In der schnelllebigen Geschäftswelt ist Zeit bekanntlich Geld. Unternehmen sind daher stets auf der Suche nach Möglichkeiten, ihre internen Prozesse zu optimieren und kostbare Ressourcen zu sparen. Die automatisierte Auftragserfassung mit Künstlicher Intelligenz (KI) ist eine innovative Lösung, die diese Ziele vereint.
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Auftragsdatenerfassung automatisieren – Die Zukunft der effizienten Geschäftsabwicklung?
Wir möchten Ihnen in diesem Blogpost erläutern, was sich hinter der automatisierten Auftragserfassung mit KI-Software verbirgt, welche Vorteile sie bietet und welche Herausforderungen für Ihr Unternehmen möglicherweise zu überwinden sind. Außerdem zeigen wir Ihnen einige Beispiele für die Anwendung von KI-gestützter Auftragsdatenerfassung in der Praxis.
Was bedeutet automatisierte Auftragserfassung mit KI-Software?
Die automatisierte Auftragserfassung mit KI-Software bezieht sich auf den Einsatz von Künstlicher Intelligenz, um den Prozess der Auftragserfassung in Unternehmen zu automatisieren und zu optimieren. Traditionell erfolgt die Auftragserfassung manuell, was zeitaufwändig und fehleranfällig ist. Mit KI-Software können Unternehmen diesen Vorgang automatisieren, indem sie fortschrittliche Algorithmen und maschinelles Lernen einsetzen.
Deshalb sollten Sie auf eine automatisierte Auftragserfassung setzen
Gründe für die Umstellung auf automatisierte Auftragsdatenerfassung sind:
Fachkräftemangel
In zahlreichen Regionen der Welt, auch in Deutschlands Mittelstand, besteht ein Mangel an qualifizierten Arbeitskräften in diversen Branchen. Um diesem Fachkräftemangel entgegenzuwirken, setzen Unternehmen zunehmend auf die Automatisierung von Prozessen.
Geschäftsprozessoptimierung
Ein Großteil der Unternehmen strebt nach Automatisierung, um ihre Geschäftsabläufe zu verbessern und zu optimieren. Dadurch können sie ihre Effizienz steigern, ihre Produktivität erhöhen und letztendlich ihre Rentabilität verbessern.
Kapazitätsauslastung
Unternehmen arbeiten darauf hin, ihre Produktionskapazitäten optimal auszuschöpfen, was einen effizienten Einsatz ihrer Ressourcen erfordert. Automatisierung ist ein entscheidendes Mittel, um dieses Ziel zu erreichen.
Skalierungsbedarf
Firmen, die auf eine rasche Expansion oder ein schnelles Wachstum hinsteuern, betrachten die Automatisierung als Schlüssel, um ihre Geschäftsabläufe zu skalieren. Dadurch können sie ihre Prozesse effizienter gestalten und das Hochfahren des Betriebs mit weniger zusätzlichen Ressourcen bewältigen.
Konkurrenz
In vielen Branchen besteht ein hoher Wettbewerbsdruck, der Unternehmen dazu veranlasst, Automatisierung einzusetzen. Ziel ist es unter anderem, die Servicequalität zu steigern, Lieferzeiten zu verkürzen und innovative neue Produkte oder Dienstleistungen anzubieten, um mit der Konkurrenz Schritt zu halten oder sie bestenfalls sogar zu übertreffen.
Kundenanforderungen
Gelegentlich erfolgt der Anstoß zur Automatisierung von den Kunden. Wenn diese eine schnellere Serviceabwicklung, höhere Qualität oder rund um die Uhr verfügbare Dienstleistungen fordern, trägt die Automatisierung der Auftragserfassung dazu bei, diese Anforderungen zu optimieren.
Regulatorische Compliance
In manchen Branchen sind Unternehmen aufgrund regulatorischer Vorgaben gezwungen, bestimmte Prozesse zu automatisieren. Dies gilt besonders für stark regulierte Bereiche wie die Finanzdienstleistungs- oder Gesundheitsbranche.
Automatisierte Auftragserfassung – Prozessablauf
Der Prozess der automatisierten Auftragserfassung mit KI-Software umfasst mehrere Schritte:
Datenerfassung
Die KI sammelt relevante Daten aus verschiedenen Quellen wie E-Mails, Online-Formularen oder anderen digitalen Eingaben.
Datenverarbeitung
Die gesammelten Daten werden von der KI analysiert und strukturiert. Die Software ist in der Lage, wichtige Informationen aus unstrukturierten Daten zu extrahieren und in ein einheitliches Format zu bringen.
Entscheidungsfindung
Basierend auf vordefinierten Regeln oder Mustern, die durch maschinelles Lernen entwickelt wurden, trifft die KI-Software automatische Entscheidungen, wie zum Beispiel die Zuweisung eines Auftrags an den richtigen Zuständigkeitsbereich.
Auftragsabwicklung
Nach der Erfassung und Zuordnung des Auftrags an die entsprechende Abteilung kann die KI-Software den weiteren Prozess unterstützen, beispielsweise durch automatisierte Benachrichtigungen oder Aktualisierungen des Auftragsstatus.
Vorteile der automatisierten Auftragserfassung mit KI-Software
- Zeitersparnis: Durch die Automatisierung entfällt die zeitaufwändige manuelle Erfassung von Aufträgen. Mitarbeitende können sich auf andere wichtige Aufgaben konzentrieren, während die KI-Software die Auftragserfassung erledigt.
- Fehlerreduzierung: Die KI-Software arbeitet präzise und vermeidet menschliche Fehler, die bei der manuellen Dateneingabe auftreten könnten. Dadurch wird die Fehlerquote erheblich reduziert, was zu einer verbesserten Datenqualität führt.
- Skalierbarkeit: Automatisierte Auftragserfassung ermöglicht es Unternehmen, mit einem wachsenden Auftragsvolumen mitzuhalten, ohne zusätzliche personelle Ressourcen aufzubringen.
- Effiziente Auftragsabwicklung: Die automatisierte Zuordnung von Aufträgen an die richtigen Stellen im Unternehmen gewährleistet eine schnellere und effizientere Auftragsabwicklung.
- Datenauswertung: Die gesammelten Daten können für Analysen und Berichterstattung genutzt werden, um Einblicke in das Geschäft zu gewinnen und fundierte Entscheidungen zu treffen.
Herausforderungen bei der Automatisierung von Auftragserfassung mit KI-Software
- Kosten und Implementierung: Die Einführung einer KI-basierten Auftragsdatenerfassungssoftware verursacht Kosten. Auch für die Wartung von KI-Software müssen finanzielle Mittel aufgewendet werden, was vor allem kleinere Unternehmen an ihre Grenzen bringen kann, da diese möglicherweise nicht über ausreichend Kapital verfügen.
- Komplexität: KI-Software kann sehr komplex sein, was die eigenständige Wartung und Fehlerbehebung unter Umständen erschwert. Es erfordert oftmals spezialisierte IT-Kenntnisse, um die Software richtig zu konfigurieren und zu verwalten.
- Sicherheitsrisiko: Die Einführung von Automatisierung und Digitalisierung birgt das Risiko, die Datensicherheit und Privatsphäre zu gefährden, falls Umsetzung und Wartung nicht angemessen erfolgen. Vernetzte Automatisierungssysteme sind anfällig für Cyberangriffe, die sowohl finanzielle als auch physische Schäden verursachen können und sensible Informationen potenziell offenlegen.
- Ethische Bedenken: Beim Voranschreiten der Automatisierung von Arbeitsabläufen äußern Unternehmen ethische Bedenken, was ihr Bestandspersonal betrifft. Angesichts der rapiden Verbreitung dieser fortgeschrittenen Technologie stellt sich die Frage, wie die Gesellschaft langfristig mit dem Verlust von Arbeitsplätzen umgehen kann.
- Einhaltung gesetzlicher Vorgaben: Das Einhalten von Vorschriften und Regulierungen für automatische Systeme kann für Unternehmen herausfordernd sein.
Automatisierte Auftragserfassung – Praxisbeispiele
| Erfasste Daten | Auswertungen und Statistiken (Problemanalyse im Herstellungsprozess) | Organisation und Planung | Aktuelle Informationen |
|---|---|---|---|
| An- und Abmeldung, Unterbrechungen und Teilrückmeldungen von Arbeitsabläufen oder Aufträgen | Beendete Aufträge | Definition von Meisterbereichen und Kostenstellen | Auftragsvorrat und Vorgabelisten |
| Stückzahlen | Terminverletzungen | Übernahme von Aufträgen und Arbeitsgängen aus dem ERP/PPS | Auftragsübersichten |
| Konfigurierbare Plausibilitätsprüfungen | Auftragsbezogene Produktions-, Stillstands- und Rüstzeiten | Konfigurierbare Berechnungsvorschriften für Restlaufzeiten | Status von Arbeitsgängen |
| Arbeitszeiten von Einzelpersonen oder Gruppen | Korrekturmöglichkeiten für erfasste Daten | Erzeugung von Splitt-, Meilenstein- und Sammelarbeitsgängen | Auftragsstatus |
| Stillstandsgründe | Schichtprotokolle, Soll-Ist-Vergleich zu Mengen und Zeiten | Materialbedarfs- und Rüstwechselliste | Auftragsfortschritt und Restlaufzeitberechnung |
| Materialverbrauch | Rückmeldungen an das ERP/PPS | Berücksichtigung alternativer Einheiten wie Stückzahlen, Gewichte und Laufmeter | Auftragscontrolling |
| Auftragspool | Langzeitarchivierung von Auftragsdaten | Definition von Auftragsdaten zur differenzierten Behandlung von verschiedenen Auftragstypen wie Fertigungs-, Gemeinkosten-, Projekt- oder Kapazitätsaufträgen | Vergleich von Soll-Vorgaben und Ist-Werten |
Definition Enterprise-Resource-Planning (ERP)
ERP bezeichnet die unternehmerische Aufgabe, Personal, Ressourcen, Kapital, Betriebsmittel, Material sowie Informations- und Kommunikationstechnik im Sinne des Unternehmenszwecks rechtzeitig und bedarfsgerecht zu planen, zu steuern und zu verwalten.
Definition Produktionsplanungs- und Steuerungssystem (PPS)
Ein PPS-System ist ein Computerprogramm oder ein System aus Computerprogrammen, das den Anwender bei der Produktionsplanung und -steuerung unterstützt und die damit verbundene Datenverwaltung übernimmt.
Fazit
Die automatisierte Auftragserfassung mit KI-Software ist ein wichtiger Schritt in Richtung einer effizienteren und fehlerfreien Geschäftsabwicklung. Mit der Konfrontation von stetig wachsendem Kostendruck werden zeitnahe Informationen für operative, nahe am Praxisgeschehen agierende Abteilungen, für die Unternehmen immer wichtiger. Die Vorteile, die sie Unternehmen bietet, reichen von der Zeitersparnis über eine objektive Kostenkontrolle und Nachkalkulation bis hin zur verbesserten Datenqualität. Die Integration von KI-Technologien in die Geschäftsprozesse ist zweifellos der Weg in die Zukunft und unterstützt Unternehmen, wettbewerbsfähig zu bleiben und ihre Effizienz zu steigern.
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