Automatisierung für die Rückversicherung

In der Versicherungsbranche, auch speziell im Rückversicherungssektor, stehen Unternehmen vor signifikanten Herausforderungen in Bezug auf die Dokumentenverarbeitung. Diese Case Study behandelt die Automatisierung des Antragsprozesses nach Maklermandat ohne Risikovorprüfung zur direkten Policierung mit Konfuzio. Zentraler Pain Point bei dieser Rückversicherung war die manuelle Bearbeitung großer Mengen gescannter und unstrukturierter Antragsdokumente sowie Korrespondenzen innerhalb einer Datei, in denen relevante Datenfelder oftmals auf hunderte Seiten verteilt sind.

Durch die Implementierung von Konfuzio konnten sowohl dieser Pain Point durch KI Splitting als auch weitere Herausforderungen in den Tätigkeitsfeldern der Angebotserstellung, des Underwritings und der Schadenbearbeitung durch den Einsatz fortschrittlicher Technologien behoben werden, wie diese von Erfolg gekrönte Fallstudie im Folgenden beschreibt.

Ausgangssituation

Der Arbeitsalltag bei einer etablierten Rückversicherung war geprägt von manuellen Prozessen bei der Bearbeitung von gescannten Antragsunterlagen. Die Underwriter mussten mühsam und zeitaufwendig große Mengen an PDF-Dokumenten verarbeiten, was zu Ineffizienzen und hohen Kosten führte. Der Ursprung des Pain Points lag darin, dass die Dokumente getrennt und strukturiert werden mussten, um eine schnelle Angebotszeit (time to offer) sowie eine rasche Reaktionsgeschwindigkeit (time to answer) in Einklang zu bringen und um eine strukturierte Datenerfassung zu ermöglichen.

Die Bearbeitung von Antragsunterlagen begann, nachdem der Makler ein Mandat erteilt hatte und die Dokumente direkt zur Policierung eingereicht wurden, ohne dass eine vorherige Risikovorprüfung stattfand. Um die Policierung effizient durchführen zu können, mussten die Underwriter Informationen aus verschiedenen Quellen sammeln, überprüfen und analysieren. Diese Informationen lagen oft in unterschiedlichen Formaten vor, was den Prozess erschwerte. Die Underwriter mussten sicherstellen, dass alle relevanten Daten korrekt und vollständig erfasst wurden, um eine präzise Policierung und Prämienkalkulation durchzuführen.

Herausforderung

Wie aus der Ausganssituation hervorgeht, verbringen die Underwriter viel Zeit mit der Sichtung diverser antragsbezogener Informationen, statt sich auf die eigentliche Aufgabe der Risikobewertung zu konzentrieren. Diese manuelle Handhabung ist zeitaufwändig und ineffizient, besonders wenn es zusätzlich zu manuellen Nachbearbeitungen kommt. Die Geschwindigkeit der Bearbeitung von Voranfragen ist somit ausschlaggebend, wie schnell es zum Vertragsabschluss mit einem auftraggebenden Versicherer kommt. Läuft der Prozess zu ineffizient, führt das zu einem Wettbewerbsnachteil, da Versicherer um zeitnahe und verlässliche Rückversicherung bemüht sind.

Die zentrale Herausforderung liegt demnach in einer umfangreichen Effizienzsteigerung und Verschlankung der Dokumentenverarbeitung. Um das zu erreichen, ist eine ebenso schnelle wie präzise Automatisierungslösung gefragt. Hier kommt Konfuzio ins Spiel.

Die Einführung automatisierter Prozesse zur Trennung und Strukturierung der Dokumente war daher entscheidend, um die Effizienz zu steigern und die Reaktionszeiten zu verkürzen.

Ziel

Das primäre Ziel bestand in der Automatisierung der Antragsprozessesse nach Maklermandat ohne Risikovorprüfung. Durch diese Initiative strebte die Rückversicherung eine signifikante Steigerung der Effizienz an, was sich in einer verringerten Zeit für die Dokumentenverarbeitung und einer erhöhten Anzahl verarbeiteter Dokumente pro Zeiteinheit ausdrückte – die konkrete Zielsetzung beinhaltete also eine starke Reduzierung manueller Datenextraktion, eine automatisierte Trennung gescannter Antragsdokumente und in Folge dessen maximale Geschwindigkeit bei der gesamten Prozessabwicklung.

Die Erwartungshaltung des Kunden lag darin, dass die Automatisierung manueller Prozesse und der Einsatz intelligenter Technologien zur Datenextraktion und -validierung mit Konfuzio nicht nur die operativen Abläufe beschleunigt, sondern auch erhebliche Kosteneinsparungen mit sich bringt. Durch die Verknüpfung dieser technologischen Verbesserungen mit den Geschäftsprozessen intendierte das Rückversicherungsunternehmen, interne Ressourcen effizienter zu nutzen und Kapazitäten im Dokumentenmanagement strategisch zu erweitern.

Lösung

Die Notwendigkeit der Automatisierung in der Dokumentenverarbeitung ist ein zentrales Thema für die Steigerung der Effizienz und Genauigkeit. Durch die Implementierung der von Konfuzio offerierten Automatisierungstechnologien kann der Rückversicherer signifikante Verbesserungen in der Verarbeitungsgeschwindigkeit und -qualität erzielen, was zugleich zu erheblichen Kosteneinsparungen führt. Die Nutzung der intelligenten Konfuzio-Technologien ermöglicht es, Daten aus Dokumenten automatisch zu extrahieren und zu validieren. Dieser Ansatz trägt wesentlich zur Optimierung der Arbeitsabläufe innerhalb der Rückversicherung bei und unterstützt die Underwriter dabei, präziser und effektiver zu operieren.

Wichtige Funktionalitäten von Konfuzio

  • Integrationsfähigkeit – Die Konfuzio Schnittstelle (API) ermöglicht eine nahtlose Integration mit den bestehenden Workflow-Systemen des Rückversicherungsunternehmens, was eine effiziente Interaktion und Datenübertragung sicherstellt. Die POST/documents API wird speziell zum Empfang und zur Verarbeitung von Dokumente verwendet.
  • Automatisierungsfunktionen – Die IDP-Engine und die Konfuzio KI sind zentral für die effiziente Datenextraktion und -verarbeitung. Insbesondere die Splitting KI, welche eine wesentliche Rolle in der Dokumentenaufteilung spielt, nimmt etwa 50 % der gesamten Verarbeitungszeit in Anspruch und ist damit ein äußerst wichtiger Bestandteil zur Erreichung des Ziels.

Cloud, private Cloud oder On-Premises-Nutzung

Die Entscheidung für eine On-Premises-Nutzung wurde vom Rückversicherungsunternehmen getroffen, um die volle Kontrolle über die verarbeiteten Daten zu behalten. Darüber hinaus ermöglicht es die On-Premises-Lösung dem Kunden, maßgeschneiderte Anpassungen vorzunehmen und die Systemumgebung genau auf interne Bedürfnisse abzustimmen.

Hardware-Anforderungen

Für die Implementierung von Konfuzio in der On-Premises-Umgebung der Rückversicherung waren im Voraus spezifische Hardware-Anforderungen zu erfüllen.

  • Spezifische Hardware – Die IT musste sicherstellen, dass die Hardware den VM-Anforderungen von Konfuzio entspricht. Details dazu finden sich im Installationsleitfaden unter Konfuzio On-Premises Installation Guide.
  • RAM und CPU – Die Konfiguration von RAM und CPU musste ebenfalls den Mindestanforderungen von Konfuzio genügen. Diese Anforderungen sind detailliert unter Konfuzio Hardware Requirements beschrieben.

Technische Umsetzung

Nachdem alle Anforderungen geklärt waren, folgte die technische Umsetzung der Konfuzio-Implementierung bei dem Rückversicherungsunternehmen in 4 Schritten.

  • Schritt 1 – Eine Software für Workflow-Systeme sendet Dokumente an die Konfuzio Schnittstelle vom Typ REST API. Diese wird zum webbasierten Empfang der Dokumente verwendet.
  • Schritt 2 – Das Intelligent Document Processing (IDP) System von Konfuzio splittet, kategorisiert und verarbeitet die empfangenen Dokumente mit der Splitting KI.
  • Schritt 3 – Konfuzio nutzt einen vom Rückversicherungsunternehmen bereitgestellten RPA-Roboter für die Datenverarbeitung, welcher zum internen Bestandteil der Infrastruktur zählt. Dies hat den Hintergrund, dass der Rückversicherer – der den RPA-Roboter besitzt und betreibt – die vollständige Kontrolle über dessen Funktionen gewährleistet. Der RPA-Roboter erfasst die extrahierten Daten der zuletzt verarbeiteten Dokumente mithilfe der Konfuzio API.
  • Schritt 4 – Der RPA-Roboter des Rückversicherungsunternehmens verarbeitet die extrahierten Inhalte nach und sendet sie an ein externes Zielsystem zur Verarbeitung von Versicherungsdaten.
Underwriting Automation Rückversicherung Reinsurance

Hintergrundinformationen zum RPA-Roboter

Der RPA-Roboter dient der Automatisierung wiederkehrender Aufgaben durch die Nachahmung menschlicher Interaktionen mit verschiedenen Softwareanwendungen. Sein Einsatzspektrum reicht von der Dateneingabe und -extraktion über das Ausfüllen von Formularen bis hin zur Erstellung von Berichten und der Datenverarbeitung. Dabei nutzt er Benutzeroberflächen, Webbrowser und APIs, um definierte Handlungsabläufe zu vollziehen und zielt darauf ab, Geschäftsprozesse effizienter zu gestalten. Der Roboter ist so konzipiert, dass auch Anwender ohne vertiefte Programmierkenntnisse ihn nutzen können, allerdings ist ein grundlegendes technisches Verständnis, zum Beispiel im Umgang mit APIs, notwendig. Die Bedienung erfolgt über ein benutzerfreundliches Drag-and-Drop-System, welches keine Programmierkenntnisse voraussetzt.

Im dieser Case Study automatisiert der RPA-Roboter das Abrufen und Modifizieren von JSON-Daten von Konfuzios Backend-APIs und übermittelt diese anschließend an ein externes System, wie in der Grafik visuell dargestellt. Aus der Perspektive eines Entwicklers bietet die Einführung dieses RPA-Roboters in den Underwriting Automation Prozess einen erheblichen Vorteil, denn: die Notwendigkeit, einen eigenen ‚Connector‘ zur Datenübertragung zu entwickeln, entfällt.

Fazit

Nach gründlicher Kosten-Nutzen-Analyse stellte sich heraus, dass die Implementierung von Konfuzio den spezifischen Anforderungen des Kunden ideal entsprach und dieser nun durch die Erreichung der gesetzten Automatisierungsziele einen bedeutenden Vorteil gegenüber konkurrierenden Unternehmen im Versicherungssektor genießt. Die entscheidenden Faktoren umfassen eine drastische Reduzierung der Bearbeitungszeit und eine signifikante Minimierung manueller Nachbearbeitungen.

Ein wesentliches Alleinstellungsmerkmal (USP) von Konfuzio ist die außergewöhnliche Geschwindigkeit der Dokumentenverarbeitung:

Konfuzio ist in der Lage, 100.000 Seiten in nur 12,5 Stunden mit überdurchschnittlicher Qualität zu bearbeiten.

In unserem spezifischen Anwendungsfall bedeutet dies, dass Konfuzio etwa 40.000 Seiten in unter fünf Stunden verarbeitet – vom Moment des Hochladens bis zur vollständigen Extraktion der Daten. Dabei ist die Produktionsumgebung des Rückversicherers mit 128 GB RAM und 32 CPU-Kernen optimal aufgestellt, um die Effizienz und Sicherheit der Datenverarbeitung im Rahmen der On-Premises-Nutzung zu maximieren.

Besonders hervorzuheben ist, dass die KI-gestützte Aufteilung der Dokumente die komplexeste Komponente darstellt und etwa 50 % der gesamten Verarbeitungszeit beansprucht. Dies ist insbesondere relevant, da ein durchschnittliches Dokument beim Kunden rund 200 Seiten umfasst. Die benötigten spezifischen Informationen aus diesen Seiten sind essentiell für die Risikobewertung und die Festsetzung von Tarifen, was letztendlich über die Annahme oder Ablehnung von Versicherungen entscheidet. Hier leistet die OCR-Technologie von Konfuzio entscheidende Dienste, indem sie die präzise und effiziente Extraktion der benötigten Daten überhaupt erst ermöglicht.

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Avatar von Charlotte Götz

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