Umständen zuverlässig zu verarbeiten. Mit der offiziell zertifizierten Sicherheitsstruktur etabliert Konfuzio höchste Standards bezüglich Datenschutz und der Konformität mit der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Mittels API kann die Software problemlos in eine bestehende IT-Infrastruktur integriert werden.

Digitalisierung für Insolvenzverwalter

Digitalisierung von Kontoauszügen

Durch den Einsatz von Konfuzio besteht das Potenzial, die Insolvenzverwaltung bei der Digitalisierung von Kontoauszügen zu unterstützen. Mittels optischer Zeichenerkennung (OCR) kann Konfuzio automatisch relevante Daten identifizieren und extrahieren.

Durchsetzung von Geschäftsführerpflichten

Oftmals ist es notwendig, bestimmte Pflichten von Geschäftsführern durchzusetzen. Konfuzio kategorisiert und archiviert Dokumente automatisch und GoBD-konform, wodurch dieser Prozess optimiert wird.

Identifikation von Forderungen

Mithilfe der Digitalisierung können ausstehende Forderungen schneller und effizienter identifiziert und verfolgt werden. Konfuzio klassifiziert und taggt Dokumente automatisch. Das bedeutet, dass die Benutzer Dokumente schnell und einfach finden können, indem sie nach bestimmten Tags oder Kategorien suchen.

Digitale Archivierung durch „ersetzendes Scannen“

Mit dem Scannen werden die gesamten Dokumente eines insolventen Unternehmens digitalisiert und für mindestens 10 Jahre archiviert, wie vom deutschen Gesetzgeber gefordert. Diese Dienstleistung ist für Insolvenzverwalter besonders kosteneffektiv.

Perspektivisch ermöglicht die digitale Dokumentenverwaltung den Zugriff auf alle digitalisierten Unterlagen und zugehörige Informationen, die durch Anbieter wie Konfuzio und den relevanten Scan Providern bereitgestellt werden.

Fazit und Ausblick

Digitalisierung bietet Insolvenzverwaltern die Möglichkeit, ihre Arbeitsabläufe zu optimieren, Zeit zu sparen und die Qualität ihrer Dienstleistungen zu steigern. Die Implementierung intelligenter Software eröffnet neue Wege zur effizienten Bewältigung komplexer Insolvenzverfahren, von der Aktenverwaltung bis zur automatisierten Datenanalyse. Indem Insolvenzverwalter die Chancen der Digitalisierung nutzen, bieten sie ihren Mandanten einen Mehrwert und steigern gleichzeitig ihre eigene Effektivität.

Möchten Sie weitere Auskünfte erhalten, was Sie mit Automatisierung und Digitalisierung in Ihrem Unternehmen erreichen können? Dann kontaktieren Sie uns über das Kontaktformular.

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Avatar von Charlotte Götz

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