Business Case: Von der losen Idee zum erfolgreichen Projekt

Für Unternehmen, die ihre Projekte und Investitionen mit Bedacht planen und umsetzen möchten, ist der Business Case ein unverzichtbares Werkzeug. Er gewährleistet eine gründliche Prüfung und Bewertung jeder Investition, bevor wichtige Ressourcen zugewiesen werden. Der Business Case dient als solide Entscheidungsgrundlage und stellt sicher, dass alle Aspekte sorgfältig berücksichtigt werden.

In diesem Artikel beleuchten wir, was ein Business Case ist, welche Vorteile und Chancen er bietet und welche Kosten und Risiken dabei zu beachten sind. Außerdem thematisiert dieser Artikel, wie man dieses Projekt mittels modernster Technologien beinahe vollständig automatisieren kann und veranschaulicht mit einem praxisnahen Beispiel die zielgerichtete Umsetzung.

Was ist ein Business Case?

Ein Business Case ist eine detaillierte Dokumentation, die

  • Wirtschaftlichkeit
  • Machbarkeit
  • Mehrwert

eines Projekts oder einer Investition untersucht. Er umfasst sowohl finanzielle als auch nicht-finanzielle Faktoren und bietet eine strukturierte Methode zur Beurteilung der möglichen Ergebnisse und Auswirkungen eines Projekts.

Bei der Erstellung berücksichtigt werden unter anderem alle grundlegenden Informationen des Vorhabens wie Risiken, Ressourcen, Ziele oder eine neue Investition, die bereits getätigt wurde oder noch getätigt werden muss.

Das Gabler Wirtschaftslexikon definiert den Business Case als eine Handlung bzw. Investition mit einem positiven Kosten-/Nutzenverhältnis, welche aus instrumenteller Perspektive als eine Voraussetzung für verantwortliches Verhalten im Wettbewerb verstanden wird.

Nutzen eines Business Case

Fundierte Entscheidungsgrundlage

Der größte Vorteil eines Business Case liegt in der Bereitstellung einer fundierten Grundlage für Entscheidungen. Er ermöglicht es den Entscheidungsträgern, alle relevanten Daten und Ressourcen zu einem Projekt zu überblicken und fundierte Urteile zu erstellen, um die festgelegten Ziele zu erreichen. Die systematische Untersuchung aller relevanten Daten stellt sicher, dass keine wesentlichen Aspekte eines Vorhabens übersehen werden, was wiederum ein wettbewerbsfähiges Projektmanagement unterstreicht.

Risikoanalyse

Ein Business Case enthält eine umfassende Bewertung von Risiken (Risikobewertung). Diese identifiziert potenzielle Gefahren und bewertet deren Wahrscheinlichkeit und mögliche Auswirkungen. Dadurch können Maßnahmen zur Risikominderung entwickelt werden, was zum Beispiel die Wahrscheinlichkeit des Projekterfolgs erhöht. Dies ist besonders wichtig für Projekte mit komplexer Grundlage, bei denen die Investitionen häufig hoch und Risiken oft vielfältig und schwer vorhersehbar sind.

Transparenz und Nachvollziehbarkeit

Mit Erstellung eines Business Case wird ein hohes Maß an Transparenz und Nachvollziehbarkeit erreicht. Durch die Dokumentation aller Annahmen, Berechnungen und Entscheidungsprozesse sind diese für alle Beteiligten nachvollziehbar. Dies fördert das Vertrauen in die getroffenen Beschlüsse, erleichtert die Kommunikation innerhalb des Unternehmens und zeigt nochmals deutlich die enorme Bedeutung dieses Dokuments. Ein gut dokumentiertes Vorhaben ermöglicht eine Nachverfolgbarkeit und Überprüfung jedes Schrittes des Projekts.

Kosten eines Business Case

Erstellungsaufwand

Die Erstellung eines Business Case ist mit einem erheblichen Aufwand für das Projektmanagement verbunden. Dies umfasst die Sammlung und Analyse von Daten, die Erstellung von Prognosen und die Durchführung von Risikobewertungen. Je nach Komplexität des Projekts kann dies viel Zeit und Mittel in Anspruch nehmen. Besonders bei großen und komplexen Vorhaben kann der Aufwand erheblich sein.

Beratungs- und Schulungskosten

In einigen Fällen ist es sinnvoll, externe Berater hinzuzuziehen, um bei der Erstellung des Business Cases zu unterstützen. Diese sind in der Lage, wertvolles Fachwissen und Erfahrung einzubringen, was jedoch mit zusätzlichen Kosten verbunden ist. Zudem kann es notwendig sein, interne Schulungen durchzuführen, so dass alle Beteiligten die Methoden, Bedeutung, Werkzeuge und Ziele zur Erstellung von Business Case Projekten verstehen und anwenden können.

Opportunitätskosten

Die Erstellung eines Business Case bindet Mittel, die möglicherweise anderweitig genutzt werden könnten. Dies betrifft insbesondere die Zeit und das Engagement von Führungskräften und Fachpersonal. Es ist daher wichtig, die Opportunitätskosten zu berücksichtigen und abzuwägen, ob der potenzielle Vorteil die investierten Mittel rechtfertigt. Die Investition in die Erstellung muss gut durchdacht sein, um den maximalen Nutzen zu gewährleisten.

Chancen

Verbesserte Ressourcennutzung

Ein gut erstellter Business Case hilft dabei, betriebliche Mittel effizienter zu nutzen. Durch die genaue Bewertung der benötigten Ressourcen und der erwarteten Ergebnisse können Projekte priorisiert werden, die den größten Vorteil für das Unternehmen bringen. Dies führt zu einer besseren Allokation von Zeit, Geld und Personal. Insbesondere für große Pläne mit hoher Investition ist dies ein entscheidender Erfolgsfaktor.

Steigerung der Erfolgsquote

Projekte, die auf Basis eines fundierten Business Cases gestartet werden, haben eine höhere Erfolgsquote. Dies liegt daran, dass potenzielle Probleme frühzeitig identifiziert und gelöst werden können, bevor sie den Projektfortschritt gefährden. Zudem können klare Zielsetzungen und Erfolgskriterien definiert werden, die als Leitfaden für die Projektdurchführung dienen. Diese klaren Vorgaben helfen dabei, das Projekt zielgerichtet und effizient voranzutreiben.

Innovationsförderung

Ein Business Case kann auch als Katalysator für Innovationen dienen. Durch die strukturierte Untersuchung und Beurteilung neuer Ideen, Ziele und Projekte wird ein Umfeld geschaffen, in dem Innovationen gefördert und gezielt vorangetrieben werden. Dies trägt bestenfalls dazu bei, dass das Unternehmen zum Beispiel wettbewerbsfähig bleibt und sich kontinuierlich weiterentwickelt. Neue Projekte, die durch fundierte Entscheidungen unterstützt werden, haben das Potenzial, bahnbrechende Veränderungen zu erfahren.

Risiken

Fehlende Daten und Annahmen

Ein wesentlicher Risikofaktor bei der Erstellung eines Business Case sind fehlende oder ungenaue Daten. Prognosen, Annahmen und die darauffolgende Entscheidung basieren oft auf historischen Daten und Schätzungen, die sich als potenziell unzutreffend erweisen. Dies kann zu falschen Schlussfolgerungen führen. Ein umfassendes Projekt leidet darunter, wenn die Grundlagen nicht korrekt sind.

Überoptimismus

Es besteht die Gefahr, dass ein Business Case zu optimistisch erstellt wird, insbesondere wenn die Verantwortlichen stark an eine optimistische Bewertung des Projekterfolgs glauben. Dies kann dazu führen, dass Gefahren und Kosten unterschätzt sowie der erwartete Vorteil überschätzt werden. Eine realistische und kritische Betrachtung ist daher unerlässlich, um das Vorhaben objektiv zu bewerten.

Widerstand im Unternehmen

Nicht alle Mitarbeiter und Abteilungen erkennen die Notwendigkeit und den Vorteil eines Business Cases sofort. Es kann zu Widerstand und Verzögerungen kommen, insbesondere wenn die Erstellung des Business Case als zusätzliche Belastung empfunden wird. Eine offene Kommunikation und die Einbindung aller relevanten Stakeholder sind daher entscheidend für den Erfolg und tragen eine hohe Bedeutung.

Business Cases automatisieren

Nachdem wir bis zu dieser Stelle im Artikel die Grundlagen, den Nutzen, die Chancen sowie die Kosten und Gefahren eines Business Cases betrachtet haben, stellt sich die Frage, ob – oder besser gesagt – wie moderne Technologien diesen Prozess unterstützen können. Eine solche Technologie ist Konfuzio, eine KI-gestützte Software für fortschrittliche Dokumentenverarbeitung, die speziell entwickelt wurde, um Geschäftsprozesse durch Automatisierung sowie die Extraktion von Daten und Informationen aus Dokumenten und E-Mails zu optimieren.

Konfuzio bietet einzigartige Vorteile durch die Automatisierung von Prozessen und die präzise Extraktion von Daten aus unterschiedlichsten Quellen.

Diese Fähigkeiten sind essentiell, um die Erstellung eines Business Case effizienter und präziser zu gestalten:

Automatisierte Datenerfassung aus verschiedenen Dokumentenarten

Konfuzio nutzt fortschrittliche KI-Technologien zur automatisierten Datenerfassung und -verarbeitung. Die Plattform kann Daten aus einer Vielzahl von Quellen extrahieren, einschließlich Rechnungen, Berichten, Verträgen und E-Mails. Diese automatisierte Erfassung reduziert den manuellen Aufwand erheblich und minimiert das Risiko von Fehlern, was zu einer schnelleren und genaueren Erstellung des Business Cases führt. Dies ist besonders hilfreich bei komplexen Projekten mit umfangreichen Datenanforderungen.

Intelligente Datenextraktion und -integration

Konfuzio ermöglicht die präzise Extraktion relevanter Daten und deren Integration in den Business Case. Dies umfasst finanzielle Daten, operative Kennzahlen und weitere wichtige Infos, die zum Treffen von Entscheidungen im Unternehmen beitragen. Die nahtlose Integration dieser Daten in den Business Case schafft eine solide Informationsbasis, die die Qualität der Beurteilung erheblich verbessert, da alle relevanten Daten berücksichtigt und analysiert werden können. Für jedes Vorhaben, unabhängig von seiner Größe, ist diese Integration von höchster Bedeutung.

Effizientes Auffinden von archivierten Inhalten

Einer der größten Vorteile von Konfuzio ist die Fähigkeit, Informationen auch aus bereits archivierten und digitalisierten Dokumenten zu finden und im Anschluss zu extrahieren. Die sogenannte Dokumenten-Chat-Funktion ist besonders nützlich, wenn es darum geht, schnelle und präzise Antworten auf wichtige Fragen zu erfahren oder ältere Daten für den Business Case zu sammeln, wodurch der manuelle Aufwand weiter reduziert wird. Lesen Sie mehr über den Konfuzio Doc Chat in unserem weiterführenden Artikel, um weitere Vorteile in Erfahrung zu bringen.

Wie man einen Business Case mit Konfuzio erstellt

Die Erstellung eines Business Case mit Konfuzio folgt einem klaren und strukturierten Prozess:

  1. Datensammlung und -extraktion – Beginnen Sie mit der Sammlung aller relevanten Dokumente und E-Mails. Konfuzio extrahiert automatisch die benötigten Daten und Informationen.
  2. Datenintegration – Die extrahierten Daten lassen sich nahtlos in den Business Case integrieren, um eine umfassende Informationsbasis zu schaffen.
  3. Analyse und Beurteilung – Anhand der integrierten Daten können fundierte Analysen durchgeführt und Beurteilungen vorgenommen werden. Dies ermöglicht es, mögliche Vorteile und Gefahren realistisch einzuschätzen.
  4. Risikobewertung – Identifizieren und bewerten Sie potenzielle Risiken mithilfe der präzise extrahierten Daten.
  5. Dokumentation und Kommunikation – Alle Annahmen, Datenquellen und Analysen werden in einem übersichtlichen und nachvollziehbaren Format dokumentiert, um die Kommunikation und das Verständnis der Ergebnisse zu erleichtern.

Use Case

Ein Unternehmen mit 1000 Mitarbeitenden plant die Einführung eines neuen ERP-Systems und muss dafür einen Business Case erstellen. Der Einsatz von Konfuzio bringt dabei folgende Vorteile:

Automatisierte Erfassung von Kosten und Nutzen
Alle relevanten Kostendaten aus Angeboten, Verträgen und E-Mails werden automatisch erfasst und in den Business Case integriert. Dies spart Zeit und reduziert Fehler.

Datenbasierte Entscheidungsfindung
Anhand der präzise extrahierten Daten können fundierte Analysen durchgeführt und Beschlüsse abgeleitet werden. Die Datenintegration erleichtert es, eine umfassende Beurteilung des Projekts vorzunehmen. So führen fundierte Entscheidungen das Vorhaben zum Erfolg.

Risikobewertung
Die Konfuzio Plattform identifiziert potenzielle Gefahren wie Implementierungsprobleme oder unerwartete Kosten durch die automatisierte Datenaufbereitung für eine tiefgreifende Analyse und unterstützt so deren Nutzbarkeit. Dies ermöglicht eine fundierte Risikobewertung und die Entwicklung von Maßnahmen zur Risikominderung. Jede Entscheidung wird durch eine präzise Risikobewertung unterstützt.

Transparente Dokumentation
Alle Annahmen, Datenquellen und Analysen werden in einem übersichtlichen und nachvollziehbaren Format dokumentiert. Dies erleichtert die Kommunikation und das Verständnis der Ergebnisse.

Durch die Unterstützung einer intelligenten Software kann das Unternehmen sicherstellen, dass der Business Case fundiert, umfassend und präzise ist. Dies erhöht wiederum die Wahrscheinlichkeit, dass das Projekt genehmigt wird und erfolgreich umgesetzt werden kann.

Fazit

Der Einsatz eines Business Case ist für die erfolgreiche Planung und Umsetzung von Projekten unerlässlich. Moderne Technologien wie Konfuzio gestalten die Erstellung effizienter, indem sie die Datenerfassung und -extraktion automatisieren und somit fundierte Analysen und beschleunigte Entscheidungen ermöglichen. Unternehmen, die Konfuzio einsetzen, können ihre Projekte mit höherer Erfolgsquote, geringeren Gefahren und innerhalb einer kürzeren Planungsphase umsetzen. So wird der Business Case nicht nur zu einem Dokument, sondern zu einem strategischen Werkzeug für nachhaltigen Businesserfolg.

Jedes Vorhaben, das durch einen fundierten Business Case unterstützt wird, hat das Potenzial, erfolgreich und effizient realisiert zu werden.

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Avatar von Charlotte Götz

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