Data Entry Programs: Definition, Funktion, Benefits und Software

Die reine Dateneingabe ist für viele Unternehmen auch im Jahr 2023 noch immer eine ressourcenaufwändige Aufgabe. So fand Zapier heraus, dass im Durchschnitt 76 Prozent der Mitarbeiter bis zu 3 Stunden pro Tag damit beschäftigt sind, Daten von einem Ort zum anderen zu verschieben. Und: 73 Prozent verbringen die gleiche Zeit damit, Informationen in einem bestimmten Dokument zu suchen. 83 Prozent brauchen bis zu 3 Stunden, um Fehler in einer Dateneingabe zu beheben.

Es ist daher kein Wunder, dass immer mehr Unternehmen auf Software zur Dateneingabe setzen. Mit diesen können sie Daten automatisiert erfassen, in ihre Datenbanken eingeben, verarbeiten und auswerten. Doch worauf sollten Unternehmen achten, wenn sie sich für eine Data Entry Software entscheiden? Welche Features sollte diese mitbringen, damit Dateneingaben nahezu keinen Aufwand mehr machen? Wir zeigen, wie Sie eine Software finden, die den gesamten Prozess der Datenerfassung, -eingabe und -auswertung intelligent automatisiert.

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Data Entry Program Definition

Data Entry Programs sind Softwareanwendungen, die den Prozess der Dateneingabe erleichtern. Wie die Dateneingabe mit einer Software erfolgt, hängt dabei von der Art der Datenaufnahme ab. In der Regel nutzen Unternehmen heute eine Benutzeroberfläche, über die Mitarbeiter Informationen in digitale Formulare oder Datenbanken schriftlich eintragen. Die Programme spielen eine wichtige Rolle bei der Umwandlung von physischen Daten in digitale Daten und ermöglichen Unternehmen, Informationen elektronisch zu erfassen, zu verarbeiten und zu speichern.

Mit Struktur zu weniger Fehlern und mehr Konsistenz

Mit Data Entry Programs können Benutzer Daten in strukturierter und geordneter Weise erfassen. Das können Kundendaten, Bestellungen, Lagerbestände, Finanzinformationen oder andere geschäftskritische Informationen sein. Dazu bietet eine Software in der Regel Felder oder Kategorien, in die spezifische Daten eingegeben werden können. Dies minimiert die Wahrscheinlichkeit von Fehlern und sorgt für eine konsistente Dateneingabe. Einige Data Capture Programs bieten auch Validierungsmechanismen, um sicherzustellen, dass die eingegebenen Daten den erforderlichen Kriterien entsprechen.

Durch die derzeit rasante Entwicklung von KI und maschinellem Lernen setzen immer mehr Unternehmen auf eine intelligente Data Entry Typing Software.

Mit dieser können sie den gesamten Prozess der Dateneingabe automatisieren – von der Erfassung der Daten aus verschiedenen Quellen über die Eingabe bis hin zur Auswertung und Weitergabe an nachfolgende Workflows. Unterm Strich können Unternehmen mit Data Entry Computer Programs Zeit und Ressourcen sparen und somit Kosten senken. 

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Daten eingeben: Diese Möglichkeiten haben Unternehmen

Unternehmen haben verschiedene Möglichkeiten, um die Eingabe von Daten vorzunehmen. Die Wahl der geeigneten Methode hängt von den spezifischen Anforderungen des Unternehmens, der Art der zu erfassenden Daten und den verfügbaren Ressourcen ab. Oftmals werden mehrere Methoden kombiniert, um eine effiziente und präzise Dateneingabe zu gewährleisten. Hier sind die gängigsten Arten der Dateneingabe:

Manuelle Eingabe

Bei der manuellen Dateneingabe tragen Mitarbeiter Informationen per Hand in vorgegebene Formulare, Tabellen oder Datenbanken ein. Dies kann physisch oder elektronisch geschehen. In der Regel nutzen Mitarbeiter dafür eine Data Entry Software wie Excel. Die manuelle Eingabe ist eine zeitaufwändige Methode und birgt ein höheres Risiko menschlicher Fehler. Dennoch wird sie oft in kleineren Unternehmen oder bei einmaligen Dateneingaben verwendet.

Elektronische Formulare

Elektronische Formulare oder Webseiten ermöglichen es Unternehmen, Informationen direkt in Online-Formulare einzugeben. Die Daten werden dann automatisch in eine Datenbank übertragen. Das spart Zeit und reduziert Fehler, da die eingegebenen Daten direkt digital verarbeitet werden.

Spracheingabe und Spracherkennung

Mit Spracheingabesystemen können Benutzer Daten mündlich eingeben. Dabei übersetzt eine Spracherkennungssoftware die gesprochenen Worte in Text und ermöglicht so eine schnelle und bequeme Dateneingabe. Diese Technologie wird vor allem in Sprachassistenten und Transkriptionsdiensten eingesetzt.

Barcodes und QR-Codes

Barcodes und QR-Codes bestehen aus optischen Markierungen, die Informationen auf Produkten oder Etiketten enthalten. Unternehmen verwenden Scanner oder Smartphones mit entsprechenden Apps, um die Codes einzulesen und die darin enthaltenen Daten zu erfassen. Dies ist eine schnelle und effiziente Möglichkeit, Daten in Lagerverwaltungssystemen oder an Verkaufsstellen zu erfassen.

Datenimport

Unternehmen können Daten aus externen Quellen importieren, wie zum Beispiel von Partnern, Zulieferern oder Kunden. Dies geschieht in der Regel durch den Import von Dateien, die bestimmte Formate oder Strukturen haben. Der Datenimport ermöglicht es Unternehmen, Informationen aus verschiedenen Quellen zu kombinieren und in ihren internen Systemen zu nutzen.

RFID-Technologie

Radiofrequenzidentifikation (RFID) nutzt elektromagnetische Felder, um Daten drahtlos zu übertragen. Dazu werden RFID-Tags auf Gegenständen angebracht. Spezielle Lesegeräte können die Informationen dann von den Tags abrufen. Diese Methode ermöglicht eine berührungslose und automatisierte Erfassung von Daten, beispielsweise in der Logistik, beim Warentransport oder in der Zugangskontrolle.

Künstliche Intelligenz und Machine Learning

KI-Technologien ermöglichen es Unternehmen, Daten aus verschiedenen Quellen zu extrahieren und zu analysieren. Texterkennung kann beispielsweise Texte in Bildern und PDF-Dokumenten erfassen. Machine Learning ermöglicht es dabei, Muster in großen Datenmengen zu erkennen und Vorhersagen zu treffen.

Dateneingabe: So gehts in 9 Schritten

Werfen wir einen Blick in die Praxis: Wie gehen Mitarbeiter vor, wenn sie Daten aus einer Quelle digital im Unternehmenssystem festhalten wollen?

  1. Vorbereitung und Materialien

    Der Mitarbeiter stellt sicher, dass er über die notwendigen Materialien verfügt, um die Daten manuell einzugeben. Dazu gehören ein Computer oder ein anderes digitales Gerät, auf dem die Daten erfasst werden sollen, sowie physische Daten, die in digitales Format umgewandelt werden sollen. Dies können handschriftliche Dokumente, Formulare oder andere schriftliche Aufzeichnungen sein. Alternativ kann er die Daten auch aus einer digitalen Quelle beziehen.

  2. Öffnen der erforderlichen Software oder Anwendung

    Der Mitarbeiter startet den Computer und öffnet die Software oder Anwendung, die er zur Dateneingabe verwenden möchte. Das kann eine Tabellenkalkulation wie Microsoft Excel, eine Textverarbeitung wie Microsoft Word oder eine spezialisierte Dateneingabe-Software sein.

  3. Vorbereitung der Daten

    Der Mitarbeiter organisiert die Daten, die er in das gewünschte digitale Format übernehmen möchte. Er sortiert sie nach Kategorien oder Kriterien, um sicherzustellen, dass die Daten strukturiert und übersichtlich erfasst werden können.

  4. Dateneingabe beginnen

    Der Mitarbeiter öffnet ein neues Dokument oder eine neue Datei in der Software. Er beginnt damit, die Daten aus den Quellen in das digitale Format einzugeben. Je nach Art der Daten erfasst er Text, Zahlen, Datumswerte und andere relevante Informationen.

  5. Datenfelder erstellen

    Während die Daten in der Software erfasst werden, erstellt der Mitarbeiter geeignete Datenfelder oder Spalten, um die verschiedenen Informationen zu organisieren. Beispielsweise könnte er für jeden Datensatz separate Spalten für Vorname, Nachname, Geburtsdatum usw. erstellen.

  6. Daten formatieren

    Der Mitarbeiter verwendet die Formatierungswerkzeuge der Software, um sicherzustellen, dass die Daten konsistent und gut lesbar sind. Er passt Schriftart, Schriftgröße und Farben an, um die Übersichtlichkeit zu verbessern.

  7. Überprüfung der Daten

    Der Mitarbeiter geht die erfassten Daten sorgfältig durch, um sicherzustellen, dass keine Fehler oder Tippfehler vorliegen. Eine gründliche Überprüfung ist wichtig, um die Genauigkeit der digitalisierten Daten zu gewährleisten.

  8. Speichern der Daten

    Der Mitarbeiter speichert die Datei in einem geeigneten Dateiformat (z.B. Excel, CSV, PDF) an einem Ort, an dem sie leicht zugänglich und sicher aufbewahrt werden kann.

  9. Backup erstellen

    Der Mitarbeiter erstellt eine Sicherungskopie der digitalisierten Daten, um sicherzustellen, dass sie im Falle eines Datenverlusts wiederhergestellt werden können.

10 Gründe, warum Unternehmen ihre Dateneingabe automatisieren sollten

In der Praxis ist es für Unternehmen vor allem wichtig, dass die Dateneingabe möglichst wenig Aufwand macht. Denn:

Bisher benötigen Mitarbeiter bis zu 3 Stunden täglich, um Daten von einem Ort zum anderen zu schieben.

Hier kommen Data Entry Programs ins Spiel. Sie automatisieren die Eingabe. Davon profitieren Unternehmen auf diese Weise:

Effizienzsteigerung

Durch die Automatisierung der Dateneingabe werden repetitive manuelle Aufgaben ersetzt. Das reduziert den Arbeitsaufwand. Mitarbeiter müssen keine Daten mehr händisch eingeben. Dadurch können sie sich auf wichtigere und strategische Aufgaben konzentrieren, was die Gesamteffizienz des Unternehmens steigert.

Fehlerreduktion

Menschliche Fehler sind bei manueller Dateneingabe unvermeidlich. Eine Automatisierung minimiert dieses Risiko, da sie auf vordefinierten Regeln und Algorithmen basiert, die eine konsistente und fehlerfreie Datenverarbeitung gewährleisten. Dies führt zu einer höheren Datenqualität und trägt zur Vermeidung kostspieliger Fehler bei.

Kosteneinsparung

Durch die Automatisierung der Dateneingabe wird der Personalbedarf reduziert, da Unternehmen so weniger Mitarbeiter für repetitive Dateneingaben einstellen müssen. Das senkt die regelmäßigen Ausgaben.

Echtzeit-Daten

Mit einer automatisierten Dateneingabe stehen Informationen Unternehmen sofort zur Verfügung. Dabei werden die Daten in Echtzeit erfasst, verarbeitet und in Systemen aktualisiert. Dies ermöglicht es Entscheidungsträgern, aktuelle Informationen zu nutzen und schneller auf veränderte Bedingungen zu reagieren.

Skalierbarkeit 

Eine automatisierte Dateneingabe kann problemlos an steigende Datenmengen angepasst werden. Moderne Systeme können dabei effizient mit einem größeren Datenaufkommen umgehen, ohne dass dies zu Engpässen oder Leistungseinbußen führt. Unternehmen sind somit für zukünftiges Wachstum gerüstet.

Schnellere Verarbeitung

Durch die Automatisierung erfolgt die Datenerfassung und -verarbeitung in einem Bruchteil der Zeit im Vergleich zur manuellen Eingabe. Dies beschleunigt interne Prozesse und verbessert die Reaktionsgeschwindigkeit auf Kundenanfragen oder Geschäftsbedürfnisse.

Bessere Datenanalyse

Eine automatisierte Dateneingabe gewährleistet strukturierte und konsistente Daten, die sich besser für die Datenanalyse eignen. Saubere Daten sind die Grundlage für aussagekräftige Erkenntnisse und fundierte Geschäftsentscheidungen.

Fokus auf Wertschöpfung

Mitarbeiter können sich dank der Automatisierung von zeitaufwändigen Dateneingaben befreien und sich auf Tätigkeiten konzentrieren, die einen Mehrwert für Unternehmen schaffen. Dies steigert die Produktivität und fördert Innovation und Kreativität.

Kundenzufriedenheit

Eine automatisierte Dateneingabe ermöglicht eine schnellere und genauere Bearbeitung von Kundenanfragen oder -bestellungen. Dies führt zu einer verbesserten Kundenerfahrung und höherer Zufriedenheit.

Wettbewerbsvorteil

Unternehmen, die ihre Dateneingabe automatisieren, können agiler und innovativer agieren. Sie haben Zugriff auf aktuelle Daten, die eine bessere Anpassung an sich ändernde Marktbedingungen und Kundenbedürfnisse ermöglichen. Dies verschafft ihnen einen Wettbewerbsvorteil gegenüber Mitbewerbern, die noch auf manuelle Dateneingabe setzen.

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11 Features, die ein gutes Data Entry Programm haben sollte

Für Unternehmen, die täglich Datenfluten sammeln, verarbeiten, analysieren und auswerten gibt es nur eine effiziente Lösung: Sie benötigen eine Data Entry Management Software, mit der sie den gesamten Prozess der Dateneingabe automatisieren. Was sollte eine Top Data Entry Software können?

Benutzerfreundliche Oberfläche

Data Entry Programs sollten über eine benutzerfreundliche Oberfläche verfügen. Denn: Ein übersichtliches Design und klare Anweisungen erleichtern es Benutzern, die automatische Datenerfassung schnell und einfach einzustellen, zu steuern und zu verwalten – ohne viel Zeit mit dem Erlernen komplizierter Prozesse zu verschwenden.

Validierung von Eingaben

Die Validierung von Eingaben ist ein wichtiges Feature, um eine hohe Datenqualität zu gewährleisten. Data Entry Process Software sollte daher überprüfen, ob die eingegebenen Daten den erwarteten Kriterien entsprechen, wie zum Beispiel bestimmte Datentypen, numerische Werte oder Datumsformate. Durch diese Validierung können Fehler und Inkonsistenzen vermieden werden.

Flexibler Import/Export

Data Entry Programs sollten die Möglichkeit bieten, Daten aus verschiedenen Quellen zu importieren und in unterschiedlichen Formaten zu exportieren. Dies gewährleistet die Interoperabilität mit anderen Systemen und vereinfacht den Datenaustausch mit externen Partnern oder Dienstleistern.

Datenbankintegration

Die nahtlose Integration mit einer Datenbank ist entscheidend, um die eingegebenen Daten sicher zu speichern und leicht zugänglich zu machen. Eine gut funktionierende Datenbankverbindung ermöglicht es Benutzern, Daten effizient zu verwalten, zu durchsuchen und zu aktualisieren.

Fehlererkennung und -korrektur

Data Entry Programs sollten über eine Fehlererkennungsfunktion verfügen, um potenzielle Fehler oder Ungültigkeiten in den eingegebenen Daten zu identifizieren. Die Software sollte Benutzer dann bei der Korrektur der Fehler unterstützen oder diese automatisch korrigieren. Auf diese Weise stellt das Programm sicher, dass Unternehmen auf verlässliche Informationen zugreifen.

Unterstützung für verschiedene Datentypen

Vielseitige Data Entry Programs können automatisch verschiedene Datentypen wie Text, Zahlen, Datum, Bilder oder andere spezifische Formate erfassen und verarbeiten. Dies ist wichtig, um unterschiedliche Arten von Informationen verarbeiten und zusammenführen zu können.

Datensicherheit

Datensicherheit ist ein kritischer Aspekt einer Data Entry Typing Software. Sie sollte daher über Sicherheitsmechanismen verfügen, die die Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit der eingegebenen Daten sicherstellen. Dies umfasst den Zugriffsschutz, die Verschlüsselung sensibler Informationen und die regelmäßige Datensicherung.

Anpassbare Benutzerrollen

Die Möglichkeit, verschiedene Benutzerrollen mit unterschiedlichen Zugriffsrechten und Berechtigungen zu erstellen, verbessert die Datensicherheit und -kontrolle. Administratoren können dann den Zugriff auf bestimmte Funktionen oder Daten beschränken, je nach den Rollen und Verantwortlichkeiten der Benutzer.

Skalierbarkeit

Data Entry Programs sollten in der Lage sein, mit wachsenden Datenmengen und steigenden Anforderungen des Unternehmens Schritt zu halten. Eine skalierbare Lösung ermöglicht es, dass das Programm auch bei einer Zunahme der Dateneingaben oder Benutzerzahlen reibungslos funktioniert – ohne Leistungseinbußen.

Protokollierung und Audit

Die automatisierte Protokollierung von Datenänderungen und eine Audit-Funktion sind wichtig, um die Transparenz und Nachvollziehbarkeit von Dateneingaben zu gewährleisten. Es sollte möglich sein, nachzuverfolgen, wer welche Daten wann bearbeitet oder eingefügt hat, um mögliche Unregelmäßigkeiten zu identifizieren und zu untersuchen.

Unterstützung für Mehrsprachigkeit

Data Entry Programs sollten die Eingabe und Verarbeitung von Daten in verschiedenen Sprachen ermöglichen, um den Anforderungen internationaler Unternehmen gerecht zu werden.

8 Data Entry Programs, die Unternehmen kennen sollten

Mit den folgenden Data Entry Programs können Unternehmen ihre Dateneingabe vereinfachen. Je nach Anforderungen und Art der Daten eignet sich ein anderes Tool:

Google Tabellen

Google Tabellen ist eine webbasierte Tabellenkalkulation, die Teil von Google Workspace (früher G Suite) ist. Es ermöglicht die Erstellung und Bearbeitung von Tabellen in Echtzeit. Mehrere Mitarbeiter können gleichzeitig an einer Tabelle arbeiten, was es ideal für die gemeinsame Dateneingabe macht. Es eignet sich gut für einfache Dateneingabe, Datenanalyse und -visualisierung.

LibreOffice Calc

LibreOffice Calc ist eine kostenlose, Open-Source-Tabellenkalkulation, die Teil des LibreOffice-Pakets ist. Es bietet ähnliche Funktionen wie Microsoft Excel und eignet sich für die Erstellung von komplexen Tabellen, Berechnungen und Diagrammen. Es ist besonders nützlich, wenn umfangreiche Datenverarbeitung und -analyse erforderlich sind.

OpenOffice Calc

Ähnlich wie LibreOffice Calc ist OpenOffice Calc eine kostenlose, Open-Source-Tabellenkalkulation. Sie bietet grundlegende Tabellenkalkulationsfunktionen und ist für Benutzer geeignet, die einfache Dateneingabe und einfache Berechnungen benötigen.

Zoho Sheet

Zoho Sheet ist Teil des Zoho Office Suite und eine webbasierte Tabellenkalkulation. Es ermöglicht die Zusammenarbeit in Echtzeit und bietet Funktionen wie Makros, Datenimport aus verschiedenen Quellen und erweiterte Berechnungsfunktionen. Es eignet sich für kleine Teams und Unternehmen, die zusammen an Daten arbeiten und Analysen durchführen möchten.

Airtable

Airtable ist eine Kombination aus Tabellenkalkulation und Datenbank, die eine flexible und visuelle Dateneingabe ermöglicht. Es eignet sich besonders gut für Projekte, bei denen Daten in verschiedenen Ansichten organisiert werden müssen. Airtable eignet sich für Teams, die strukturierte Daten in einer kollaborativen Umgebung verwalten möchten.

Trello

Trello ist eine visuelle Aufgaben- und Projektmanagement-Software, die in Form von Boards, Listen und Karten organisiert ist. Während Trello nicht traditionell für Dateneingabe gedacht ist, kann es dennoch für einfache Aufzeichnungen und Nachverfolgung von Informationen genutzt werden. Es eignet sich für diejenigen, die eine visuelle und flexible Art der Datenerfassung bevorzugen.

Notion

Notion ist eine All-in-One-Plattform für Wissensmanagement, Projektorganisation und Teamzusammenarbeit. Es bietet flexible Möglichkeiten zur Datenerfassung, -organisation und -darstellung. Obwohl es nicht speziell für Dateneingabe entwickelt wurde, kann es dennoch für vielfältige Anwendungsfälle angepasst werden, einschließlich der Verwaltung von Datenbanken und Informationen.

Konfuzio

Konfuzio ist eine Data Entry Cloud Software, die eine fortgeschrittene KI-gestützte Technologie, Benutzerfreundlichkeit, hohe Sicherheit und Skalierbarkeit kombiniert. Das macht sie zu einer leistungsstarken Lösung – vor allem für Unternehmen mit großen Datenmengen. Dafür verfügt die Software unter anderem über eine frei trainierbare KI, die Daten nicht nur nach eigenen Anforderungen zusammenstellt und extrahiert, sondern die Daten auch automatisch validiert und nach selbstbestimmten Kriterien auswertet. 

FAQ

Was sind Data Entry Programs?

Data Entry Programs sind spezielle Softwareanwendungen zur effizienten Erfassung und Organisation von Daten aus verschiedenen Quellen wie Formularen oder Dokumenten. Sie reduzieren manuelle Eingaben, minimieren Fehler und steigern die Produktivität in verschiedenen Branchen wie Gesundheitswesen, Finanzwesen und E-Commerce. Die Programme verbessern die Datenverwaltung und erleichtern die Datenanalyse für Unternehmen.

Welche Möglichkeiten haben Unternehmen zur Dateneingabe?

Unternehmen geben Daten häufig manuell – beispielsweise in Formulare oder Datenbanken – ein. Firmen in der Industrie dagegen nutzen eher Sensoren an Produkten, um Daten automatisch zu erfassen. Alternativ können Unternehmen Webformulare auf Websites nutzen, um Daten von Kunden zu sammeln. Zusätzlich besteht die Option, Daten aus externen Quellen zu importieren, wie beispielsweise von Lieferanten oder Partnerunternehmen. Als besonders effizient hat sich eine automatische Dateneingabe bewiesen, die auf KI und maschinelles Lernen setzt.

Was sollte ein Data Entry Program können?

Ein Data Entry Program sollte Daten automatisiert erfassen, speichern und verwalten können. Es sollte eine intuitive Benutzeroberfläche bieten sowie über automatische Validierungsmechanismen verfügen, um Fehler zu minimieren und die Datenqualität zu verbessern. Zudem sollte es die Möglichkeit bieten, Daten zu importieren und exportieren, um eine nahtlose Integration mit anderen Anwendungen sicherzustellen. Sicherheitsfunktionen sind ebenfalls wichtig, um die Vertraulichkeit der Daten zu gewährleisten. Darüber hinaus sollte ein Data Entry Program über eine umfassende Dokumentation verfügen, um die Ergänzung und Veränderung von Daten nachvollziehen zu können.

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Avatar von Jan Schäfer

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