Akten digitalisieren – So gehts effizient mit KI

In jedem Unternehmen entstehen täglich große Datenmengen, die es zu lagern, zu schützen und zu verwalten gilt. Noch heute setzen viele Firmen dafür auf eine Speicherung in Papierform. Das hat jedoch vielfältige Nachteile und beeinträchtigt die Wettbewerbsfähigkeit enorm. Wir erklären, wie Sie Ihre Akten vertraulich digitalisieren und von modernen Technologien nachhaltig profitieren.

Warum sollten Unternehmen Akten digitalisieren?

Was bringt es, dass alles digital ist? Es hat doch bis heute gut funktioniert. Das mag bisher stimmen, doch stapeln sich mit steigenden Datenmengen und komplexeren Compliance-Regeln immer mehr Aktenberge in Geschäftsräumen und Informationen sind immer schwerer aufzufinden. Digitale Akten können für diese Probleme Abhilfe schaffen und mit vielen weiteren Vorteilen die Zusammenarbeit in Unternehmen vereinfachen.

Effiziente Zusammenarbeit

Die Digitalisierung von Akten ermöglicht eine nahtlose Kollaboration zwischen Mitarbeitern, unabhängig von ihrem Standort. Dokumente können einfach online geteilt, bearbeitet und kommentiert werden. Dadurch arbeiten Teams effektiver zusammen – ohne Zeit und Ressourcen für den physischen Austausch der Dokumente aufwenden zu müssen.

Schneller Zugriff

Die Möglichkeit, digitale Dokumente mithilfe von Suchfunktionen schnell und gezielt abzurufen, optimiert die Art und Weise, wie Mitarbeiter auf Wissen im Unternehmen zugreifen. Anstatt physische Ordner durchzusehen, können sie in einem digitalen Archiv einfach Schlagwörter oder Metadaten eingeben, um die gewünschten Daten und Belege zu finden. Dies minimiert zeitaufwändige Suchvorgänge und steigert die Produktivität.

Zeit- und Kostenersparnis

Manuelle Prozesse im Zusammenhang mit physischen Dokumenten, wie das Sortieren, Archivieren und Kopieren, sind zeitaufwendig und kostenintensiv. Die Automatisierung dieser Aufgaben durch die Digitalisierung der Abläufe führt zu erheblichen Zeit- und Kostenersparnissen.

Datensicherheit

In einem papierlosen Büro werden digitale Akten mit fortschrittlichen Sicherheitsmaßnahmen geschützt, verschlüsselt und durch Zugriffskontrollen deren Integrität sichergestellt. Dies minimiert das Risiko unbefugter Zugriffe oder Datenlecks. Vertrauliche Daten bleiben dank der digitalen Archivierung sicher geschützt.

Notfallwiederherstellung

Wenn Unternehmen Ordner digitalisieren und von diesen regelmäßig Backups erstellen, sichern sie die Daten vor unvorhersehbaren Ereignissen wie Bränden oder Naturkatastrophen. Eine digitale Archivierung gewährleistet in solchen Fällen die Kontinuität des Geschäftsbetriebs.

Langfristige Erhaltung

Papierdokumente sind anfällig für Verschleiß und Alterung. Durch die digitale Archivierung bleiben diese über die Zeit erhalten und Unternehmen sorgen so für eine langfristigen Erhalt von Wissen und Daten.

Skalierbarkeit

Bei einem wachsenden Daten- und Dokumentenaufkommen ist eine Anmietung von zusätzlichen physischen Ressourcen wie Schränke oder Lager nicht notwendig. Neue digitale Dokumente können Firmen einfach in das vorhandene digitale System integrieren und die Archivierung ausbauen.

Audits und Compliance

Unternehmen unterliegen oft rechtlichen Anforderungen und Compliance-Richtlinien, die die ordnungsgemäße Aufbewahrung von Dokumenten erfordern. Digitale Akten lassen sich leicht überwachen und überprüfen. Das stellt sicher, dass diese den Vorschriften entsprechen, was die Durchführung von Audits und die Einhaltung komplexer Compliance-Standards erleichtert.

Umweltfreundlichkeit

Die Reduzierung des Papierverbrauchs ist nicht nur wirtschaftlich sinnvoll, sondern auch umweltfreundlich. Die Digitalisierung von Akten trägt zur Verringerung der Abholzung bei und reduziert den ökologischen Fußabdruck des Unternehmens.

Kundenbeziehungen

Die schnelle Verfügbarkeit von Kundendaten ermöglicht eine bessere Kundenbetreuung. Mitarbeiter können relevante Daten leichter abrufen, was zu einem verbesserten Service und einer stärkeren Kundenbindung führt.

Welche Akten kann man digitalisieren?

In der Praxis ist eine Digitalisierung nahezu aller Akten und Dokumente realisierbar. Akten zu digitalisieren kann in vielen Branchen und Abteilungen helfen, Prozesse zu optimieren und den Umgang mit Daten zu vereinfachen. Hier einige Beispiele.

Finanzwesen

• Rechnungen und Belege
• Verträge und Vereinbarungen
• Mitarbeiterakten und Personalunterlagen
• Finanz- und Buchhaltungsdokumente
• Lieferanteninformationen und Bestellungen
• Versicherungspolicen und Schadensmeldungen
• Reisetätigkeiten und Spesenabrechnungen

Marketing und Vertrieb

• Marketingmaterialien und Kampagnenpläne
• Kundenkorrespondenz und Supportanfragen
• Produktentwicklungspläne und Prototypendaten
• Geschäftsanalysen und Marktforschungsberichte

Recht und Compliance

• Verträge und Vereinbarungen
• Patent- und geistiges Eigentum-Dokumentation
• Compliance-Dokumente und rechtliche Unterlagen
• Umweltauswirkungen und Nachhaltigkeitsberichte
• Digitale Kanzlei

Technologie und Produktentwicklung

• Produktentwicklungspläne und Prototypendaten
• Patent- und geistiges Eigentum-Dokumentation
• Qualitätskontrollberichte und Prüfprotokollen.

Bitte beachten Sie, dass die Grenzen zwischen den Bereichen oft verschwimmen, da viele Dokumente mehreren Unternehmensprozessen zugeordnet werden können.

Akten digitalisieren mit KI 

Akten manuell zu scannen ist mit einem enormen Aufwand verbunden, für den Unternehmen Ressourcen bereitstellen müssen. Die effizienteste und nachhaltigste Möglichkeit für die Digitalisierung von Akten ist daher der Einsatz einer Software mit künstlicher Intelligenz. Auf diesem Wege können die Akten mit dem Scannen schnell eingelesen sowie alle relevanten Informationen automatisiert ausgelesen und extrahiert werden. Auf diese Weise beschleunigen Unternehmen den Prozess nicht nur entscheidend, sondern profitieren zusätzlich von folgenden Benefits.

Automatisierte Datenerfassung

Bei der Digitalisierung von Akten mit KI erkennt und extrahiert die Technologie Text auf Akten, Verträgen und Belegen automatisch. Das bedeutet, dass nicht nur Bilder der Dokumente erstellt werden, sondern auch der tatsächliche Inhalt durch den Scan erfasst wird. Im Gegensatz dazu liefert ein herkömmlicher Scan lediglich Bilddateien, die keinen direkten Zugriff auf den Text und dessen Inhalt ermöglichen.

Schnelle Klassifizierung

KI klassifiziert die eingescannten Dokumente mithilfe von Algorithmen anhand ihres Inhalts automatisch in verschiedene Kategorien oder Typen. Dies spart Zeit, die normalerweise für das manuelle Sortieren aufgewendet werden würde.

Intelligente Indexierung

Bei der Digitalisierung von Akten mit KI werden relevante Informationen in Dokumenten erkannt und als Metadaten gespeichert. Diese Metadaten werden später bei der Suche und Organisation der Dokumente äußerst nützlich sein. Bei einem herkömmlichen Scan hingegen müssen solche Metadaten oft manuell hinzugefügt werden.

Automatische Verschlagwortung

KI kann relevante Schlüsselwörter in den Dokumenten identifizieren und automatisch als Schlagwörter hinzufügen. Dadurch wird die spätere Suche nach bestimmten Daten und Informationen erheblich vereinfacht.

Dokumentenverknüpfung

KI erkennt automatisch Zusammenhänge zwischen verschiedenen Dokumenten, selbst wenn diese nicht offensichtlich sind. Diese Fähigkeit erleichtert das Auffinden von verknüpften Dokumenten und spart so Zeit.

Adaptive Lernfähigkeit

Dank maschinellem Lernen (ML) lernen KI-Systeme kontinuierlich aus ihren eigenen Aktionen. Feedback von Benutzern wird in das System integriert, um die Genauigkeit und Effizienz der Digitalisierung im Laufe der Zeit zu steigern.

Fehlererkennung

KI ist in der Lage, Unstimmigkeiten, Inkonsistenzen oder sogar unvollständige Dokumente automatisch zu identifizieren. Solche Fehler werden bei der manuellen Überprüfung leicht übersehen. Ein herkömmlicher Scan bieten keine solche Möglichkeit zur Fehlererkennung.

Mustererkennung

KI identifiziert wiederkehrende Muster, zum Beispiel in Form von Daten, Textpassagen oder anderen Elementen. Dies ermöglicht es, neue Erkenntnisse, Trends und Zusammenhänge aufzudecken – und so fundiertere Geschäftsentscheidungen zu treffen.

Erweiterte Suche

KI realisiert semantische Beziehungen zwischen Wörtern und Konzepten, was zu präziseren Suchergebnissen führt. Dies hat den positiven Effekt, dass selbst bei komplexen Suchanfragen relevante Dokumente gefunden werden – auch wenn bestimmte Schlüsselwörter nicht explizit verwendet wurden.

Echtzeitanalyse

KI analysiert den Inhalt der digitalisierten Dokumente in Echtzeit und bietet schnelle Einblicke. Bei der Nutzung von Scannern ist zunächst eine Konvertierung der Dokumente notwendig, bevor eine Analyse möglich ist.

Automatische Übersetzung

KI übersetzt Texte in Echtzeit, was die Zusammenarbeit und den Austausch von Wissen über Sprachbarrieren hinweg erleichtert. Scanner verfügen über keine automatischen Übersetzungen.

Ordner digitalisieren – Aufbewahrungsfristen für Akten

Nicht immer können Organisationen sofort alle Ordner scannen und vollständig digitalisieren. Denn: Sie sind in vielen Ländern gesetzlich dazu verpflichtet, Daten, Unterlagen und Verträge fristgerecht aufzubewahren und leicht zugänglich zu machen. Um Dokumente also rechtssicher zu digitalisieren, müssen verschiedene gesetzliche Pflichten beachtet werden. Wie lange Sie Akten aufbewahren müssen und wann Sie etwas entsorgen können, ist vom jeweiligen Land abhängig. In Deutschland gelten die untenstehenden Fristen (Quelle: IHK). Die gesetzliche Grundlage dafür findet sich in § 257 des Handelsgesetzbuches (HGB).

Bitte denken Sie daran, dass die angegebenen Fristen allgemeine Richtwerte sind und je nach gesetzlichen Bestimmungen und Unternehmensrichtlinien variieren können. Es ist ratsam, stets einen Rechtsanwalt oder Steuerberater hinzuzuziehen, bevor Unterlagen vernichtet werden. Bei einer digitalen Lösung können diese Fristen definiert werden, sodass auch diese Verwaltung vereinfacht wird.

Akten digitalisieren mit Konfuzio

Eine kompetente und verlässliche Möglichkeit, Akten mit KI zu scannen und zu digitalisieren, bietet die Software Konfuzio. Konfuzio nutzt Optical Character Recognition (OCR), um Dokumente zu lesen, zu analysieren und Informationen zu extrahieren. Dabei kann die Software sowohl gedruckten als auch handschriftlichen Text sowie Bilder, Checkboxen und weitere Felder in digitale Daten umwandeln.

Konfuzio erkennt automatisch Textstrukturen, Absätze, Überschriften, Aufzählungen, Schlüsselwörter, Namen und Daten, so dass die Verarbeitung ausschließlich automatisiert erfolgt.

Das bedeutet auch: Unternehmen müssen die Dokumente in Papierform nicht aufwändig manuell scannen, sondern können diese einfach abfotografieren und dann von Konfuzio einsortieren, auslesen und analysieren lassen. Auf diese Weise werden Aktenberge effizient digitalisiert und eine intelligente Archivierung ermöglicht.

Darüber hinaus bietet die Software vielfältige Features um Daten effektiv zu verwalten und weiter zu verarbeiten. Mit dem intelligenten KI Chat von Konfuzio können ganze Bibliotheken in Echtzeit durchsucht werden, um gezielte Informationen aus Tausenden Dokumenten abzufragen. Die Technologie stellt zudem die Grundlage umfassender Prozessoptimierung dar.

Kontaktieren Sie unsere Experten und erkunden Sie gemeinsam Ihre Möglichkeiten, um mit digitalen Akten maximale Effizienz im Unternehmen zu erzielen.

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