Ausschreibungsverfahren

Ausschreibungsverfahren automatisieren mit Künstlicher Intelligenz

Charlotte Götz

Ein entscheidender Faktor für den wirtschaftlichen Erfolg eines Unternehmens liegt in der effizienten Erstellung und Bearbeitung von Angeboten und Ausschreibungsunterlagen. Angesichts des zunehmenden Preisbewusstseins und Qualitätsanspruchs von Interessenten und Kunden ist es notwendig geworden, dass das Angebotsmanagement mehr Individualität und effizientere Prozesse aufweist. Wenn das nicht ausreichend umgesetzt wird, gehen Ihnen Kunden möglicherweise verloren und die Reputation Ihres Unternehmens leidet. Die richtigen Technologien können dabei helfen, Ausschreibungsverfahren zu vereinfachen und das Angebotsmanagement auf ein höheres Niveau zu bringen. Der Einsatz von Künstlicher Intelligenz (KI) ermöglicht es Unternehmen, ihren Ausschreibungsprozess zu automatisieren.

Ausschreibungsverfahren – Definition

Das Ausschreibungsverfahren wird auch als Ausschreibungsprozess oder Prozessaufruf bezeichnet. Dabei holt ein Auftraggeber – beispielsweise eine Organisation, Regierung oder ein Unternehmen – Angebote von Bietern – beispielsweise Lieferanten, Dienstleister oder Auftragnehmer – ein. Dieser Prozess ermöglicht es der ausschreibenden Stelle, einen transparenten Wettbewerb zu schaffen und die besten Angebote für die Erfüllung ihrer Anforderungen zu erhalten. In einem Ausschreibungsverfahren definiert die ausschreibende Stelle ihre Bedürfnisse, technischen Spezifikationen, Qualifikationen und andere relevante Informationen, die für Anbieter wichtig sind. Anbieter können daraufhin ihre Angebote einreichen, die anschließend nach vordefinierten Kriterien bewertet werden. Die erfolgreichsten Anbieter erhalten den Zuschlag und führen das Projekt oder die Dienstleistung im Auftrag der ausschreibenden Stelle aus.

Hintergrund zur Ausschreibung

Auftraggeber schließen ihre Aufträge grundsätzlich nicht formlos ab. Diese Vorgehensweise basiert auf dem Gedanken, dass durch das Vergaberecht steuer- und abgabenfinanzierte Projekte einem freien Wettbewerb zugänglich gemacht werden sollen und parallel eine genaue Kostenkontrolle möglich ist. Durch eine Ausschreibung fordern die Auftraggeber dazu auf, Angebote für Bau-, Dienst- oder Lieferleistungen abzugeben, in denen die Vorgaben des Vergaberechts eingehalten werden müssen. Die Bekanntgabe erfolgt dabei in der Regel in allgemeinpublizierten Printmedien, in speziellen Fachmedien und auch in digitaler Form auf verschiedenen Internetportalen. Die Ausschreibungsbekanntmachungen unterliegen bestimmten Fristen, innerhalb derer die Angebotsunterlagen angefordert und Gebote abgegeben werden müssen.

Die gängigsten Ausschreibungsmethoden im Überblick

Öffentliche Ausschreibungen

Diese Verfahren werden überwiegend von Regierungen oder öffentlichen Einrichtungen durchgeführt, um Aufträge zu vergeben. Diese Art von Ausschreibung unterliegt strengen rechtlichen Vorgaben und stellt somit die Transparenz und Fairness des Prozesses sicher. In den letzten Jahren haben aber auch vermehrt gewerbliche oder sogar private Auftraggeber begonnen, diese Möglichkeit zu nutzen, um Projekte auszuschreiben. Die Ausweitung des Ausschreibungsmarkts basiert einerseits auf der Erwartung, Kosten zu reduzieren. Andererseits auf der Aussicht, Zugriff auf einen größeren Pool potenzieller Dienstleister und mitunter neue Impulse zu erhalten.

Beschränkte Ausschreibungen

Bei diesem Ansatz werden nur ausgewählte Anbieter zur Angebotsabgabe aufgefordert. In der Regel basiert die Auswahl der Anbieter auf ihrer Erfahrung, Expertise oder einer vorherigen Vorqualifikation.

Verhandlungsverfahren

Hier wird direkt mit einem oder mehreren Anbietern verhandelt, um die besten Konditionen zu erzielen. Dieses Verfahren wird häufig für komplexe Projekte angewendet, bei denen die technischen Anforderungen nicht klar definiert sind.

Wettbewerblicher Dialog

In diesem Ausschreibungsverfahren treten die ausschreibenden Stellen mit den Anbietern in einen Dialog, um innovative Lösungen zu entwickeln und die Anforderungen zu präzisieren, bevor die endgültigen Angebote eingereicht werden.

Ablauf eines Ausschreibungsprozesses

Ein Ausschreibungsverfahren erfolgt in mehreren Schritten:

  1. Bedarfsfeststellung: Die ausschreibende Stelle ermittelt ihren genauen Bedarf und definiert die Anforderungen für das Projekt, die Dienstleistung oder das Produkt.
  2. Ausschreibungsunterlagen erstellen: Es werden detaillierte Ausschreibungsunterlagen erstellt, die alle relevanten Informationen für potenzielle Anbieter enthalten, wie technische Spezifikationen, Lieferbedingungen und Vertragskonditionen.
  3. Öffentliche Bekanntgabe: Die Ausschreibung wird öffentlich bekannt gemacht, entweder in gedruckten Medien, speziellen Fachmedien oder digital auf entsprechenden Internetportalen.
  4. Angebotsfrist: Interessierte Unternehmen haben eine festgelegte Frist, in der sie ihre Angebote einreichen können.
  5. Angebotsprüfung: Die eingereichten Angebote werden von der ausschreibenden Stelle geprüft, um sicherzustellen, dass sie den Anforderungen entsprechen und alle geforderten Informationen enthalten.
  6. Wertungskriterien anwenden: Die Angebote werden nach vordefinierten Wertungskriterien bewertet, die von der ausschreibenden Stelle im Voraus festgelegt wurden.
  7. Zuschlagsentscheidung: Auf Basis der Bewertung und der Wertungskriterien entscheidet die ausschreibende Stelle, welches Angebot den Zuschlag erhält.
  8. Vertragsabschluss: Der erfolgreiche Bieter und die ausschreibende Stelle schließen einen Vertrag ab, der die Bedingungen und die Umsetzung des Projekts oder der Leistung festlegt.
  9. Durchführung und Kontrolle: Der beauftragte Anbieter führt das Projekt oder die Leistung gemäß den vereinbarten Bedingungen durch, während die ausschreibende Stelle die Umsetzung kontrolliert und überwacht.
  10. Abschlussbericht: Nach Abschluss des Projekts oder der Leistung wird ein Abschlussbericht erstellt, der die Ergebnisse und den Verlauf des Ausschreibungsverfahrens dokumentiert.

Wie reformiert KI-Einsatz das Ausschreibungsverfahren?

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, welche Aufgaben die Künstliche Intelligenz bei der Automatisierung des Ausschreibungsprozesses übernehmen und so den gesamten Prozess optimieren kann. Dazu gehören:

Datenauswertung und Datenextraktion

KI ist in der Lage, große Mengen an Ausschreibungsunterlagen und -dokumenten zu analysieren und relevante Informationen zu extrahieren. Dadurch werden die erforderlichen Informationen schneller und präziser gefunden.

Automatisierte Vorauswahl

KI kann potenzielle Bieter auf Basis ihrer Qualifikationen und Erfahrungen vorqualifizieren. Dadurch wird sichergestellt, dass nur geeignete Unternehmen zur Angebotsabgabe aufgefordert werden.

Vorlagenbasierte Antwortgenerierung

KI nutzt standardisierte Vorlagen, um Angebotsantworten auf häufig gestellte Fragen oder Anforderungen zu generieren. Das beschleunigt den Prozess und gewährleistet eine konsistente Antwortqualität.

Angebotsbewertung

KI bewertet eingereichte Angebote automatisch und gleicht diese mit den festgelegten Kriterien ab. Das unterstützt die ausschreibende Stelle bei der Bewertung und Auswahl des besten Angebots.

Überwachung und Analyse

KI überwacht den Ausschreibungsprozess und führt Analysen durch, um Engpässe oder Verbesserungspotenziale zu identifizieren.

Interaktion mit Bietern

KI antwortet auf Anfragen von Bietern führt sie durch den Prozess.

Natural Language Processing (NLP)

KI setzt fortgeschrittene NLP-Techniken ein, um die Bedeutung von Fragen und Anforderungen zu verstehen und präzise Antworten zu formulieren.

Durch die Implementierung von KI können Unternehmen das gesamte Ausschreibungsverfahren beschleunigen. Das führt zu einer effizienteren Bearbeitung von Ausschreibungen und spart Zeit. Die Präzision und Konsistenz der Angebotsantworten werden erhöht, während eine bessere Datenanalyse den Entscheidungsträgern eine fundierte Basis für die Auswahl des besten Angebots bietet. Ebenso werden Transparenz und Nachvollziehbarkeit gestärkt. Die Einführung eines KI-Systems erfordert einen initialen Aufwand, um die Datenstruktur anzupassen und die KI an die spezifischen Anforderungen des Ausschreibungsprozesses anzulernen. Datenschutz und Sicherheit sind essenziell, da die Verarbeitung sensibler Daten im Ausschreibungsprozess eine sorgfältige Handhabung erfordert.

Fazit

Die Einbeziehung von Künstlicher Intelligenz in das Ausschreibungsverfahren eröffnet Ihrem Unternehmen neue Möglichkeiten. Durch die Automatisierung wird das Ausschreibungsverfahren schneller und transparenter gestaltet, wodurch sowohl Auftraggeber als auch potenzielle Auftragnehmer profitieren. Mit dem Einsatz von KI lässt sich der gesamte Prozess optimieren. Die Optimierung reicht von der Analyse der Ausschreibungsanforderungen bis zur Strukturierung der Antworten. Durch die Automatisierung werden Unternehmen zukünftig in der Lage sein, effizienter zu arbeiten und Wettbewerbsvorteile zu erzielen. Das Zusammenspiel von Mensch und Maschine wird somit das Ausschreibungsverfahren maßgeblich prägen.

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