Contract Analysis Software Contract Automation Contract Management

Contract Analysis Software: So managen Sie Verträge mit KI

Janina Horn

Unternehmen und deren Geschäftsbeziehungen werden komplexer. Die Automatisierung des Vertragsmanagements und die Wahl der idealen Contract Analysis Software für die Vertragsanalyse spielt darin eine immer entscheidendere Rolle. Sie ist das methodische Vorgehen zur Auswertung und Bewertung von Verträgen, um deren Inhalt, Struktur und Risiken zu verstehen. Dabei geht es nicht nur um die Klärung juristischer Details, sondern auch um die Erfassung der wirtschaftlichen und operativen Implikationen für die beteiligten Parteien.


Nutzen Sie die Möglichkeit, bedeutende Einblicke auf breiter Ebene zu gewinnen.

Contracts und deren Business Services sind einzigartig und mit spezifischen Konditionen, Verpflichtungen und Rechten verknüpft, die sorgfältig analysiert werden müssen, um potenzielle Risiken, Haftungen und Chancen zu identifizieren. Mit Contract Automation und der richtigen Contract Analysis Software treffen Unternehmen fundierte Entscheidungen und verstehen ihre Rechte und Pflichten präzise und effizient. 

In diesem Artikel gehen wir ins Detail und zeigen auf, wie Sie trotz der wachsenden Komplexität von Verträgen und der globalen Natur von Geschäftsbeziehungen mit der Hilfe einer Vertragsanalyse-Software sowohl Ihren geschäftlichen Erfolg steigern als auch Risiken minimieren. Entdecken Sie, wie Technologie nicht nur die Klarheit und Transparenz im Data Management und in vertraglichen Vereinbarungen erhöht, sondern auch strategische Vorteile in einer vernetzten, internationalen Geschäftswelt bietet.

Was ist eine Contract Analysis Software?

Definition Contract Analysis Software

Eine Contract Analysis Software, zu deutsch Vertragsanalyse-Software, ist ein digitales Werkzeug zur effizienten Analyse und Bewertung von Verträgen. Sie extrahiert und interpretiert Schlüsselinformationen, identifiziert Risiken und Chancen und fördert somit fundierte Geschäftsentscheidungen und rechtliche Compliance.

Wenn wir uns heute die Geschäftswelt anschauen, dann ist diese im Vergleich zu früher schnelllebig. Das zeigt sich auch in den Contracts, die komplexer und umfangreicher werden. Aus diesem Grund ist die Fähigkeit, Verträge effizient zu managen, zu analysieren und spezielle Prozessschritte zu automatisieren, ein wichtiger Schritt um wettbewerbsfähig zu bleiben. Doch warum sind Contract Automation, Analytics und die Wahl der passenden Contract Analysis Software nicht mehr nur nützliche Werkzeuge, sondern eine Notwendigkeit für moderne Unternehmen?

Vorteile eines modernen Vertragsmanagements

Unternehmen stehen heutzutage vor vielfältigen Herausforderungen, die Business Intelligence und ein modernes Vertragsmanagement erforderlich machen. Die Vorteile von Contract Automation durch den Einsatz einer intelligenten Contract Analysis Software sind vielschichtig und tragen zur Transparenz, Compliance und Effizienz bei:

  1. Risikominderung – Identifikation und Management von potenziellen Risiken, die in Vertragsklauseln verborgen sein können.
  2. Rechtliche Compliance – Sicherstellung, dass Contracts den geltenden rechtlichen und regulatorischen Anforderungen entsprechen und diese legal umgesetzt sind.
  3. Kostenkontrolle – Identifikation von Kostenfallen und Optimierungsmöglichkeiten zur Reduzierung unnötiger Ausgaben.
  4. Effizienzsteigerung und Data Management – Verbesserung der Vertragsverwaltung durch schnellere Auffindbarkeit und Analyse relevanter Informationen.
  5. Informierte Entscheidungen – Bereitstellung detaillierter Informationen, die zu fundierten geschäftlichen Entscheidungen beitragen.
  6. Verhandlungsstärke – Besseres Verständnis der Vertragsinhalte kann zu einer stärkeren Position bei Verhandlungen führen.
  7. Geschäftsbeziehungen – Förderung positiver Geschäftsbeziehungen durch Klarheit und Verständnis der vertraglichen Verpflichtungen und Erwartungen.
  8. Strategische Planung – Integration von Vertragsdaten in die strategische Planung, um Geschäftsziele effizienter zu erreichen.

Kernfunktionen einer guten Contract Analysis Software

Eine wirksame Vertragsanalyse-Software dient als fortschrittliches Instrument, das Unternehmen bei der Analyse, Verwaltung und Optimierung ihrer Verträge unterstützt. Zu den wesentlichen Funktionen für User zählen:

Datenextraktion

Die Software ist in der Lage, relevante Daten und Informationen aus verschiedenen Vertragsdokumenten automatisch zu extrahieren. Dies umfasst Schlüsselbegriffe, Klauseln, Daten und andere kritische Informationen, die für die Analytics und Bewertung des Vertrags notwendig sind.

Analyse und Interpretation

Sie analysiert die extrahierten Daten, indem sie Muster erkennt, Abweichungen identifiziert und den Inhalt im Kontext interpretiert. Das ermöglicht eine umfassende Bewertung der Risiken, Verpflichtungen und Chancen, die mit jedem Vertrag verbunden sind.

Risikobewertung

Durch den Einsatz von intelligenten Algorithmen und KI-Technologien kann die Software potenzielle Risiken und Compliance-Probleme aufzeigen. Sie hilft dabei, verborgene Risiken zu erkennen und Maßnahmen zur Risikominderung vorzuschlagen.

Berichterstattung und Visualisierung

Eine professionelle Vertrags-Software bietet umfassende Berichtsfunktionen, die es ermöglichen, die analysierten Daten auf eine leicht verständliche Weise darzustellen. Durch Diagramme, Graphen und Dashboards wird die Visualisierung von komplexen Vertragsdaten ermöglicht.

Integration

Eine gute Vertragsanalyse-Software lässt sich nahtlos in bestehende Systeme und Prozesse integrieren, um die Effizienz der Vertragsverwaltung zu steigern und einen reibungslosen Workflow zu gewährleisten.

Vertragsautomatisierung

Sie automatisiert wiederkehrende und zeitaufwändige Aufgaben im Zusammenhang mit der Vertragsverwaltung, wie das Sortieren, Kategorisieren und Auffinden von Verträgen. Contract Automation spart somit Zeit und Ressourcen.

Compliance-Management

Die Software unterstützt Unternehmen dabei, regulatorische und unternehmensspezifische Compliance-Anforderungen zu erfüllen, indem sie die Einhaltung von Richtlinien überwacht und Berichte für Audits und Überprüfungen bereitstellt.

Diese Funktionen einer marktüblichen Vertragsanalyse-Software arbeiten synergetisch zusammen, um Unternehmen ein umfassendes Verständnis ihrer Verträge zu bieten.

Contract Automation erhöht die Effizienz der Vertragsverwaltung. Contract Analysis ermöglicht fundierte, datengetriebene Entscheidungen.

So wählen Sie die richtige Software

Die Auswahl einer Software ist im Kern ähnlich wie bei anderen Software-Produkten. Aus diesem Grund haben wir Ihnen hier eine kurze Checkliste erstellt, mit der Sie Ihren Auswahlprozess ideal strukturieren können. 

Feautres Contract Analysis Software Konfuzio

Ziel ist es, die für Sie beste Lösung für das Vertragsmanagement im Unternehmen zu finden.

  1. Bedarfsanalyse

    Definieren Sie zunächst klar Ihre spezifischen Anforderungen an die Product Solution und Ziele im Arbeitsalltag. Berücksichtigen Sie die Art und Komplexität der Verträge, die Sie verwalten, sowie die spezifischen Herausforderungen und Bedürfnisse Ihres Unternehmens. Eine präzise Bedarfsanalyse ist der erste Schritt, um eine passende Lösung zu finden.

  2. Funktionalität und Benutzerfreundlichkeit

    Die Software sollte über die notwendigen Technology-Funktionen verfügen, um Ihre Verträge effizient zu analysieren und zu verwalten. Achten Sie auch auf die Benutzerfreundlichkeit – ein intuitives Design und eine benutzerfreundliche Oberfläche sind entscheidend für eine effektive Nutzung.

  3. Anpassungsfähigkeit

    Wählen Sie eine Platform, die flexibel und anpassungsfähig ist. Sie sollte in der Lage sein, mit den sich ändernden Anforderungen Ihres Unternehmens zu skalieren und sich in die bestehende technologische Infrastruktur zu integrieren.

  4. Datensicherheit und Datenschutz

    Die Sicherheit Ihrer Daten sollte oberste Priorität haben. Stellen Sie sicher, dass die Software über robuste Sicherheitsprotokolle verfügt, um die Vertraulichkeit und Integrität Ihrer Vertragsdaten zu gewährleisten.

  5. Support und Kundendienst

    Achten Sie auf den Kundenservice und Support des Anbieters. Ein zuverlässiger Support ist entscheidend, um sicherzustellen, dass Sie maximale Werte aus Ihrer Investition ziehen und eventuelle Herausforderungen schnell und effizient bewältigen können.

Die Auswahl der richtigen Software erfordert eine sorgfältige Prüfung verschiedener Faktoren. Indem Sie Ihre spezifischen Bedürfnisse berücksichtigen und die oben genannten Kriterien anwenden, können Sie eine Lösung finden, die sowohl Ihr Vertragsmanagement als auch die Vertragsautomatisierung optimiert und den Wert Ihrer Vertragsdaten maximiert.

Contract Automation und Analysis mit Konfuzio

Die Software von Konfuzio besitzt die Fähigkeit, Vertragsdokumente in eine Struktur zu transformieren, die von Maschinen effektiv gelesen werden kann. Die fortschrittliche Künstliche Intelligenz von Konfuzio setzt sowohl auf vortrainierte Algorithmen als auch auf Modelle, die von den Nutzern individuell angepasst werden können. Dadurch werden zentrale Vertragsinhalte präzise extrahiert und identifiziert.

Selbst äußerst umfangreiche Dokumente, die mehrere tausend Seiten umspannen, funktioniert dieser Vorgang in überdurchschnittlicher Geschwindigkeit. Für 100.000 Seiten benötigt Konfuzio nur etwa 12,5 Stunden. Damit schafft die Platform eine große Zeitersparnis. Grob überschlagen benötigen Mitarbeiter in Unternehmen durchschnittlich 22 Minuten pro Tag, um nach Informationen in Verträgen zu suchen. Das entspricht ganzen 11 Arbeitstagen im Jahr.

Die zentralen Funktionen von Konfuzio

Die Verwaltung einer Vielzahl von Verträgen, die unterschiedliche Laufzeiten, Zahlungsmodalitäten und Kündigungsbedingungen aufweisen, zählt zu den komplexesten Aufgaben in der internen Unternehmenssteuerung. Ein digitales und automatisiertes Vertragsmanagement bietet hier Abhilfe, indem es sicherstellt, dass sämtliche Fristen lückenlos überwacht und eingehalten werden. Mit Werkzeugen wie Konfuzio können Organisationen diese Aufgabe effizient und zuverlässig bewältigen. 

Datenextraktion mit KI-Unterstützung

Konfuzio nutzt modernste KI-Technologien wie OCR, um unstrukturierte Daten in Dokumenten zu erkennen und zu verstehen, wo andere Systeme scheitern. Dies ermöglicht eine tiefe Analyse und Automatisierung, indem relevante Informationen, sogar aus sich wiederholenden Strukturen, präzise extrahiert werden.

Datenstrukturen definieren und KI-Training

Die KI von Konfuzio kann adaptiv für bestehende Prozesse eingesetzt oder durch eigene Modelle spezifisch für die Anforderungen eines Unternehmens trainiert werden. Dies sorgt für eine flexible und individuelle Handhabung von Dokumenten unterschiedlichster Art.

Export und Integration per API

Für die IT und Entwickler bietet Konfuzio erweiterten Zugang, um neben dem Web-Interface individuelle Dokumenten-Workflows zu gestalten. Durch API- und SDK-Entwicklung lassen sich die gewonnenen Daten und Erkenntnisse nahtlos in andere Systeme und Prozesse integrieren.

Die Integration dieser Contract Automation Technology in das Vertragsmanagement ermöglicht es Unternehmen, ihre internen Prozesse zu beschleunigen, die Qualität der Dokumentenverarbeitung zu verbessern und fundierte, datengetriebene Entscheidungen zu treffen.

Welche Informationen kann die KI auslesen?

Das folgende Beispiel zeigt einen Mustervertrag, wie das speziell trainierte KI-Modell für Mietverträge auf dem Konfuzio Marktplatz die Informationen aus dem Vertrag automatisch extrahiert:

Contract Analysis Software Contract Automation Example Marketplace

Die nachstehende Tabelle bietet einen detaillierten Überblick über branchenunabhängige Schlüsselinformationen, von persönlichen Daten unterschiedlicher Vertragsparteien bis hin zu spezifischen Klauseln. Mit KI können Sie über die reine Extraktion der Textinhalte hinaus aus diesen Daten weitere wichtige Erkenntnisse gewinnen wie beispielsweise die Vorhersage von Entwicklungen und Analyse von Trends.

Ein genauer Blick auf die entscheidenden Daten, die das Marktplatz-Modell automatisch erkennt, verdeutlicht dies:

LABELBESCHREIBUNGTYPWERT
BruttomieteDie Gesamtmiete, die ein Mieter monatlich zahlen muss, um die Mietwohnung oder das Mietobjekt zu nutzen. Diese Miete umfasst nicht nur die Grundmiete (auch Nettomiete genannt), sondern auch alle Nebenkosten und Betriebskosten, die im Zusammenhang mit der gemieteten Immobilie anfallen.Zahl42,84
IBAN ZahlungskontoIBAN (International Bank Account Number)Text6670474-2.096760.0013
MieternummerEine vom Vermieter oder der Hausverwaltung vergebene eindeutige Kennnummer oder Identifikationsnummer, die einem bestimmten Mieter oder einer bestimmten Mietpartei zugeordnet ist.Zahl02420016273001
MietvertragsnummerEine eindeutige Identifikationsnummer oder Referenznummer, die speziell diesem Mietvertrag zugeordnet ist. Sie dient dazu, den Mietvertrag eindeutig zu identifizieren und von anderen Mietverträgen zu unterscheiden, die der Vermieter möglicherweise abgeschlossen hat.ZahlA 20130112
OrtDie Stadt (Ort), die genaue Adresse der vermieteten Immobilie oder Wohnung, die von der jeweiligen Vertragspartei (Mieter oder Vermieter) gemietet oder vermietet wird.TextBerlin
PLZDie Postleitzahl des Mietobjekts, also die Zahlen- oder Buchstabenkombination, die den genauen Standort der Immobilie angibt.Zahl10785
StraßeDie Straße ist ein wichtiger Bestandteil eines Mietvertrags, da sie den genauen Standort der gemieteten Immobilie identifiziert.TextPotsdamer Platz
VertragsbezeichnungSie bezieht sich auf den Namen oder die Bezeichnung, die dem Mietvertrag gegeben wird, um ihn eindeutig zu identifizieren.Textffimm$$wffimxsruffissm
Diese Tabelle zeigt nur einen kleinen Ausschnitt der extrahierten Informationen. Nach diesem Schema sind zahlreiche weitere Annotationen in sämtlichen Vertragsarten möglich.

Anwendungsfälle

Eine Contract Analysis Software wie Konfuzio findet in einer Vielzahl von Branchen Anwendung, da Verträge ein universelles Element geschäftlicher Beziehungen sind:

Use Cases for Contract Analysis Software

Finanzwesen

Banken und Finanzinstitute haben oft mit einer Vielzahl von Verträgen zu tun, seien es Kreditverträge, Hypotheken oder Investitionsvereinbarungen. Eine Vertragsanalyse-Software erfasst automatisch Zinssätze, Laufzeiten oder Kündigungsfristen und wertet die Extrahierten Daten aus.

Gesundheitswesen

Krankenhäuser und Kliniken schließen Verträge mit Lieferanten, Versicherungsgesellschaften und medizinischem Personal. Mithilfe der Software können beispielsweise Lieferkonditionen und Preisabsprachen effizienter verwaltet werden.

Rechtswesen

Anwaltskanzleien und Rechtsabteilungen großer Unternehmen müssen ständig Verträge prüfen und auswerten. Eine Vertragsanalyse-Software unterstützt hier automatisch bei der Identifizierung von Haftungsklauseln oder vertragliche Verpflichtungen.

Produktion und Industrie

Auch komplexe Lieferkettenverträge von Herstellern und Lieferanten lassen sich mit einer Contract Analysis Software verwalten und behalten beispielsweise Lieferfristen, Mengenrabatte oder Strafklauseln bei Verzögerungen im Auge.

Immobilienwesen

Weite Bereiche der Immobilienbranche arbeiten tagtäglich mit diversen Verträgen, darunter Mietvertrag und Kaufvertrag. Mittels der Konfuzio Software werden relevante Daten wie unter anderem Miet- und Kaufpreise, Kündigungsfristen oder Instandhaltungspflichten automatisch aus dem Vertragsdokument extrahiert.

Fazit – Contract Analysis Software schafft Effizienz und spart Resseroucen

Vertragsanalyse und -automatisierung spielen in der heutigen geschäftlichen Welt eine entscheidende Rolle, um komplexe Geschäftsbeziehungen und Vereinbarungen zu verstehen. Mit der Unterstützung einer Contract Analysis Software können Unternehmen sowohl ihre geschäftlichen Entscheidungen verbessern als auch Risiken minimieren. Konfuzio nutz fortschrittliche Technologien und bietet nicht nur umfangreiche Funktionen zur effektiven Vertragsverwaltung, sondern ermöglicht auch eine enorme Zeit- und Ressourceneinsparungen.

Die Relevanz dieser Software erstreckt sich über zahlreiche Branchen, was ihre universelle Bedeutung unterstreicht.

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