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Mit einer BPA Software optimieren Sie Ihre Geschäftsprozesse im Unternehmen, indem Sie manuelle Arbeiten automatisieren und die einzelnen Workflow-Schritte, aus denen ein Prozess besteht, vereinfachen und verbessern.
Eine Möglichkeit, durch BPA Software einen Geschäftsprozess zu automatisieren, ist, die Dokumentenverwaltung intelligent zu gestalten und zu digitalisieren. So ermöglichen Sie eine nahtlose automatische Verarbeitung sämtlicher Dokumente, ohne dass Sie Mitarbeiter dafür abstellen müssen.
Ein weiterer Vorteil ist, dass die intelligente Dokumentenverarbeitung auch alle weiteren Arbeitsprozesse bezüglich der Dokumente vereinfacht. So helfen Ihnen eine automatisch kategorisierte Ablage oder die elektronische Volltextsuche in allen Dokumenten dabei, auch jenseits der reinen Dokumentenverarbeitung die Geschäftsprozesse zu optimieren.
Wie Sie die BPA Software gewinnbringend in Ihrem Unternehmen einsetzen, erfahren Sie in diesem Artikel.
BPA Software – Was ist das?
Business Process Automation Software bezeichnet eine leistungsstarke Plattform für Unternehmen, die durch die Automatisierung von Prozessen ihre Geschäftssysteme rationalisieren können. Durch die Kommunikation über mehrere Systeme, Datenbanken und Personen hinweg wird die Effizienz von Geschäftsprozessen im ganzen Unternehmen verbessert.
So können Verwaltungsaufgaben automatisiert werden, was die Produktivität der Mitarbeitenden steigern, die Betriebskosten senken und den Unternehmensumsatz erhöhen wird.
Eine BPA Software erweitert Ihre Infrastruktur um folgende Funktionen:
- Werkzeuge zur Systemintegration
- Automatisierung von Berichten
- Workflow-Tools für Geschäftsprozesse
- Benachrichtigungen und Warnungen
Kategorien der BPA Software
Es gibt im Fachjargon verschiedene Lösungen für die Geschäftsabwicklung. Je nach Anforderungen können sich für Sie also auch andere Schwerpunkte im Bereich BPA Software lohnen:
BPA Software wird für die Optimierung eines bestimmten Prozesses oder eines gesamten Arbeitsablaufs verwendet und zielt darauf ab, Geschwindigkeit, Genauigkeit und Kosteneffizienz zu verbessern.
BPO sind Geschäftsprozesse, die an ein Auslagerungsunternehmen ausgelagert werden, meist in einem Niedriglohnland. Dazu gehören vor allem sich wiederholende Aufgaben im Arbeitsablauf. BPO ist kostenintensiver und weniger effektiv als BPA.
BPM ist der Oberbegriff für eine Strategie, mit der Unternehmen bestimmte Prozesse in ihren Arbeitsabläufen verbessern. BPM zielt darauf ab, einen Überblick über die Prozessoptimierung zu geben.
RPA ist eine Art von Software, die sich wiederholende, regelbasierte Aufgaben automatisiert, die normalerweise von Menschen erledigt werden. Zu diesen Aufgaben können Dateneingabe, Datenverarbeitung und andere Arten von Routinearbeiten gehören, die leicht automatisiert werden können. RPA-Software wird häufig in Unternehmen eingesetzt, um die Effizienz zu steigern und Kosten zu senken.
Hyperautomation beschreibt die Anwendung fortschrittlicher Technologien inkl. KI und maschinellem Lernen, um Prozesse zu automatisieren und so den Menschen zu unterstützen. Durch die Kombination aus regelbasierten Lösungen und KI überholt die daraus entstehende Prozessautomatisierung herkömmliche Automatisierungslösungen. Das geschieht durch das Zusammenspiel von Fachwissen, Geschäftsprozessen und Daten, das für eine deutlich wirtschaftlichere und wirkungsvollere Optimierung sorgt.
BPA Software – Vorteile
BPA transformiert Ihre Unternehmensabläufe. So gewinnen Sie vor allem mehr Zeit für Ihr Team, die sie dann anderweitig sinnvoll einsetzen können.
Vorteile des Einsatzes einer BPA Software sind:
- Effizienz: Manuelle Aufgaben werden überflüssig und Ihr Team kann sich auf wertschöpfende Aufgaben konzentrieren.
- Flexibilität: Sie können die Automatisierungen in nahezu allen Arbeitsabläufen nutzen und vorhandene Lösungen und Workflows ohne weitere kostenpflichtige Anschaffungen integrieren.
- Skalierbarkeit: Die intuitiv konfigurierbaren Bots sorgen dafür, dass Sie Ihre Automatisierungsstrategie stets auf das Wachstum und den Wandel Ihres Unternehmens abstimmen können.
- Vielseitigkeit: Durch einen Vorbestand an verwendbaren Automatisierungsbausteinen können Sie Prozesse mithilfe von Drag&Drop innerhalb weniger Stunden automatisieren.
Wenn Sie Ihre Geschäftsprozesse umfassend automatisieren und damit die Workflows in Ihrem Unternehmen optimieren wollen, kann Ihnen eine BPA Software dabei helfen.
BPA Software – Anwendungsbereiche und Praxisbeispiele
Sie können eine BPA Software in vielen verschiedenen Bereichen Ihres Unternehmens gewinnbringend einsetzen.
Die Hauptaufgabe der BPA ist es, repetitive Aufgaben zu automatisieren. Das können z. B. Dateneingabe oder -extraktion, das Ausfüllen von Formularen, die Erstellung von Spesenabrechnungen oder andere banale Verwaltungsaufgaben sein.
Repetitive Aufgaben
Schneller Informationsaustausch
Müssen Daten und Informationen bei Projekten schnell von einer Person zur nächsten weitergereicht werden, lohnt sich die BPA Software. Konkrete Anwendungsfälle sind der Kreditoren- und Genehmigungsprozess, die Autorisierung von Ausgaben oder die Erstellung von Übersichten für bestimmte Abteilungen im Unternehmen.
Zeitlich begrenzte Aufgaben
Wenn Sie unterschiedliche Fälligkeitstermine von Kreditorenrechnungen oder andere Zeitlimits einhalten müssen, behält die BPA Software den Überblick und sorgt dafür, dass Sie keine Fristen verpassen.
Sicherheit und Compliance
Den Überblick über die vielen verschiedenen sicherheits- und datenschutzrelevanten Vorschriften zu behalten, ist im Unternehmensalltag schwer, zieht aber bei Missachtung schwerwiegende Konsequenzen nach sich.
Die Dokumentenprüfung ist ein Teil der BPA Software und hilft Ihnen dabei, automatisierte Regeln zu beachten, damit Datenanfragen nur dann akzeptiert werden, wenn sie bestimmte Prüfungen bestehen.
Spesenmanagement
Manuelle Spesenbearbeitung ist zeitaufwendig und ineffizient. Nutzen Sie hierfür eine BPA Software, entlasten Sie Ihren Mitarbeiter und die HR-Abteilung, während Sie den Prozess gleichzeitig schneller und weniger fehleranfällig gestalten.
Im Idealfall muss der Mitarbeiter mit der BPA Software nur noch ein Foto der Spesenabrechnung machen, woraufhin die relevanten Daten dank einer OCR Software automatisch extrahiert und an die genehmigende Person weitergeleitet werden.
Die zuständige Person kann die Ausgabe dann per einfachem Klick auf dem Smartphone genehmigen.
Kreditorenbuchhaltung
Müssen Sie in Ihrem Unternehmen regelmäßig viele Rechnungen digitalisieren, ist Ihnen klar, wie groß der manuelle Aufwand ist, bis eine Rechnung komplett verarbeitet ist und im Archiv abgelegt werden kann.
Die Automatisierung durch eine BPA Software, die mit OCR Texterkennung und KI-Technologien arbeitet, ermöglicht es, Rechnungen automatisch zu lesen, zu kategorisieren und zur Genehmigung an die richtige Person zu senden.
Sie wird außerdem automatisch zu einer Übersicht in Ihrer Online-Datenbank hinzugefügt und eine Zahlungsaufforderung an die Finanzabteilung gesendet.
Kunden-Onboarding
Im Bereich Kunden-Onboarding geht es vor allem um die Einhaltung von Datenschutz- und KYC-Bestimmungen.
Geht es z. B. um das Eröffnen eines Bankschließfaches, muss der Kunde eine ID nachweisen. Diese wird dann nicht manuell auf Fehler geprüft, sondern kann von der BPA Software und der darin enthaltenen Dokumentenprüfung kontrolliert werden. So stellen Sie sicher, dass auch kleinste Unstimmigkeiten erkannt werden, während Sie gleichzeitig die DSGVO und andere datenschutzbezogene Vorschriften einhalten.
BPA Software – Anbieter
Es gibt sowohl Anbieter mit einem größeren Anwendungsumfang, als auch Softwares, die sich auf spezielle Anwendungsfälle spezialisiert haben.
Anbieter einer BPA Software, die viele Bereiche Ihres Unternehmens optimieren können, sind zum Beispiel:
- Pega: Alle Geschäftsprozesse verschiedener Branchen, z. B. Finanzdienste, Behörden, Einzelhandel, Gesundheitswesen oder Fertigung & Hightech
- Appian: Besonders geeignet für die Vereinfachung komplexer Workflows bestehend aus Mitarbeitern, aktuellen Systemen, Daten, Bots und KI
- ShakeSpeare Software: Rechnungswesen, Logistik, Verwaltung, Compliance, Personalwesen
- No Code Software: Bericht- & Dokumentenautomation, Workflow & Interaktion
- Personio: HR
- Asana: Team- & Geschäftsprozesse
- monday.com: HR, Vertrieb & Marketing
- Konfuzio: IDP Software mit lernender Hybriden KI
BPA Software in der Dokumentenverwaltung mit Konfuzio
Eine BPA Software können Sie für verschiedene Zwecke einsetzen. Ein Bereich, in dem sie sich aber definitiv lohnt, ist die Dokumentenverwaltung.
Konfuzio ist eine KI-basierte OCR Anwendung, die Ihnen auch jenseits der einfachen Textverarbeitung das intelligente Dokumentenmanagement möglich macht.
Mit Konfuzio können Sie verschiedene Dokumentenarten digitalisieren und den Inhalt weiter nutzbar machen. Dazu gehören z. B. Rechnungen, Versicherungspolicen, Fahrzeugscheine oder Lösungen für die Industrie.
Diese können Sie nicht nur digitalisieren und den Inhalt in der Cloud oder auf Ihrem Server aufbewahren, sondern diesen auch durch Funktionen wie die Dokumentenprüfung weiter verwenden.
Mittelpunkt dafür stellt die optisch-semantische KI (Hybrid AI) dar, die Sie über das Konfuzio Nutzerinterface einfach individuell anpassen können. Sie kombiniert OCR (optische Zeichenerkennung), NLP (natürliche Sprachverarbeitung) und CV (Deep Learning für Computer Vision).
Ein großer Vorteil der KI von Konfuzio ist es, dass sie ständig dazulernt. Sie können die KI schulen und ihr beibringen, welche Felder relevant sind und welche nicht. So kann die KI nach kurzer Zeit bereits selbstständig arbeiten und Ihre Mitarbeiter entlasten.
Die Dokumentenverwaltung von Konfuzio zeichnet sich vor allem durch Folgendes aus:
- Keine hartcodierten Regeln
- Anpassbare KI
- Keine starren Layouts
- Skalierbar
- Auch für Scans und Bilder nutzbar
Funktionen
Im Bereich Funktionen liegt der Fokus darauf, dass sich diese nahtlos in Ihren Workflow einfügen:
- Intelligent Document Processing zur automatisierten Dokumentenverarbeitung
- Input Management: Verarbeitung Ihrer Post und des E-Mail Eingangs mit der automatischen Extraktion von Daten aus PDF, Bild, Word, PowerPoint und Excel Dokumenten wie Rechnungen, Frachtbriefen, Verträgen und Systemberichten
- Automatisch kategorisierte Ablage dank Dokumentenklassifikation
- E-Mails mit Anhängen: Extraktion von E-Mail-Daten wie Bestellungen, Lead-Benachrichtigungen, Systemwarnungen und Reisebestätigungen
- API & SDK-Entwicklung: Umfangreicher Zugang für Entwickler zum Webinterface und der Dokumenten-KI. Mit dem KI und UI Modul lassen sich eigene Dokumenten-Workflows besonders individuell umsetzen.
- Vorbereitung für DMS/ECM und Dokumenten-Archiv: Automatische Aufbereitung und Korrektur durch die Kategorisierung, Zuordnung und Ablage im Dokumentenarchiv. Gesicherte und qualitative Erfassung von Indexwerten und Suchfiltern.
- Ausgefeilte Indexierungs- und Suchfunktionen zum einfachen automatischen Speichern, Verarbeiten und Abrufen von Dokumenten
- Besonders gut zugängliche Software Dokumentation
Ein wichtiger Teilaspekt, der bestimmt, wie sinnvoll eine Software ist, sind die Integrationen. Die Anwendung sollte sich nahtlos in Ihre bisherige Softwarelandschaft einfügen lassen.
Bei Konfuzio garantieren das folgende Schnittstellen:
- SAP
- Microsoft Dynamics, Microsoft Navision oder auch MS Teams
- Microsoft Excel
- Airtable
- Google Docs
- ELO
- Weitere RPA, ERP oder CRM Systeme
Fazit – BPA Software passend zu Ihrem Unternehmen
Die BPA Software muss zu Ihrem Unternehmen passen. Finden Sie eine Software, die sich nahtlos in Ihr Unternehmen einfügt, relevante Prozesse automatisiert und Ihre Mitarbeiter entlastet.
Besonders im Bereich Dokumentenmanagement lohnt sich der Einsatz eines solchen Tools, um monotone, manuelle und fehleranfällige Aufgaben an eine KI outzusourcen. Somit schaffen Sie in Ihrem Unternehmen Kapazitäten, die Sie in die digitale Transformation weiterer Bereiche investieren können.
Möchten Sie Prozesse in Ihrem Unternehmen automatisieren? Nehmen Sie gern Kontakt zu uns auf, um sich von Experten beraten zu lassen.
