Zollabfertigung durch Automatisierung von Zolldokumenten optimieren

Zollagenten und Verzollungsunternehmen sind die Experten, wenn es darum geht, Waren über nationale Grenzen hinweg zu transportieren und sicherzustellen, dass alle Zollvorschriften und -anforderungen im Rahmen der Zollabfertigung erfüllt werden. Doch der zunehmende globale Handel bringt auch eine stetig steigende Anzahl von Zolldokumenten mit sich. Diesen Auftragsanstieg gilt es zu bewältigen, wobei die Automatisierung von Zolldokumenten eine wichtige Rolle spielt.

In diesem Blogpost werden wir die Effizienz von Unternehmen in der Verzollungsbranche untersuchen, die Auswirkungen der Automatisierung von Zolldokumenten auf den Zollabwicklungsprozess näher beleuchten und die Chancen aufzeigen, die sich durch den Einsatz modernster Technologien wie Optical Character Recognition (OCR), maschinelles Lernen (ML) und künstliche Intelligenz (KI) eröffnen.

Das Wichtigste in Kürze

• Verzollungsunternehmen und Zollagenten spielen eine entscheidende Rolle im internationalen Handel und der Logistik, insbesondere angesichts des zunehmenden globalen Handelsvolumens und der Vielfalt ihrer Dienstleistungen.
• Der Aufgabenbereich von Verzollungsunternehmen und Zollagenten umfasst Dienstleistungen, die im gesamten Prozess der Zollabfertigung unterstützen und eine sichere Abwicklung gewährleisten.
• Der Verzollungsprozess umfasst mehrere Schritte, die sich mit individuellen Lösungen von Konfuzio schnell und effizient optimieren lassen.
• Die Automatisierung von Zolldokumenten bietet die Möglichkeit, den Zollabwicklungsprozess zu beschleunigen, menschliche Fehler zu reduzieren und die Effizienz zu steigern.

Dienstleistungen von Verzollungsunternehmen

Im internationalen Handel und der Logistik wirken Zollagenten und Verzollungsdienste entscheidend mit. Diese stehen vor immer wieder wachsenden Herausforderungen, indem sie mit dem global steigenden Auftragsvolumen und der breiten Palette ihrer Tätigkeiten trotz Fachkräftemangel Schritt halten müssen. Einige wichtige Aufgaben von Verzollungsunternehmen sind:

Zollabfertigung

Verzollungsunternehmen sind spezialisiert auf die Abwicklung der erforderlichen Zollformalitäten im Auftrag ihrer Kunden. Dies umfasst die Deklaration von Waren bei den Zollbehörden und die Erfüllung aller rechtlichen Anforderungen.

Einfuhrzollabwicklung

Für Unternehmen, die Waren aus dem Ausland einführen, übernehmen Verzollungsunternehmen die Berechnung und Zahlung der fälligen Einfuhrzölle und Steuern, damit die Waren zügig und reibungslos in das Zielland gelangen.

Exportzollabwicklung

Beim Export fallen ebenfalls Zollformalitäten an. Die Verzollungsunternehmen unterstützen bei der Abwicklung dieser Ausfuhrdokumentation und sind dafür verantwortlich, dass die Waren das Herkunftsland legal verlassen.

Zolltarifberatung

Verzollungsunternehmen sind Experten für Zolltarife und -klassifikationen. Sie helfen Kunden dabei, die richtigen Tarife für ihre Waren zu bestimmen und stellen sicher, dass die korrekten Zollsätze angewendet werden.

Compliance und Zollberatung

Die Zollgesetzgebung ist komplex und ist bekannt für häufige Änderungen. Verzollungsunternehmen bieten Beratungsdienste an, so dass Kunden die aktuellen Gesetze und Vorschriften garantiert einhalten. Dies trägt dazu bei, Strafzahlungen und Verzögerungen zu vermeiden.

Dokumentenausstellung

Verzollungsunternehmen erstellen und überprüfen alle erforderlichen Dokumente, die für die Zollabwicklung benötigt werden, einschließlich Handelsrechnungen, Frachtpapiere und Zolldeklarationen.

Vorübergehende Einfuhr und Ausfuhr

Für temporäre Einfuhren oder Ausfuhren offerieren Verzollungsunternehmen Dienstleistungen zur vorübergehenden Zollabwicklung, wodurch für den Kunden des Verzollungsunternehmens keine dauerhaften Zollabgaben anfallen.

Zollspezialverfahren

Verzollungsunternehmen sind in der Lage, Unternehmen bei der Nutzung von speziellen Zollverfahren wie aktiver Veredelung, passiver Veredelung und Zollfreilager zu unterstützen, um Kosten zu minimieren und die gesamte Zollabwicklung zu optimieren.

Lagerung und Distribution

Einige Verzollungsunternehmen bieten auch Lager- und Distributionsdienstleistungen an, um die Lieferkette ihrer Kunden zu unterstützen.

Technologische Lösungen

Verzollungsunternehmen investieren oftmals in moderne IT-Systeme und Software, um den Zollabwicklungsprozess zu automatisieren und insgesamt zu beschleunigen. Dies ermöglicht den Kunden einen effizienten Datenaustausch und eine bessere Verfolgung ihrer Sendungen.

Schritte der Zollabfertigung

In der Gesamtheit unterstützen Verzollungsunternehmen und Zollagenten durch ein vielfältiges Dienstleistungsspektrum und ermöglichen es Unternehmen mit verzollungspflichtigen Waren, den komplexen Zollabwicklungsprozess und die Einhaltung der Zollvorschriften fehlerfrei zu bewältigen.

Damit der internationale Handel aber weiterhin floriert, sollten sich Verzollungsunternehmen aber nicht auf ihren Erfolgen ausruhen und wie für jede erfolgsorientierte Branche eine stetige Überwachung der einzelnen Arbeitsschritte vornehmen, um diese kontinuierlich zu verbessern und bei Bedarf anzupassen.

Prozessgliederung – Zollabfertigung mit Praxisbeispiel

Die Zollabfertigung, auch als Verzollungsprozess oder Zollabwicklung bezeichnet, umfasst eine Reihe von Arbeitsschritten, die nach Auftragserteilung von Verzollungsunternehmen und -agenten durchgeführt werden. Ziel dieses Prozesses ist das legale Passieren von Waren über Landesgrenzen. Einzelne Arbeitsschritte in einem typischen Verzollungsprozess sind:

Warenvorbereitung

In diesem Schritt werden alle erforderlichen Unterlagen und Informationen über die zu verzollenden Waren gesammelt. Dies umfasst Handelsrechnungen, Frachtpapiere, Herkunftsnachweise, Tarifcodes und andere relevante Dokumente.

Beispiel

Ein Importeur, der elektronische Geräte aus China importiert, beauftragt ein Verzollungsunternehmen für die gesamte Zollabwicklung seiner Waren. Dieses sammelt dann die Handelsrechnung des Lieferanten, den Frachtbrief des Spediteurs, den Herkunftsnachweis der Waren und die entsprechenden HS-Codes für die Klassifikation.

Tarifierung und Klassifikation

Die Waren werden anhand der Harmonisierten System (HS)-Codes klassifiziert. Diese Codes bestimmen die Zollsätze und -vorschriften, die auf die Waren angewendet werden. Die richtige Tarifierung ist ausschlaggebend, um die korrekten Zollsätze zu ermitteln.

Beispiel

Die elektronischen Geräte werden anhand ihres HS-Codes klassifiziert. Der HS-Code für diese Geräte lautet 8517.12.00 und steht beispielhaft für bestimmte Arten von Mobiltelefonen.

Zollwertberechnung

Der Zollwert der Waren wird auf Grundlage der Handelsrechnung ermittelt. Dieser Wert dient als Grundlage für die Berechnung der Einfuhrzölle und Steuern.

Beispiel

Die Handelsrechnung gibt an, dass der Gesamtwert der Geräte 10.000 USD beträgt. Dieser Wert dient als Grundlage für die Berechnung der Einfuhrzölle und Steuern.

Einreichung der Zolldeklaration

Die Zolldeklaration ist das offizielle Dokument, das bei den Zollbehörden eingereicht wird. Sie enthält alle relevanten Informationen über die Waren, einschließlich ihrer Klassifikation, Herkunft, Menge, Wert und Verwendungszweck. Die Deklaration wird entweder in Papierform oder elektronisch bei den Zollbehörden eingereicht.

Beispiel

Das beauftragte Verzollungsunternehmen reicht die Zolldeklaration, die alle relevanten Informationen über die Mobiltelefone enthält, als Vertretung für den Importeur bei den zuständigen Zollbehörden ein. Dies erfolgt meistens online über ein elektronisches Zollportal.

Zahlung von Einfuhrzöllen und Steuern

Nachdem die Zolldeklaration eingereicht wurde, werden die fälligen Einfuhrzölle und Steuern berechnet. Das beauftragte Verzollungsunternehmen ist für die Zahlung dieser Beträge verantwortlich und liegt diese in der Regel durch die direkte Zahlung an die Zollbehörden für den Importeur aus.

Beispiel

Nach Einreichung der Zolldeklaration berechnen die Zollbehörden die Einfuhrzölle und Steuern, z. B. 5 % Einfuhrzoll auf den Wert von 10.000 USD, was 500 USD entspricht. Der Importeur zahlt diesen Betrag an das Verzollungsunternehmen, anschließend leitet das Verzollungsunternehmen diesen Betrag an die Zollbehörden weiter (oder umgekehrt, je nach Vertrag).

Überprüfung

Die Zollbehörden prüfen die eingereichte Zolldeklaration und die begleitenden Dokumente, um sicherzustellen, dass sie den geltenden Gesetzen und Vorschriften entsprechen. Dies schließt eine physische Inspektion der Waren potenziell ein.

Beispiel

Die Zollbehörden überprüfen die eingereichte Zolldeklaration und die Begleitdokumente, dass sie den geltenden Gesetzen und Vorschriften entsprechen. Es wird eine physische Inspektion der Geräte durchgeführt.

Freigabe der Waren

Nach erfolgreicher Prüfung und Bezahlung der erforderlichen Abgaben erfolgt die Freigabe der Waren. Diese dürfen nun die Grenze passieren und in das Zielland eingeführt werden.

Beispiel

Nach erfolgreicher Prüfung und Bezahlung der erforderlichen Abgaben werden die Mobiltelefone freigegeben. Sie werden nun in das Zielland eingeführt und auf den Markt gebracht.

Buchführung und Aufzeichnung

Sämtliche Dokumente und Aufzeichnungen im Zusammenhang mit dem Verzollungsprozess sind sorgfältig zu. Dies dient der Einhaltung der Zollvorschriften und der Rückverfolgbarkeit.

Beispiel

Anstelle des Importeurs führt das beauftragte Verzollungsunternehmen sorgfältige Aufzeichnungen über die Zollabwicklung, einschließlich der Zolldeklaration und der Zahlungsbelege, um die Einhaltung der Zollvorschriften sicherzustellen.

Dokumentenarchivierung

Die relevanten Zolldokumente und Aufzeichnungen müssen für einen bestimmten Zeitraum archiviert werden, um eventuelle Nachfragen der Zollbehörden zuverlässig beantworten zu können und die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen zu erfüllen.

Beispiel

Alle relevanten Zolldokumente und Aufzeichnungen werden für einen vorgeschriebenen Zeitraum (normalerweise mehrere Jahre -> lesen Sie hier mehr zu gesetzlichen Aufbewahrungsfristen) archiviert.

Compliance und Überwachung

Zollvorschriften erfordern eine kontinuierliche Einhaltung und Berücksichtigung von Änderungen der Zollvorschriften. Dies ist ein wichtiger Bestandteil der ständigen Prozessüberwachung und impliziert potenziell eine regelmäßige Weiterbildung der Mitarbeiter.

Beispiel

Das Verzollungsunternehmen überwacht kontinuierlich die Einhaltung der Zollvorschriften und hält seine Mitarbeiter über etwaige Änderungen in den Vorschriften auf dem Laufenden, um zu gewährleisten, dass sie stets in Übereinstimmung mit den aktuellen Bestimmungen handeln.

Automatisierung von Zolldokumenten mit Konfuzio

Nachdem wir auf die einzelnen Arbeitsschritte des Verzollungsprozesses eingegangen sind, wird das Optimierungspotenzial ersichtlich. An dieser Stelle kommt die Automatisierung von Zolldokumenten mithilfe modernster Technologien ins Spiel, um den Dokumentenverarbeitungsprozess zu beschleunigen und die Genauigkeit der Datenextraktion zu verbessern: Eine innovative Möglichkeit, mit Konfuzio die Art und Weise der Verarbeitung von Zolldokumenten zu automatisieren und somit grundlegend zu verändern.

Use Case – Zolldokumentenverarbeitung in der Industrie- und Logistikbranche

Anhand eines Anwendungsbeispiels beleuchten wir die Verarbeitung umfangreicher Zolldokumente für einen Zollagenten in der Industrie- und Logistikbranche. Diese Dokumente sind von entscheidender Bedeutung, um die Zolldeklarationen in verschiedenen Ländern vorzubereiten.

Bislang werden diese Dokumente entweder per E-Mail an den Zollagenten gesendet oder physisch in den Einrichtungen abgegeben. Dieses Vorgehen ist zeitaufwändig, anfällig für Fehler und und erfordert eine manuelle Erfassung und Überprüfung der Informationen in den Zolldokumenten.

Mit Konfuzio die Automatisierung der Zolldokumente erreichen

Konfuzio spielt bei diesem Use Case eine entscheidende Rolle, um die Verarbeitung von Zolldokumenten zu automatisieren und zu beschleunigen. Eine schrittweise Darstellung verdeutlicht, wie Konfuzio in diesem Szenario effizient eingesetzt werden kann:

Dokumentenerfassung

Konfuzio lässt sich so konfigurieren, dass die Technologie eingehende E-Mails ohne menschliches Eingreifen überwacht und Anhänge, die Zolldokumente enthalten, automatisch erfasst. Alternativ kann die Software auch so eingerichtet werden, dass sie physische Dokumente, die in den Büros eingehen, digitalisiert und im Anschluss erfasst.

Dokumentenklassifizierung

Konfuzio klassifiziert die erfassten und digitalisierten Dokumente automatisch und analysiert, ob es sich um Rechnungen, Zolldeklarationen oder andere Dokumententypen handelt. Dies geschieht anhand vordefinierter Regeln und Kriterien. Die richtige Klassifizierung ist entscheidend, um den weiteren Verarbeitungsprozess zu steuern.

Informationsextraktion

Das Herzstück des intelligenten Automatisierungsvorgangs ist die Extraktion relevanter Informationen aus den Dokumenten. Konfuzio ist in der Lage, auf intelligente Weise und durch den Einsatz verschiedener Technologien Texte, Handschrift und relevante Daten aus den Zolldokumenten zu extrahieren, einschließlich

• Rechnungsnummer
• Rechnungsdatum
• Währung
• Gesamte Pakete
• Netto-Gesamtgewicht
• Brutto-Gesamtgewicht
• Code für Grenzüberschreitung
• Lkw-Nummer
• Nummer des Anhängers
• Land des Abgangs
• PO/Auftragsnummer
• Gesamtbetrag der Rechnung
• MwSt.-Betrag
• Artikelnummer(n)
• Artikelbeschreibung(en)
• Ursprungsland
• Präferenz (ja/nein, in einer gesonderten Spalte auf der Rechnung gekennzeichnet)
• Menge
• Nettogewicht
• Bruttogewicht
• Pakete
• HS-Code1
• HS-Code2

und viele mehr. Dies geschieht auf Grundlage von maschinellem Lernen (ML) und künstlicher Intelligenz (KI).

Validierung und Prüfung

Die extrahierten Informationen werden anschließend validiert und auf ihre Richtigkeit überprüft. Dieser Schritt erfolgt ebenfalls vollkommen automatisiert, indem die extrahierten Daten mit den erwarteten Werten und Mustern abgeglichen werden. Wenn Unstimmigkeiten auftreten, werden Benachrichtigungen an die zuständigen Mitarbeiter gesendet, um mögliche Korrekturen manuell vorzunehmen.

Datenexport und Integration

Die extrahierten und validierten Daten lassen sich in die Zolldeklarationssysteme oder andere Unternehmenssysteme integrieren. Konfuzio bietet die Möglichkeit, Daten in das gewünschte Format zu exportieren und in den Workflow des Zollagenten zu integrieren

Vorteile einer automatisierten Zolldokumentenverarbeitung mit Konfuzio

Die Implementierung von Konfuzio bietet zahlreiche Vorteile für Unternehmen in der Industrie- und Logistikbranche, die mit umfangreichen Zolldokumenten arbeiten. Hier sind einige der wichtigsten Vorzüge, die mit der Automatisierung von Zolldokumenten einhergehen:

• Zeitersparnis: Durch die Automatisierung des Dokumentenverarbeitungsprozesses sparen Verzollungsdienstleister Zeit und personelle Ressourcen. Konfuzio erfasst und klassifiziert Dokumente in kürzester Zeit, extrahiert und validiert Informationen automatisiert, was in der Gesamtheit zur schnelleren Zollabwicklungen führt.
• Reduzierung von Fehlern: Manuelle Dateneingabe ist fehleranfällig. Konfuzio arbeitet präzise und reduziert menschliche Fehler, die in der Zolldokumentenverarbeitung möglicherweise schwerwiegende Konsequenzen haben.
• Skalierbarkeit: Konfuzio lässt sich an die spezifischen Anforderungen des Zollagenten anpassen und je nach Auftragsvolumen problemlos in beide Richtungen – nach oben und nach unten – skalieren. Dies gewährleistet eine konstante Auftragsverarbeitung ohne zeitliche Einbußen.
• Kostenreduktion: Die Automatisierung führt auf lange Sicht zu einer Reduzierung des physischen Bedarfs, was die Personalkosten senkt. Darüber hinaus wird die Fehlerquote verringert, die zu kostspieligen Nachbearbeitungen führen könnte.
• Schnellere Entscheidungsfindung: Durch die schnelle Extraktion und Validierung von Informationen treffen Zollagenten und Verzollungsunternehmen fundierte Entscheidungen zeitnah und bereiten Zolldeklarationen zügig vor, was wiederum die gesamte Lieferkette optimiert.
• Compliance und Genauigkeit: Konfuzio stellt sicher, dass alle relevanten Informationen korrekt erfasst werden, was die Einhaltung der Zollvorschriften gewährleistet und mögliche Strafen oder Verzögerungen gänzlich verhindert.

Fazit – Automatisierung von Zolldokumenten ist die Zukunft der Zollabwicklung

Konfuzio bietet eine leistungsstarke Lösung zur Automatisierung von Zolldokumenten und revolutioniert den gesamten Dokumentenverarbeitungsprozess für Unternehmen in der Zoll- und Logistikbranche. Die Implementierung von Konfuzio ermöglicht es Verzollungsunternehmen und Zollagenten, den Dokumentenverarbeitungsprozess zu beschleunigen, die Genauigkeit der Datenextraktion zu verbessern und die manuelle Eingabe von Informationen zu reduzieren. Dies führt zu einer effizienteren Zollabwicklung und einer erheblichen Zeit- und Kostenersparnis.

Arbeitet Ihr Unternehmen auch mit umfangreichen Zolldokumenten? Konfuzio könnte die Lösung sein, nach der Sie gesucht haben. Optimieren Sie Ihre Geschäftsabläufe und bleiben Sie auch bei steigendem Auftragsvolumen wettbewerbsfähig.

Unsere Experten beraten Sie ausführlich, was Sie in Ihrem Unternehmen mit Konfuzio erreichen können. Schreiben Sie uns eine Nachricht.