Agiles Arbeiten – mit KI Scrum, Kanban und Co. effizienter angehen

Jan Schäfer

Um stetig wandelnden Marktanforderungen und Kundenerwartungen gerecht zu werden, müssen Unternehmen ihre Prozesse und Produkte immer wieder neu bewerten. Eine mögliche Herangehensweise dafür: agiles Arbeiten. Angefangen als System für Softwareentwickler, ist Agile heute ein bewährtes Konzept für Innovation, hohe Produktqualität und Kundenzufriedenheit.

Wir zeigen Ihnen, welche agilen Prinzipien und Methoden Sie kennen sollten, welche Vor- und Nachteile die Arbeitsweise mitbringt und warum künstliche Intelligenz mittlerweile eine entscheidende Rolle für agiles Arbeiten spielt.

Das Wichtigste in Kürze

  • Wichtige Prinzipien agilen Arbeitens sind unter anderem die ständige Anpassung an neue Anforderungen und die regelmäßige Kommunikation aller Projektbeteiligten.
  • Weit verbreitete Methoden agiler Arbeit sind zum Beispiel Scrum und Kanban.
  • Vorteile von Agile Work sind beispielsweise eine höhere Produktqualität, schnellere Markteinführungen und zufriedenere Kunden.
  • Nachteile der agilen Arbeitsweise sind unter anderem mögliche Akzeptanzprobleme innerhalb der Organisation oder die neuen Anforderungen an Mitarbeiter.
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Agiles Arbeiten – Definition

Agiles Arbeiten ist eine flexible und iterative Herangehensweise an Projekte und Aufgaben, die auf Zusammenarbeit, schneller Anpassung an Veränderungen und kontinuierlicher Verbesserung basiert. Sie betont kurze Entwicklungszyklen, regelmäßiges Feedback und die Einbindung aller Teammitglieder. Durch klare Kommunikation und Anpassungsfähigkeit ermöglicht agiles Arbeiten effizientes Projektmanagement, fördert Innovationsfähigkeit und sorgt für eine schnellere Reaktion auf Kundenbedürfnisse. Agile Methoden, wie Scrum und Kanban, sind in vielen Branchen – wie beispielsweise in der Softwareentwicklung – weit verbreitet und bieten eine alternative, dynamische Arbeitsweise im Vergleich zu traditionellen, starren Ansätzen.

agiles arbeiten prinzipien

Agiles Arbeiten – 10 wichtige Prinzipien

Der Ursprung der agilen Arbeitsweise liegt im sogenannten agilen Manifest. Dies wurde 2001 von einer Gruppe von Softwareentwicklern erstellt und dient als Grundlage für agile Arbeitsmethoden. Das agile Manifest stellt 4 grundlegende Werte und 12 Prinzipien des agilen Arbeitens auf. Überträgt man diese Ansätze auf die heutige Unternehmenswelt, lassen sich 10 wichtige Prinzipien von Agile Work festhalten:

1. Kundenzufriedenheit durch kontinuierliche Lieferung wertvoller Produkte

Das Hauptziel ist es, die Kundenzufriedenheit durch die regelmäßige und frühzeitige Bereitstellung funktionsfähiger Produkte oder gefragter Dienstleistungen sicherzustellen. Dies ermöglicht schnelles Feedback und eine kontinuierliche Anpassung an Kundenanforderungen.

2. Veränderung begrüßen – auch spät im Projekt

Agiles Arbeiten im Team akzeptiert Änderungen in den Anforderungen – selbst spät im Entwicklungsprozess. Dies ermöglicht es, flexibel auf neue Erkenntnisse und sich ändernde Kundenbedürfnisse zu reagieren, um optimale Lösungen zu schaffen.

3. Lieferung von funktionsfähigen Produkten in kurzen Intervallen

Durch kurze Entwicklungszyklen (Sprints) liefern Unternehmen regelmäßig funktionsfähige Produkte. Da der Ursprung von Agile Working in der IT-Branche liegt, gilt das vor allem für Software. Die Iterationen ermöglichen es Teams, rasch auf Feedback zu reagieren, Fehler zu beheben und kontinuierlich die Qualität zu steigern.

4. Zusammenarbeit von Entwicklern und Stakeholdern

Die enge Zusammenarbeit zwischen Entwicklern, Kunden und anderen Stakeholdern fördert eine klare Kommunikation. Diese offene Interaktion unterstützt ein gemeinsames Verständnis der Anforderungen und trägt zur erfolgreichen Umsetzung bei.

5. Teams und Interaktionen vor Prozesse und Werkzeuge

Die agile Arbeitsform betont die Wichtigkeit von Teamarbeit und persönlicher Interaktion. Der Fokus liegt darauf, effektive Kommunikation und Zusammenarbeit zu fördern – anstatt ausschließlich auf Prozesse und Werkzeuge zu setzen.

6. Funktionierende Produkte als Hauptmaßstab für Fortschritt

Der Erfolg wird daran gemessen, wie gut das fertige Produkt funktioniert. Dieser pragmatische Ansatz setzt den Fokus auf greifbare Ergebnisse und zielt darauf ab, echten Wert für Kunden zu schaffen.

7. Nachhaltiges Arbeitstempo für Entwickler

Agile Teams streben nach einem nachhaltigen Arbeitstempo, das sie über längere Zeiträume aufrechterhalten können. Dies fördert die langfristige Produktivität und verhindert Erschöpfung im Entwicklerteam.

8. Kontinuierliche Verbesserung

Durch regelmäßige Retrospektiven und Anpassungen an Prozesse strebt agiles Arbeiten kontinuierliche Verbesserung an. Teams reflektieren über ihre Erfahrungen und optimieren ihre Arbeitsweisen für mehr Effizienz und Qualität.

9. Einfachheit in der Gestaltung

Die Betonung von Einfachheit zielt darauf ab, unnötige Komplexität zu vermeiden. Agile Teams bevorzugen klare, leicht verständliche Lösungen, die einfacher zu warten und zu erweitern sind.

10. Selbstorganisierte Teams

Agile Teams sind selbstorganisiert und eigenverantwortlich. Diese Eigenständigkeit ermöglicht es den Mitgliedern, flexibel auf Herausforderungen zu reagieren, Aufgaben zu priorisieren und die Arbeitsweise im Team zu optimieren.

Agiles Arbeiten – 6 viel genutzte Methoden

Um die Prinzipien agilen Arbeitens umzusetzen, haben sich über die Jahre mehrere Methoden für agiles Arbeiten gebildet. Zu den besonders oft genutzten zählen diese:

Scrum

Scrum ist eine iterative und inkrementelle agile Methode, die auf enger Zusammenarbeit im Team basiert. Es unterteilt die Arbeit in kurze Iterationen (Sprints) und betont regelmäßige Treffen für Planung, Rückblick und Anpassung. Agiles Arbeiten mit Scrum findet unter anderem in der Softwareentwicklung Anwendung. Daneben setzen Unternehmen die Scrum-Prinzipien jedoch auch in anderen Bereichen wie Marketing oder Produktmanagement ein. Teams nutzen die Methode agilen Arbeitens, um transparente Arbeitsprozesse zu schaffen und flexibel auf Änderungen zu reagieren.

Kanban

Kanban ist eine visuelle Methode zur Verwaltung und Optimierung von Arbeitsabläufen. Auf einem Kanban-Board visualisieren Unternehmen Aufgaben in verschiedenen Phasen, um den Fortschritt zu verfolgen und Engpässe zu identifizieren. Kanban wird oft für IT-Projekte und Kundendienstteams verwendet. Es ermöglicht eine kontinuierliche Lieferung und Priorisierung von Aufgaben, wodurch Teams flexibel auf sich ändernde Anforderungen reagieren.

Extreme Programming (XP)

Extreme Programming (XP) legt den Fokus auf Softwareentwicklung und betont Praktiken wie Paarprogrammierung, Testgetriebene Entwicklung (TDD) und kontinuierliche Integration. Unternehmen nutzen XP in der Softwareentwicklung, um die Qualität des Codes zu verbessern und auf rasche Änderungen der Anforderungen zu reagieren. Es fördert Teamarbeit und die kontinuierliche Verbesserung von Prozessen.

SAFe – Scaled Agile Framework

SAFe ist ein Rahmenwerk für die Skalierung agiler Methoden auf Unternehmensebene. Es ermöglicht die Anwendung in großen Organisationen, wobei verschiedene agile Teams zusammenarbeiten. Große Unternehmen setzen SAFe ein, um agile Praktiken über verschiedene Teams und Abteilungen hinweg zu koordinieren. Es erleichtert die Integration und Skalierung agiler Methoden in komplexen Organisationen.

Feature-Driven Development (FDD)

FDD ist eine iterative und inkrementelle Methode, die sich auf die Entwicklung von Funktionen und Features konzentriert. Es betont die regelmäßige Lieferung funktionsfähiger Teile des Produkts. Unternehmen nutzen FDD in Softwareentwicklungsprojekten, um den Fokus auf klare, gut definierte Funktionen zu legen. Es ermöglicht eine schrittweise Entwicklung und verbessert die Sichtbarkeit des Projektfortschritts.

Dynamic Systems Development Method (DSDM)

DSDM ist eine agile Methode, die die Lieferung von qualitativ hochwertigen Systemen in festen Zeitrahmen betont. Es fördert die enge Zusammenarbeit zwischen Entwicklern und Geschäftsbeteiligten. Unternehmen verschiedener Branchen verwenden DSDM, um Projekte mit klaren Zeitrahmen und Budgets zu managen. Es unterstützt die kontinuierliche Anpassung an sich ändernde Anforderungen während des Entwicklungsprozesses.

agiles arbeiten benefits

Agiles Arbeiten – Vorteile

Die Gründe für agiles Arbeiten sind vielfältig. Denn: Die Arbeitsweise gestaltet Prozesse grundsätzlich schlanker, flexibler und kundenorientierter. Im Detail sehen die Vorteile agilen Arbeitens so aus:

Schnellere Markteinführung

Agile Arbeitsmethoden ermöglichen eine schnellere Entwicklung und Implementierung von Produkten oder Dienstleistungen. Durch kurze Entwicklungszyklen reagieren Unternehmen rasch auf Marktanforderungen und führen Innovationen schneller ein.

Praxisbeispiel: Ein Softwareunternehmen verwendet agiles Arbeiten mit Scrum, um alle zwei Wochen neue Funktionen in seinem Produkt zu implementieren. Dies ermöglicht es, Kundenwünsche zeitnah umzusetzen und schnell auf Marktveränderungen zu reagieren.

Höhere Kundenzufriedenheit

Die agile Arbeitsweise setzt auf kontinuierliches Kundenfeedback und Anpassung an sich ändernde Kundenanforderungen. Dies führt zu Produkten und Dienstleistungen, die besser den Bedürfnissen der Kunden entsprechen.

Praxisbeispiel: Ein E-Commerce-Unternehmen nutzt Kanban, um kontinuierlich Kundenfeedback in den Entwicklungsprozess einzubeziehen. So verbessert es seine Plattform kontinuierlich und steigert die Zufriedenheit der Kunden.

Flexibilität und Anpassungsfähigkeit

Agiles Arbeiten im Team ermöglicht es, flexibel auf Änderungen in Anforderungen, Technologien oder Marktbedingungen zu reagieren. Dies erhöht die Anpassungsfähigkeit des Unternehmens in einer sich ständig verändernden Geschäftsumgebung.

Praxisbeispiel: Ein Automobilhersteller wendet Lean-Agile-Prinzipien an, um flexibel auf neue Technologien und sich ändernde Kundenpräferenzen zu reagieren. So kann dieser schnell innovative Funktionen in seine Fahrzeuge integrieren.

Bessere Qualität der Produkte und Dienstleistungen

Agiles Arbeiten legt großen Wert auf kontinuierliche Verbesserung, testgetriebene Entwicklung und regelmäßige Überprüfungen von wichtigen Pfeilern wie beispielsweise der Business Logic und Application Logic von Anwendungen. Dies führt zu einer höheren Produkt- oder Dienstleistungsqualität.

Praxisbeispiel: Ein Softwareentwicklungsteam verwendet Extreme Programming (XP) und testgetriebene Entwicklung, um sicherzustellen, dass jeder Codeabschnitt regelmäßig getestet wird. Dies führt zu einer höheren Codequalität und reduziert die Anzahl der Fehler in der Software.

Bessere Zusammenarbeit und Kommunikation

Die Einführung agilen Arbeitens fördert eine enge Zusammenarbeit zwischen Teammitgliedern, Stakeholdern und anderen Abteilungen. Die regelmäßige Kommunikation verbessert das Verständnis der Anforderungen und fördert eine effektive Kooperation.

Praxisbeispiel: Ein Marketingteam verwendet Scrum, um Kampagnen zu planen. Regelmäßige Meetings fördern den Austausch von Ideen, wodurch das Team besser zusammenarbeitet und kreative Lösungen entwickelt.

Höhere Mitarbeitermotivation

Die agile Arbeitsform betont selbstorganisierte Teams und die Einbindung der Teammitglieder in Entscheidungsprozesse. Dies trägt zu einer höheren Mitarbeitermotivation und Zufriedenheit bei.

Praxisbeispiel: Ein IT-Unternehmen wendet agile Prinzipien an, um Mitarbeiter in die Entscheidungsfindung bezüglich der Funktionen einer Software einzubeziehen. Die gesteigerte Autonomie und Einflussnahme führen zu einer höheren Mitarbeitermotivation.

Reduzierte Risiken

Durch inkrementelle Entwicklung und frühzeitiges Kundenfeedback erkennen Unternehmen potenzielle Probleme frühzeitig. Dies minimiert das Risiko von Projektabweichungen und Kostenüberschreitungen.

Praxisbeispiel: Ein Bauprojektteam setzt Scrum ein, um einen neuen Bürokomplex zu planen. Durch regelmäßige Überprüfungen und Anpassungen des Bauplans identifiziert es mögliche Fehler frühzeitig und korrigiert diese. Das erspart dem Unternehmen später teure Nacharbeiten.

Agiles Arbeiten – Nachteile

Agile bietet viele Vorteile, Unternehmen sollten sich vor einer Einführung der Prinzipien jedoch über diese Nachteile agilen Arbeitens bewusst sein:

Schwierigkeiten bei der Skalierung

Agiles Arbeiten ist oft auf kleine bis mittelgroße Teams zugeschnitten. Die Skalierung auf größere Projekte oder Unternehmen kann Herausforderungen mit sich bringen. In der Regel setzen Konzerne daher auf agile Methoden wie SAFe.

Beispiel: Ein Unternehmen entscheidet sich für die Implementierung von agilen Methoden auf allen Geschäftsebenen, aber die Koordination und Zusammenarbeit zwischen vielen Teams erweist sich als komplexe Herausforderung. Dies kann zu Schwierigkeiten bei der Skalierung führen.

Hoher Kommunikationsbedarf

Die Prinzipien agilen Arbeitens erfordern eine enge Zusammenarbeit und einen ständigen Austausch, was eine hohe Kommunikationsbereitschaft der Mitarbeiter voraussetzt. Darauf sollten Unternehmen ihre Teams vorbereiten.

Beispiel: In einem agilen Team müssen Mitglieder regelmäßig Meetings abhalten, um den Fortschritt zu besprechen und Hindernisse zu beseitigen. Dies erfordert Zeit und Ressourcen, die sie nicht für ihre Arbeit am Produkt nutzen können.

Dokumentationsmangel

Agile Methoden setzen weniger Wert auf umfassende Dokumentation. Das kann für die Nachvollziehbarkeit von Projekten und die Einarbeitung von neuen Teammitgliedern zu einem Problem werden. 

Beispiel: In einem komplexen agilen Softwareprojekt legen Teams eine Dokumentation an, die kurz und knapp ausfällt. Dies führt zu Herausforderungen, wenn es darum geht, das Verständnis für das System zu wahren oder neue Teammitglieder einzuarbeiten.

Akzeptanzprobleme innerhalb der Organisation

Die Einführung agiler Methoden erfordert möglicherweise eine kulturelle Veränderung in der Organisation, was auf Widerstand stoßen kann.

Beispiel: In einem Unternehmen mit traditionellen Managementstrukturen führt die Einführung agilen Arbeitens dazu, dass Mitarbeiter Schwierigkeiten haben, sich von hierarchischen Strukturen zu lösen.

Neue Anforderungen an Teammitglieder

Ein Problem agilen Arbeitens, auf das Unternehmen vor allem bei der Einführung der Prinzipien stoßen: Agile erfordert die Bereitschaft der Mitarbeiter, sich neue Fähigkeiten anzueignen und proaktiv zu beteiligen. 

Beispiel: In einem Scrum-Team müssen die Mitglieder nicht nur ihre spezifischen Aufgaben erfüllen, sondern auch regelmäßig mit anderen Teammitgliedern interagieren und gemeinsam Entscheidungen treffen, was höhere Anforderungen an ihre Fähigkeiten und Verfügbarkeit stellt.

agiles arbeiten mit ki

Agiles Arbeiten mit KI – So funktionierts

Agiles Arbeiten setzt sich immer wieder mit neuen Marktanforderungen und Kundenbedürfnissen auseinander. Auf diese Weise schafft es die Arbeitsweise, schneller innovative Produkte und Dienstleistungen zu produzieren. Dafür müssen Unternehmen jedoch täglich große Mengen an Informationen auswerten. Um das zu vereinfachen, hat sich künstliche Intelligenz im agilen Alltag etabliert. Das ist kein Wunder: KI unterstützt Unternehmen dabei, die Masse an Daten effizient und intelligent zu analysieren. In der Praxis zeigen sich dabei unter anderem diese Einsatzfelder:

Produktion und Fertigung

KI ermöglicht eine agile Produktionsplanung, Wartungsprädiktion und Qualitätskontrolle, was zu effizienteren und anpassungsfähigeren Prozessen führt.

Beispiel: Ein Automobilhersteller setzt KI ein, um Sensordaten in Echtzeit zu analysieren. Die agile Reaktion auf potenzielle Ausfälle ermöglicht es, Wartungsarbeiten flexibel zu planen und die Produktionskapazität optimal zu nutzen.

Einzelhandel

KI fördert die Agilität im Einzelhandel durch die Personalisierung von Kundeninteraktionen und die flexible Anpassung von Lagerbeständen basierend auf Echtzeitdaten.

Beispiel: Ein Online-Händler setzt KI ein, um das Verhalten der Käufer zu analysieren. Die agile Nutzung dieser Daten ermöglicht personalisierte Angebote und schnelle Anpassungen an Veränderungen in der Nachfrage.

Informationstechnologie

In der IT-Branche unterstützt KI bei der automatisierten Fehlererkennung und -behebung, wodurch Ausfallzeiten minimiert und agile Reaktionen auf Sicherheitsvorfälle ermöglicht werden.

Beispiel: Ein Technologieunternehmen implementiert eine KI-gestützte Überwachung von IT-Systemprotokollen. Die agile Identifikation verdächtiger Aktivitäten ermöglicht es, sofortige Maßnahmen zur Sicherheitsverbesserung zu ergreifen.

Finanzdienstleistungen

KI ermöglicht eine agile Reaktion auf sich ändernde Sicherheitsbedrohungen in der Finanzbranche. Durch die automatisierte Analyse großer Datenmengen sind Finanzinstitute in der Lage, schnell auf Betrugsfälle zu reagieren und Sicherheitsmaßnahmen agil anzupassen.

Beispiel: Eine Bank nutzt KI, um in Echtzeit Transaktionsdaten zu überwachen. Die agile Analyse ermöglicht es, sofort auf verdächtige Aktivitäten zu reagieren und Anpassungen an den Sicherheitsprotokollen vorzunehmen.

Wie Konfuzio agiles Arbeiten effizienter und fehlerfreier gestaltet

Um die enormen Datenmengen für agiles Arbeiten effizient auszuwerten, benötigen Unternehmen eine leistungsstarke KI. Konfuzio ist ein deutscher Anbieter, der verschiedene richtungsweisende KI-Technologien vereint. Dazu zählen unter anderem Machine Learning, Natural Language Processing und Deep Learning.

Konfuzio ist auf Document Intelligence spezialisiert. Das bedeutet: Das Tool ermöglicht es, entscheidende Informationen aus jeder Form von Dokumenten zu extrahieren und zu analysieren. Damit eignet es sich ideal für die effiziente Datenauswertung für agiles Arbeiten in allen Branchen.

Mit Konfuzio automatisieren Unternehmen daher nicht nur die Ermittlung relevanter Daten, sondern optimieren auch die datengetriebene Entscheidungsfindung für agile Projekte.

Wie leistungsfähig und vielseitig einsetzbar Konfuzio ist, zeigen mögliche Anwendungsfelder der KI:

Datenanalysen und Prognosen

Konfuzio ermöglicht die automatisierte Extraktion von Informationen aus unstrukturierten Daten, wie zum Beispiel Kundenfeedback aus Umfragen, Bewertungen und sozialen Medien oder Analytics aus Webseiten und Apps. Darüber hinaus analysieren Unternehmen mit Konfuzio diese Daten nach eigenen Kriterien und erkennen so Muster, um genaue Prognosen für Finanzströme, Nachfrageentwicklungen oder Lieferkettenveränderungen zu erstellen.

Automatisierung von repetitiven Aufgaben

Konfuzio automatisiert die Erfassung und Verarbeitung von Daten aus Dokumenten, was die manuelle Dateneingabe und -verarbeitung überflüssig macht. Dies beschleunigt nicht nur den Arbeitsprozess, sondern reduziert auch menschliche Fehler.

Echtzeit-Feedback

Durch die schnelle Extraktion und Analyse von Kundenanfragen oder -feedback aus Dokumenten gewinnen Unternehmen mit Konfuzio Echtzeit-Insights. Dies ermöglicht es, rasch auf Kundenbedürfnisse zu reagieren, Produkte zu verbessern und die Kundenzufriedenheit zu steigern.

Prozessoptimierung

Konfuzio hilft bei der Optimierung von Geschäftsprozessen, indem es Datenflüsse effizienter gestaltet. Zum Beispiel setzen Unternehmen die Anwendung in der Buchhaltung ein, um Rechnungen automatisch zu prüfen und zu verbuchen, wodurch sie Zeit sparen und die Fehlerquote minimieren.

Personalisierte Kundeninteraktion

Konfuzio unterstützt Unternehmen dabei, Kundenpräferenzen und -verhalten aus Dokumenten zu analysieren. Dies ermöglicht es, personalisierte Angebote zu erstellen und Marketingstrategien entsprechend anzupassen, um schneller auf sich ändernde Kundenanforderungen zu reagieren.

Risikomanagement

Konfuzio trägt dazu bei, Risiken frühzeitig zu erkennen, indem es Verträge und rechtliche Dokumente auf potenzielle Risikofaktoren analysiert. Dies ermöglicht es Unternehmen, proaktiv Maßnahmen zu ergreifen, um rechtliche Risiken zu minimieren.

Teamkollaboration

Konfuzio unterstützt die Zusammenarbeit in Teams, indem es den einfachen Austausch von extrahierten Informationen ermöglicht, so dass Teams in der Lage sind, gemeinsam an Dokumenten zu arbeiten, den Fortschritt zu überwachen und schnell auf Änderungen in Projekten zu reagieren.

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