Automation Software – Workflows effizienter gestalten

Jan Schäfer

Bereits im Jahr 2020 nutzten 78 Prozent aller Unternehmen weltweit Lösungen zur Automatisierung von Geschäfts- und Verwaltungsprozessen, wie beispielsweise Robotic Process Automation (Studie von Deloitte). Heute dürfte die Zahl deutlich höher liegen. Dabei beschränkt sich die Automatisierung nicht auf einen einzelnen Bereich, sondern deckt alle Geschäftssegmente ab – von Marketing und Kundenservice über Buchhaltung und Personalwesen bis hin zum Projektmanagement und Vertrieb. Und das in allen Branchen: Automation Software findet sich beispielsweise im Gesundheitswesen, der Finanzbranche und der Logistik wieder.

Firmen setzen dabei vor allem auf die automatische Erkennung von eingehenden Dokumenten und Informationen (Statista / 2023). Wir zeigen Ihnen, welche weiteren Lösungen zur Automatisierung zum Einsatz kommen und wie Unternehmen davon profitieren. Und: Wir geben eine Übersicht über etablierte Anbieter am Markt.

Automation Software – Definition

automation software definition

Automation Software beschreibt spezialisierte Anwendungsprogramme, mit denen Unternehmen wiederkehrende und zeitaufwändige Aufgaben in verschiedenen Bereichen automatisieren. Der Zweck der Software besteht darin, die Notwendigkeit manueller Eingriffe zu minimieren und Arbeitsprozesse effizienter zu gestalten. Dabei führen Algorithmen und Skripte mit vordefinierten Regeln repetitive Aufgaben eigenständig durch.

In der Praxis kann Automation Software vielfältige Aufgaben übernehmen, wie beispielsweise die automatische Datenverarbeitung und -analyse, die Planung von Aufgaben, die Dateiübertragung und -synchronisierung, die Erstellung von Berichten sowie die Überwachung von Systemen.

Durch die Automatisierung dieser Tätigkeiten werden menschliche Fehler minimiert, die Konsistenz von Ergebnissen gewährleistet, Ressourcen besser genutzt und Kosten reduziert.

Die Einsatzmöglichkeiten von Automation Software sind breit gefächert und umfassen Bereiche wie Fertigung, Gesundheitswesen, Logistik, Finanzen und Informationstechnologie.

Benefits von Automation Software

In der Praxis profitieren Unternehmen so vom Einsatz einer Automation Software Solution:

BenefitErklärung
Überwindung des FachkräftemangelsIT-Ressourcen sind rar. Mit Automatisierungs-Software können Unternehmen daher den Fachkräftemangel umgehen.
EffizienzsteigerungAutomation Tools beispielsweise für Windows, Mac und Linux beschleunigen Arbeitsabläufe und reduzieren so die Gesamtarbeitszeit. Das macht Firmen effizienter.
KostenreduktionAutomatisierte Prozesse verringern manuelle Arbeitsschritte, so dass Unternehmen weniger Mitarbeiter einsetzen müssen. Das senkt die Personalkosten.
FehlerreduktionAutomation minimiert menschliche Fehler bei wiederholenden Aufgaben, erhöht die Genauigkeit und verringert das Risiko von Nacharbeit.
SkalierbarkeitAutomatisierte Prozesse passen sich leicht an ein schwankendes Arbeitsvolumen an. Unternehmen können so insbesondere eine plötzlich erhöhte Nachfrage problemlos bedienen. 
KonsistenzAutomatisierte Abläufe verbessern die Qualität der Leistungen, minimieren Abweichungen und gewährleisten so konsistente Ergebnisse.
Schnellere ReaktionszeitAutomatisierte Benachrichtigungen ermöglichen schnelle Reaktionen auf Ereignisse, ohne manuelle Überwachung zu erfordern.
Bessere RessourcennutzungAutomation Software optimiert die Nutzung von Ressourcen, indem sie nur bei bestimmten Bedingungen aktiv wird. 
Verbesserte DatenverwaltungAutomation Software Tools erfassen, verarbeiten und speichern Daten automatisch. Das verbessert die Datenqualität und -integrität und schafft so die Grundlage für bessere Entscheidungen.
Höhere MitarbeitermotivationAutomation Software Applications befreien Mitarbeiter von monotonen Aufgaben und ermöglichen ihnen eine Fokussierung auf anspruchsvollere Tätigkeiten. Das steigert ihre Zufriedenheit.
Echtzeit-EinblickeAutomation Software liefert Echtzeitdaten, die fundierte Entscheidungen auf Basis aktueller Informationen ermöglichen.

Automation Software – Einsatzbereiche

Bisher nutzen Unternehmen vor allem Marketing Automation Tools. In der Praxis können sie mit einer Automatisierung jedoch in nahezu allen Geschäftsbereichen Abläufe effizienter gestalten:

Kundenservice

Automation Software Tools wie Chatbots agieren mit Kunden in natürlicher Sprache. Sie können häufig gestellte Fragen beantworten, Kunden bei der Navigation auf der Website unterstützen und grundlegende Probleme lösen. Ein Beispiel wäre ein Online-Einzelhändler, der einen Chatbot auf seiner Website integriert hat. Der Bot kann Fragen zu Produkten, Lieferzeiten und Rückgabebedingungen beantworten, was die Wartezeit für Kunden reduziert – und so zu einer schnelleren Conversion führt.

Buchhaltung und Finanzen

Automatisierte Buchhaltungssoftware kann automatisch Rechnungen generieren, Transaktionen kategorisieren und Berichte über finanzielle Aktivitäten erstellen. Zudem kann sie Zahlungserinnerungen versenden und wiederkehrende Zahlungen einrichten. Ein Unternehmen kann zum Beispiel eine Buchhaltungssoftware mit KI verwenden, um monatliche Rechnungen an Kunden zu senden, Zahlungseingänge zu überwachen und automatisch Mahnungen zu verschicken, wenn Zahlungen überfällig sind.

Inventarverwaltung

Automatisierte Systeme zur Inventarverwaltung können den Lagerbestand in Echtzeit überwachen. Sie können Warnungen senden, wenn Produkte zur Neige gehen, und automatisch Bestellungen für nachzufüllende Produkte generieren. Ein Einzelhändler könnte diese Software verwenden, um sicherzustellen, dass beliebte Produkte nie ausverkauft sind, indem automatisch neue Bestellungen bei Lieferanten ausgelöst werden, sobald der Bestand unter einen bestimmten Schwellenwert fällt.

Marketing

Der Einsatz von Marketing Automation Software ermöglicht es Unternehmen, Marketingkampagnen über verschiedene Kanäle hinweg zu planen und auszuführen. Dies kann zum Beispiel E-Mail-Marketing, Social-Media-Posts, digitale Anzeigen und weitere Pfeiler der Customer Journey umfassen. Ein Beispiel wäre eine E-Commerce-Website, die automatisch personalisierte E-Mails an Kunden sendet, die Artikel in ihrem Warenkorb zurückgelassen haben, um sie zum Kaufabschluss zu motivieren.

Personalwesen

HR Automation Software kann den Bewerbungsprozess rationalisieren, Mitarbeiterdaten zentral verwalten und administrative Aufgaben wie Zeiterfassung und Urlaubsanträge automatisieren. Ein Unternehmen könnte diese Software nutzen, um Bewerbungen zu sichten, automatisch Anstellungsverträge zu generieren und Mitarbeitern eine Plattform zur Verfügung zu stellen, um Urlaubstage zu beantragen und ihre Arbeitszeiten zu erfassen.

Datenverarbeitung

Automatisierte Datenverarbeitungssysteme können große Mengen an strukturierten und unstrukturierten Daten analysieren, Muster und Trends identifizieren und automatisch Berichte generieren. Ein Finanzunternehmen könnte solche Systeme verwenden, um historische Finanzdaten zu analysieren und Prognosen für zukünftige Investitionsentscheidungen zu erstellen.

Vertrieb

Automatisierte Vertriebssoftware kann den Verkaufsprozess unterstützen, indem sie Vertriebsmitarbeiter mit Leads versorgt, Follow-up-E-Mails verschickt und Verkaufsaktivitäten verfolgt. Ein Beispiel wäre eine Vertriebsplattform, die automatisch E-Mails an potenzielle Kunden sendet, die Interesse an einem Produkt gezeigt haben, um sie weiter im Verkaufsprozess zu begleiten.

Projektmanagement

Automatisierte Projektmanagement-Tools können Aufgaben automatisch zuweisen, den Fortschritt verfolgen und Erinnerungen für Fristen und Meilensteine senden. Ein Team könnte eine solche Plattform nutzen, um Projektziele festzulegen, Aufgaben an Teammitglieder zu delegieren und automatisch Benachrichtigungen zu erhalten, wenn Aufgaben abgeschlossen werden müssen.

automation software use case

Automation Software – Use Case

Um zu verdeutlichen, welche Aufgaben eine Automation Software im Alltag eines Unternehmens übernehmen kann, lassen Sie uns einen klassischen Use Case durchgehen:

Automatisierte Vertragsprüfung in einer Kanzlei

Eine etablierte Kanzlei bearbeitet eine Vielzahl von Verträgen für ihre Klienten. Die manuelle Prüfung und Auswertung dieser Verträge ist zeitaufwendig, fehleranfällig und birgt das Risiko, wichtige Klauseln oder Fristen zu übersehen.

Lösung

Das Unternehmen implementiert eine Automation Software, die auf künstlicher Intelligenz basiert und sich auf die automatisierte Analyse von Vertragsdokumenten spezialisiert hat.

Funktionsweise

Die Software wird mit einer umfangreichen Datenbank von juristischen Vorlagen und Fachterminologie trainiert. Wenn ein neuer Vertrag eingereicht wird, analysiert die Software automatisch den Textinhalt und identifiziert relevante Klauseln, Fristen, Bedingungen und andere wichtige Informationen.

Vorteile

Die Funktionsweise der Automation Software bringt dem Unternehmen die folgenden Vorteile:

Effiziente Vertragsprüfung

Die Automation Software ermöglicht eine schnelle und präzise Analyse von Vertragsdokumenten. Dies beschleunigt den Prüfprozess erheblich.

Vermeidung von Fehlern

Da die Software auf künstlicher Intelligenz basiert, reduziert sie menschliche Fehlerquellen und gewährleistet eine konsistente und genaue Auswertung.

Fokus auf strategische Aufgaben

Die manuelle Vertragsprüfung erfordert normalerweise viel Zeit und Ressourcen. Die Automation Software reduziert den zeitlichen Aufwand erheblich, sodass sich die Anwälte auf strategische Aufgaben konzentrieren können.

Frühzeitige Warnungen

Die Software erkennt automatisch Fristen und wichtige Termine in den Verträgen und benachrichtigt die Anwälte rechtzeitig, um Verzögerungen zu vermeiden.

Bessere Entscheidungsgrundlage

Durch die automatisierte Analyse werden Muster und Trends in den Vertragsdaten identifiziert, was den Anwälten hilft, fundierte rechtliche Empfehlungen abzugeben.

Umsetzung

Die Automation Software wird in die bestehende Dokumentenverwaltungsplattform der Kanzlei integriert. Die Anwälte werden geschult, wie sie die Software effektiv nutzen können, um die bestmöglichen Ergebnisse zu erzielen.

Ergebnis

Durch die Implementierung der Automation Software kann das Rechtsanwaltsunternehmen Vertragsprüfungen effizienter gestalten, Fehler minimieren und eine höhere Qualität der Rechtsberatung bieten. Dies führt zu einer optimierten Nutzung der Anwaltsressourcen, einer gesteigerten Produktivität und letztendlich zu einer erhöhten Kundenzufriedenheit.

automation software anbieter

Automation Software – 10 wichtige Anbieter

Unternehmen finden am Markt eine breite Auswahl an Automation Software Solutions. Welche die richtige ist, entscheiden die Branche und der genaue Bedarf der Automatisierung. Die folgenden 10 Anbieter verfügen über eine etablierte Software, auf die viele Firmen setzen:

UiPath

UiPath ist ein führender Anbieter von Robotic Process Automation (RPA). Die Plattform ermöglicht die Automatisierung von repetitiven Aufgaben, indem sie Software-Roboter einsetzt, um menschliche Interaktionen mit Anwendungen zu simulieren. Ein herausragendes Merkmal ist das „UiPath Studio“, eine visuelle Entwicklungsumgebung, die es Benutzern ohne umfassende Programmierkenntnisse ermöglicht, Automatisierungs-Workflows zu erstellen. Diese Workflows können mit verschiedenen Geschäftsanwendungen verbunden werden, von ERP-Systemen bis hin zu CRM-Plattformen. 

Automation Anywhere

Automation Anywhere bietet skalierbare Robotic Process Automation-Lösungen, die Unternehmen helfen, vielfältige Geschäftsprozesse zu automatisieren. Ein zentrales Element ist der „Bot Store“, eine Sammlung von vorgefertigten Automatisierungs-Bots für häufig auftretende Aufgaben. Die Plattform integriert nahtlos Cloud-Dienste und Unternehmensanwendungen, um Prozesse effizienter zu gestalten. 

Blue Prism

Blue Prism ist bekannt für seine Digital Workforce, die Prozessautomatisierung ermöglicht. Das „Process Studio“ ist ein essenzielles Tool, das eine visuelle Erstellung von Prozessabläufen ermöglicht. Die Plattform integriert sich in CRM-Systeme, Datenbanken und andere Unternehmensanwendungen. 

Pega Systems

Pega Systems bietet intelligente Automatisierungslösungen für kundenzentrierte Prozesse. Eine bemerkenswerte Funktion ist der „Decision Strategy Manager“, der automatisierte Anpassungen von Geschäftsentscheidungen auf der Grundlage von Echtzeitdaten ermöglicht. Die Plattform integriert sich nahtlos in Customer-Service-Plattformen und Analysetools. 

Microsoft Power Automate

Microsoft Power Automate ermöglicht eine einfache Automatisierung innerhalb des Microsoft-Ökosystems. Die Plattform bietet „Flows“, automatisierte Workflows, die die Datenübertragung und Benachrichtigungen erleichtern. Mit nahtloser Integration beispielsweise in Office 365 und SharePoint erleichtert Power Automate die Prozessautomatisierung. 

WorkFusion

WorkFusion zeichnet sich durch eine KI-gestützte Automatisierung für datenintensive Prozesse aus. Die „Cognitive Automation“ nutzt KI zur Datenextraktion und Entscheidungsfindung. Die Plattform integriert sich in Datenquellen und Analysetools. 

Kofax

Kofax bietet Automatisierungslösungen für die Dokumentenverarbeitung und Workflow-Optimierung. Die Plattform integriert sich in ECM-Systeme und Cloud-Dienste. „TotalAgility“ ist eine wichtige Funktion, die einen visuellen Designer für Prozesse bereitstellt, der Flexibilität und Skalierbarkeit bietet.

Appian

Appian bietet eine niedrigschwellige Automatisierung sowie ein Geschäftsprozessmanagement. Der „Appian Designer“ ist eine Low-Code-Umgebung zur Erstellung von Anwendungen und automatisierten Prozessen. Durch Integrationen mit CRM, ERP und anderen Unternehmensanwendungen wird die Plattform zu einem starken Werkzeug für die Prozessautomatisierung. 

Nintex

Nintex ermöglicht über eine eigene Workflow-Engine die Automatisierung von komplexen Arbeitsabläufen. Dabei können Kunden unter anderem benutzerdefinierte Formulare zur Datenerfassung und -verarbeitung sowie Low-Code-Lösungen verwenden. Mit Integrationen wie in SharePoint und Salesforce bietet Nintex eine breite Anwendung für die Prozessautomatisierung. 

Konfuzio

Konfuzio ist eine Automation Software, die sich auf die Automatisierung von Textanalyse und -verarbeitung spezialisiert hat. Mithilfe von künstlicher Intelligenz ermöglicht Konfuzio Unternehmen die effiziente Extraktion von Informationen aus großen Mengen unstrukturierter Textdaten. Dazu verfügt die Plattform über Machine Learning und fortschrittliches Natural Language Processing.

Unternehmen können so Texte automatisiert analysieren, klassifizieren und relevante Informationen extrahieren.

Konfuzio bietet eine benutzerfreundliche Entwicklungsumgebung, die es Nutzern ohne tiefe technische Kenntnisse ermöglicht, Textanalyse-Workflows zu erstellen und anzupassen. Diese Workflows können in verschiedensten Anwendungsfällen eingesetzt werden – von der Verarbeitung von Kundenfeedback bis hin zur Automatisierung von Rechtsdokumentenprüfungen. Die Plattform integriert sich nahtlos in bestehende Unternehmenssysteme und bietet sowohl On-Premise- als auch Cloud-basierte Bereitstellungsoptionen.

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AnbieterKey-Features und FunktionenIntegrationenDeploymentWichtigste Funktion
UiPathRPA für effiziente AufgabenautomatisierungERP, CRM-Plattformen u.a.SaaS und On-PremiseVisuelle Design-Umgebung für Automatisierungs-Workflows ohne Programmierkenntnisse.
Automation AnywhereSkalierbare RPA-Lösungen für vielfältige GeschäftsprozesseCloud-Dienste, AnwendungenSaaS und On-PremiseSammlung vorgefertigter Automatisierungs-Bots für häufige Aufgaben.
Blue PrismDigital Workforce zur ProzessautomatisierungCRM-Systeme, Datenbanken u.a.Hauptsächlich On-PremiseVisuelle Umgebung zur Erstellung von Prozessabläufen und Logik.
Pega SystemsIntelligente Automatisierung für kundenzentrierte ProzesseCustomer-Service-PlattformenSaaS und On-PremiseAutomatisierte Anpassung von Geschäftsentscheidungen basierend auf Echtzeitdaten.
Microsoft Power AutomateNiedrigschwellige Automatisierung in Microsoft-ÖkosystemenOffice 365, SharePoint u.a.SaaSAutomatisierte Workflows zur Datenübertragung und Benachrichtigungen.
WorkFusionKI-gestützte Automatisierung für datenintensive ProzesseDatenquellen, AnalysetoolsSaaS und On-PremiseKI für Datenextraktion und Entscheidungsfindung einsetzen.
KofaxAutomatisierung für Dokumentenverarbeitung und Workflow-OptimierungECM-Systeme, Cloud-DiensteSaaS und On-PremiseVisueller Designer für flexible, skalierbare Prozesserstellung.
AppianNiedrigschwellige Automatisierung und GeschäftsprozessmanagementCRM, ERP u.a.SaaSLow-Code-Umgebung zur Erstellung von Anwendungen und Prozessen.
NintexWorkflow-Automatisierung und ProzessoptimierungSharePoint, Salesforce u.a.SaaS und On-PremiseErstellung von benutzerdefinierten Formularen zur Datenerfassung und -verarbeitung.
KonfuzioAutomatisierung von Textanalyse und -verarbeitungERP, ITSM-Tools u.a.SaaS und On-PremiseSelbst lernende und trainierbare KI für ein automatisiertes Dokumentenmanagement

FAQ

Was sind Automation Software Solutions?

Automation Software Solutions sind Programme, die Aufgaben und Prozesse automatisieren. Sie ermöglichen es, wiederkehrende Aufgaben ohne manuellen Eingriff auszuführen. Durch die Einrichtung von Regeln, Aktionen und Auslösern kann die Software verschiedene Anwendungen und Systeme miteinander verknüpfen und Daten zwischen ihnen übertragen. Dadurch werden Effizienz gesteigert, Fehler reduziert und Zeit eingespart. Unternehmen nutzen Automation Software, um Arbeitsabläufe zu optimieren und menschliche Interaktion in wiederholenden Vorgängen zu minimieren.

Wie profitieren Unternehmen von einer Automatisierungs-Software?

Unternehmen profitieren von einer Automatisierungs-Software durch eine gesteigerte Effizienz. Dafür automatisiert die Software repetitive Aufgaben und spart somit Zeit. Mitarbeiter können sich auf diese Weise auf Kreativität und strategische Aufgaben konzentrieren. Zudem sinkt die Fehlerquote, da die Software präzise arbeitet. Und: Kosten werden gesenkt, da weniger Arbeitsstunden benötigt werden.

Welche Anbieter für Automation Software gibt es?

Zu den Anbietern von Automation Software gehört zum Beispiel Konfuzio, das auf die Dokumentenautomatisierung spezialisiert ist. Die Software extrahiert wertvolle Informationen aus Texten, verbessert die Datenqualität und ermöglicht eine effiziente Prozessautomatisierung. UiPath hingegen konzentriert sich auf Robotic Process Automation (RPA), wodurch sich repetitive Aufgaben mittels Software-Robotern automatisieren lassen. Ein weiterer Anbieter ist Zapier, der sich auf die Integration von Webanwendungen spezialisiert hat. Die Software verbindet verschiedene Apps miteinander und automatisiert Datenübertragungen, um Arbeitsabläufe nahtlos zu verknüpfen.

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