Digitale Belegerfassung ermöglicht maßgeschneiderte Lösungen

Die IP Dynamics GmbH ist ein innovatives IT-Unternehmen im Bereich Contact Center und Unified Communications. Über 100 hochqualifizierten Kolleginnen und Kollegen sind auf sieben Standorte in ganz Deutschland verteilt. Gemeinsam mit Konfuzio werden von dort aus Unternehmensprozesse digitalisiert, automatisiert und nachhaltig optimiert. Das Leistungsangebot reicht dabei von der Planung über die Implementierung bis hin zur Qualitätssicherung und dem anschließenden Betrieb der Systeme.

Die digitale Belegerfassung ermöglicht eine intelligente Automatisierung

IP Dynamics nutzt Konfuzio für das automatisierte Erfassen, Auslesen, Verorten und Verschlagworten von Belegen. Digitale Belege überführt Konfuzio automatisch von unstrukturierten Inhalten der Belege in strukturierte Daten, die in der Folge durch die Software von IP Dynamics effizient weiterverarbeitet werden können. So entstehen moderne und digitale Lösungen, die in der Buchhaltung von Unternehmen diverser Branchen sowie öffentlichen Einrichtungen einen enormen Mehrwert generieren können.

Was versteht man unter einem Beleg?

Beleg ist der Oberbegriff für Rechnungen, Quittungen, Kassenbons und alle anderen Nachweise, die eine geschäftliche Ausgabe oder Einnahme dokumentieren. Belege gelten als Beweis für ein bestimmtes Ereignis in Ihrem Unternehmen – Rechnungen beweisen beispielsweise den Kauf oder Verkauf von Waren oder Dienstleistungen.

Welche Vorteile bietet die Belegerfassung?

Die Automatisierung von Rechnungen und Belegen erspart manuelle Arbeiten in der Buchhaltung, beschleunigt den Gesamtprozess und sorgt für eine intelligente Optimierung des Belegeingangs. In der Gesamtprozessstrecke der intelligenten und digitalen Belegerfassung ist Konfuzio dabei für die ersten Schritte verantwortlich, bevor die Software von IP Dynamics die Automatisierung der weiteren Schritte hochkompetent umsetzt.

Nach der intelligenten Auslese der eingehenden Belege und der automatisierten Integration der gewonnenen Daten in das unternehmensbezogene ERP- oder CRM-System werden die weiteren Schritte von IP Dynamics realisiert. Bis zur automatisierten Buchung der eingehenden Belege werden mehrere Arbeits- und Prüfschritte digital umgesetzt, sodass nur bei Unklarheiten und zur Umsetzung eines Vier-Augen-Prinzips Mitarbeiter der Buchhaltung in den Vorgang involviert werden müssen.

In welchen Schritten erfolgt eine digitale Belegerkennung?

1. Belege und Dokumente erreichen per Mail das Postfach
2. Belege und Dokumente werden intelligent ausgelesen und in strukturierte Informationen übertragen
3. Extrahierte Daten der Belege werden in ERP- und CRM-System übertragen und geprüft
4. Daten werden zur digitalen Belegerfassung und Vorkontierung genutzt
5. Beleg wird gebucht

So sparen die Kunden von IP Dynamics Zeit und Geld und können ihre Mitarbeiter von repetitiven Aufgaben entlasten. Dies schafft Freiraum für innovative Wertetreiber und kreativere Arbeit. Das sorgt nicht nur für höhere Zufriedenheit der Mitarbeiter in der Buchhaltung, sondern auch für eine bessere Nutzung der Ressourcen sowie eine nachhaltige Beschleunigung der Prozesse. Im Ergebnis kann durch die Lösung ein Mehrwert für Mitarbeiter, Kunden und das gesamte Unternehmen geschaffen werden

Durch die flexible Integration von Konfuzio mit unserem digitalen Dokumentenmanagementsystem können wir bei IP Dynamics zahlreiche Unternehmensprozesse automatisieren. Im Ergebnis bieten wir unseren Kunden dadurch einen besseren und schnelleren Service an.

Christian Stölken, Geschäftsführer der IP Dynamics GmbH

Welche Dokumente können neben der Belegerfassung automatisiert werden?

Neben Belegen, können auch Avise, Lieferscheine und viele weitere Dokumente durch die hybride KI von Konfuzio ausgelesen und dem umfassenden Prozesswissen von IP Dynamics smart verarbeitet werden. Der adaptive Algorithmus von Konfuzio kann durch IP Dynamics entsprechend trainiert werden, um so unterschiedliche Layouts und Sprachen zu erfassen – so kann die Lösung individuell an jedes Unternehmen angepasst werden und Unternehmensprozesse umfassend optimieren.

Wie kann man Belege digitalisieren?

Für die Digitalisierung von Papierbelegen eignet sich am besten ein guter Scanner. Eine Auflösung von 300 dpi beim Einscannen ist ausreichend, um das Dokument in druckbarer Form abzuspeichern. So bleibt der Inhalt des Belegs auch nach einem Ausdruck mit dem Bürodrucker noch gut lesbar. Als Dateiformate für die digitale Ablage eignen sich das PDF-, das PNG-, das JPEG- oder das TIFF-Format. Die Dokumente sollen nach dem Abspeichern nicht verändert werden können. Daher eignen sich Formate wie doc, odt- oder xls nicht für GoBD-konforme Belege. Nach dem Einscannen sollte der Scanner das Dokument direkt in das Ablagesystem abspeichern oder als E-Mail weiterleiten.

Wie funktioniert die automatische Belegerkennung in einer Buchhaltungssoftware?

Mit der selbständigen und automatischen Belegerkennung erhalten Sie die Möglichkeit, Eingangsbelege zu scannen und automatisiert zuordnen zu lassen. Der eingescannte Beleg wird dabei durch die OCR Zeichenerkennung erfasst und durch die KI automatisch verstanden. Sie versehen das Dokument noch mit vordefinierten Schlagwörtern und wandeln es in ein maschinenlesbares Format um.

Bietet Konfuzio eine Belegerkennung API?

Ja, Konfuzio bietet eine strukturierte Schnittstelle, um auch bestehende Software zu erweitern und Belege so automatisch zu erkennen.

Mit welchen Lösungen ist Konfuzio kompatibel?

Dank vielfältiger Schnittstellen ist Konfuzio für verschiedene IT-Dienstleister einfach integrierbar und mit vielen Software-Lösungen kompatibel. Die Software von Konfuzio kann also vielfältig eingesetzt werden um Prozesse in Unternehmen nachhaltig und intelligent zu optimieren.