Es ist die Krux der progressiven Unternehmensführung: Der Weg zu effizienteren Geschäftsabläufen ist geprägt von aufwändigen Analysen, Anpassungen und möglichen Rückschlägen. Doch die Anreize einer transparenten Organisation mit agilen End-to-End-Prozessen und entsprechenden Kostenersparnissen sind für die meisten Unternehmen Grund genug, sich intensiv mit ihren internen Abläufen zu befassen. Ein wichtiger Oberbegriff in dieser Hinsicht lautet Business Process Management und umfasst unzählige Methoden, um Prozesse nachhaltig zu verbessern.
Was ist Business Process Management?
Business Process Management (BPM) beschreibt eine analytische Herangehensweise, um Geschäftsabläufe systematisch zu planen, zu kontrollieren und damit zu verbessern. Entscheidend sind die zu erreichenden Ziele eines Geschäftsmodells, die durch eine strategische Anpassung von Prozessen sowohl möglichst effektiv als auch effizient erreicht werden sollen. Im Gegensatz zum Projektmanagement ist BPM keine einmalige Angelegenheit, sondern konzentriert sich besonders auf repetitive Prozesse und wird darüber hinaus auch selbst laufend wiederholt. In einem agilen Umfeld zielen die Methoden also auf eine Annäherung an ein sich ständig veränderndes Optimum ab.
Das Grundkonzept von BPM ist nichts Neues, allerdings hat sich dessen Bedeutung zuletzt stark verändert: Die digitale Transformation sorgt in vielen Sektoren für ein zunehmend dynamisches Umfeld, während neue Technologien, z. B. im Bereich der Künstlichen Intelligenz, die Anforderungen an IT-Systeme und -Infrastrukturen erhöhen. Zugleich stehen Unternehmen aber mehr Möglichkeiten zur Verfügung, um ihre Prozesse zu analysieren und zu verbessern. Eine wichtige Grundlage sind grafische Aufbereitungen wie etwa durch Business Process Model and Notation. Auch KI-basierte Datenanalysen in Echtzeit können helfen, Klarheit zu schaffen und die Umsetzung geeigneter BPM Methoden wie Six Sigma oder Lean Management unterstützen.
Die 5 Phasen des BPM
Als fortlaufender Ansatz liegt es nahe, auch das Geschäftsprozessmanagement systematisch und prozessual zu begreifen. Hierbei lassen sich einige allgemeine Segmente definieren, denen die Einzelschritte konkreter Prozessoptimierungen zugeordnet werden können.
- Konzept
Ähnlich wie beim Projektmanagement erfolgt eine Analyse des Status-quo und die Definition bestimmter Zielsetzungen. Anhand dessen kann das Unternehmen Methoden wählen, um die dafür relevanten Metriken schrittweise und messbar zu verbessern.
- Modellierung
Auf Basis des ersten Schrittes wird ein Modell der Geschäftsprozesse erstellt, das wichtige Details wie die Ressourcenplanung und das Management von dedizierten Aufgaben, aber auch Risikofaktoren enthält. In dieser Phase sind Visualisierungen durch Software-Tools besonders hilfreich.
- Umsetzung
Das Unternehmen kann nun das entwickelte Modell an einem Teil der ausgewählten Prozesse testen und Feedback einholen. Fällt dieses aus wie im Konzept vorgesehen, kann man mit dem Business Process Management für alle definierten Geschäftsprozesse fortfahren.
- Monitoring
Nun kommt es auf die kontinuierliche Überwachung des implementierten BPM Ansatzes an, wobei Effizienz und Abgleich mit den festgelegten Zielen im Vordergrund stehen. Auch die Identifikation bislang unbekannter Einflüsse spielt eine Rolle.
- Optimieren
Verbleibende Abweichungen zur Zielsetzung sind Gegenstand weiterführender Bearbeitung unter ständiger Berücksichtigung von Feedback und generierten Daten. Wird eine gleichbleibende und anhaltende Verbesserung der Prozesse beobachtet, ist eine Automatisierung, zumindest in Teilen, erwägenswert.
Methoden für das Geschäftsprozessmanagement
Der dargestellte fünfstufige Zyklus von BPM lässt sich mit diversen Methoden und strategischen Ansätzen anreichern. Besonders relevant für die Auswahl sind das vordergründige Geschäftsmodell sowie die Beschaffenheit der Prozesse, die das Unternehmen optimieren will.
Continuous Process Improvement
CPI bricht mit dem altbekannten Satz “Never change a running system”. Grundannahme ist, dass auch bestehende, bereits zielführende Prozesse Gegenstand laufender Verbesserungen sein sollten. Dies geschieht schrittweise und iterativ. Besonders relevant ist der Ansatz für die betriebswirtschaftlich wichtigsten Prozesse, die von konstanter Optimierung abhängig sind, zum Beispiel im Kontakt mit Kunden oder beim Product Management. Konkrete Ausprägungen sind Kaizen oder der PDCA-Zyklus (Plan-Do-Check-Act).
Six Sigma
Dieser Ansatz bezieht sich primär auf das Qualitätsmanagement sowie die statistische Reduktion von Fehlern und Abweichungen. Vorgeschrieben ist eine maximale Fehlertoleranz von sechs Standardabweichungen (6σ), was dem Prinzip vor allem für Produkte mit genau messbaren Eigenschaften eine gute Anwendbarkeit verleiht. Besonders in der Produktion zählt Six Sigma daher zu den beliebten BPM Methoden.
Lean Management
Hierbei setzt sich BPM die Verschlankung bzw. Effizienzsteigerung einer gesamten Wertschöpfungskette zum Ziel. Sowohl aus Kunden- als auch aus Unternehmenssicht sollen alle enthaltenen personellen wie automatisierten Prozesse optimal ineinandergreifen, wobei diese mehrdimensionale Betrachtung der Identifikation und letztlich dem Abbau verzichtbarer Tätigkeiten dient. Ursprünglich aus der Automobilindustrie stammend, wurde Lean Management schnell zum weltweiten Standard vieler prozessorientierter Organisationen.
Process Automation
Auch wenn es sich bei Business Process Management in erster Linie um Strategien und nicht um Technologie handelt, spielen digitale Transformation und die Automatisierung von Prozessen eine entscheidende Rolle. Deterministische Algorithmen, Robotic Process Automation (RPA) und Künstliche Intelligenz können menschlichen Fehlern vorbeugen und repetitive Aufgaben effizienter ausführen. Zugleich werden viele Geschäftsprozesse digital nachvollziehbar, was die Anwendung von BPM Methoden unterstützt.
Business Process Model and Notation
BPMN ist eine auf grafischen Darstellungen basierende Modellierungssprache, mit der sich alle Phasen des Business Process Managements unterstützen lassen. Durch Notationen entstehen Prozessdiagramme, die es erleichtern, verschiedene Abläufe zu dokumentieren, zu analysieren und zu kontrollieren. Dabei sind die zu verwendenden Symbole im Rahmen einer konsistenten Semantik bereits vorgegeben und erlauben so eine übergreifende, allgemein verständliche Prozessanalyse.
Notation—BPMN
Unternehmerische Perspektiven
Es gibt verschiedene Blickwinkel, über die Unternehmen Zugang zum Management ihrer Geschäftsprozesse erlangen:
- Personal-basiertes BPM – Die Mitarbeitenden sind das Rückgrat eines jeden Unternehmens und üben direkten Einfluss oder regelmäßige Kontrolle auf die meisten Prozesse aus. Besonders in sensiblen Fällen wird trotz hohen Digitalisierungsgrads auf einen menschlichen Zugang via Benutzeroberflächen, Genehmigungen, grafische Zuteilung von Prozessschritten und auf regelmäßiges Feedback gesetzt.
- Integrations-basiertes BPM – Dieser Zugang hat stark an Bedeutung gewonnen und konzentriert sich auf unternehmensweite Datenströme und Datenintegration zwischen Softwareanwendungen. Programmierschnittstellen (APIs) sorgen für übergreifende Konnektivität und verbinden BPM mit der allgemeineren Unternehmenssteuerung sowie Customer Relations Management (CRM) und Enterprise Resource Planning (ERP).
- Dokumenten-basiertes BPM – Dokumente zählen zu den besonders wertvollen Informationsträgern in Unternehmen und sind in jeder Art von Prozess involviert. Eine wichtige Grundlage, um Informationen für das Business Process Management zu gewinnen, ist daher die oftmals automatisierte Auslesung der enthaltenen Daten, z. B. im Rahmen einer Vertragsanalyse sowie der Erfassung von Rechnungs- oder Grundbuchdaten.
Umfassender BPM-Zugang mit Konfuzio
Es kann Unternehmen schwer fallen, sich für eine einzelne Herangehensweise an Business Process Management zu entscheiden, denn typischerweise profitieren Prozesse in allen Abteilungen von strategischen Anpassungen. Es kann jeweils stark variieren, wie sehr ein Vorgang personal-, integrations-, oder dokumenten-basiert ist. Daher liegt der Einsatz einer Business Software nahe, die jeden dieser Zugänge unterstützt. Konfuzio bietet in dieser Hinsicht umfassende Lösungen für jede Dimension von BPM:
Dokumente
Konfuzio ist mit verschiedenen KI-Techniken zur automatischen Extraktion von Daten aus Geschäftsdokumenten ausgestattet. Die Software erkennt relevante Datenfelder direkt und überführt enthaltene Informationen in eine strukturierte Datenbasis, die für jede Art von BPM-Methode genutzt werden kann. Durch automatisierten Transfer, E-Mail-Automation und Archivierung können zudem komplette Prozesse (End-to-End) im Rahmen dieser Ansätze automatisiert und optimiert werden.
Integrationen
Konfuzio ist per REST-API nahtlos in bestehende Software-Landschaften integrierbar und unterstützt damit die Orchestrierung sowie die unternehmensweite Abfrage relevanter Prozessdaten. Über verschiedene Tools lassen sich die Schnittstellen und damit die Datenströme flexibel anpassen, um so die Optimierung digitaler Prozesse zu erleichtern. Auch ein Monitoring in Echtzeit ist möglich, um laufend Informationen für das Business Process Management abfragen zu können.
Personal
Konfuzio ist mit umfassenden Funktionalitäten ausgestattet, die den menschlichen Zugang zur Prozessoptimierung und -kontrolle erleichtern. Dazu gehört die Document Validation UI, ein Modul für grafische Benutzeroberflächen, um die verwendete KI und dadurch automatisierte Geschäftsprozesse manuell zu optimieren. Mitarbeiter werden dabei durch eine Ersparnis an Zeit sowie die Fehlerreduktion entlastet, während sich jederzeit Kontrollstationen für menschliche Überprüfungen im Rahmen der vorgesehenen BMP-Strategie implementieren lassen.
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Fazit
Business Process Management (BPM) bietet Unternehmen einen strategischen Rahmen, um Prozesse kontinuierlich zu analysieren, anzupassen und zu optimieren. Dabei kommt es besonders auf Kontinuität und Konsistenz an. Die gängigen Methoden wie Lean Management, Six Sigma und Co. haben zudem eines gemeinsam: Das sehr genaue Hinsehen. Nur wenn vollständige Klarheit über die Abläufe von Ende zu Ende herrscht, können fundierte Entscheidungen über deren strategische Ausrichtung getroffen werden.
Moderne Technologien wie Künstliche Intelligenz, RPA und grafische Benutzeroberflächen unterstützen diese analytische Perspektive, sorgen auf allen Unternehmensebenen für einen erleichterten Zugang zu Informationen und fördern deren automatisierte Verarbeitung. Was in den BWL-Lehrbüchern des vergangenen Jahrhunderts begann, ist heute fast überall bereits vorgelebte Praxis: BPM durchdringt die gesamte Geschäftswelt, mal mehr, mal weniger bewusst. Doch nur wer das Thema aktiv, ganzheitlich und technologisch angeht, kann sich langfristig einen Platz an der Spitze sichern.
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